Тема 7. Организация управления ВЭД на предприятии

7.1 Сущность и формы управления ВЭД на предприятии.

Предпосылкой успешной деятельности каждого предприятия является хорошо продуманная функциональная структура и рациональная система управления, а эффективность управления, в свою очередь, зависит от выбора организационной структуры.

Управление в его самом общем определении - это воздействие на людей, а через них на результаты их деятельности. Виднейшие зарубежные ученые определяют управление как синтез науки, искусства и опыт, как особый вид деятельности, который превращает неорганизованную толпу в эффективную, направленную производственную группу. Еще одно определение управления: «Процесс управления есть искусство, суть которого состоит в применении науки (основ организованного знания в области управления) к реальностям любой ситуации».

Такова сущность управления. Содержание управления гораздо шире и раскрывается через механизм управления. Механизм управления включает: цели управления; принципы, на которых основывается управленье; функции управления; конкретную структуру управления предприятием; методы управления; процесс управления; ценностные ориентации в принятии решений; систему стимулирования.

Посредством управления реализуются цели ВЭД предприятия - получение прибыли, повышение рентабельности на основе международного разделения труда.

Цели управления ВЭД на предприятии следующие:

• установление контактов с потенциальными партнерами по экспортно-импортным операциям;
• организация работы по производству конкурентоспособной продукции;
• использование наиболее эффективных способов выхода на внешний рынок;
• осуществление предконтрактной работы и подготовка контракта, максимально выгодного для предприятия.

Изменение места и роли предприятия в экономике страны привели к качественно новому пониманию управления внешнеэкономической деятельностью и его функций.

В условиях рыночной экономики управление хозяйственной деятельностью означает: хозяйственную самостоятельность в принятии решений и ответственность за их результат; рыночное мировоззрение — производить то, что имеет спрос; постоянное движение к росту эффективности, корректировка целей и средств в процессе мониторинга (контроля); использование последних достижений в организации производства, науки, техники, т. е. быстрое внедрение их в деятельность, компьютерную технику, возможность получения информации.

Механизм управления включает: внутрифирменное управление; управление производством; управление персоналом; конкретные экономические условия, в которых работают предприятия; уровень развития теории; национальные особенности.

Исходя из целей, масштабов, видов и форм управления ВЭД на предприятии включает управление:

• производством экспортной продукции;
• финансами и кредитами;
• ценообразованием на экспортную продукцию;
• научно-техническими программами;
• качеством продукции и ее конкурентоспособностью; « сотрудничеством, т. е. переходом от производства товаров на экспорт к товарам, произведенным в результате международного производственного кооперирования.

Сущность управления проявляется в функциях, которые направлены на достижение целей предприятия. Функции -это особые виды деятельности, выражающие направление или стадии осуществления целенаправленного воздействия на связи и отношения людей в процессе управления производством. Существует система функций, т. е. комплекс взаимосвязанных видов деятельности, осуществляемых субъектом управления при его целенаправленном воздействии на тот или иной объект:

Функции управления — это планирование, организация, координация, стимулирование и контроль.

Управление охватывает разнообразные сферы жизни и отношения; на него влияет ряд факторов, что приводит к различным формам проявления управления и формам проявления функций управления.

Планирование как функция управления — это определение направлений развития производства для достижения поставленных целей.

Процесс управления является организованным процессом.

Организация управления — это всестороннее упорядочение, определяющее четкость, последовательность и допустимые границы его осуществления. Всякая организация предполагает распределение и закрепление работ по этапам, что в свою очередь позволяет выделить в любой работе следующие этапы: подготовительный; производственная стадия; заключительная стадия (реализация).

Организация процесса управления предполагает создание организационных структур. Организационная структурауправления — это состав органов управления, их соподчиненность, функции, права и обязанности.

Координация (регулирование) — это целенаправленное воздействие на работников, предусматривающее обеспечение необходимой согласованности их действий, направленных на реализацию планов предприятия.

Стимулирование (активизация) — это целенаправленное воздействие на работников путем побуждения их к действию.

Контроль (включающий анализ и учет) — это форма проявления целенаправленного воздействия на работников, предусматривающая систематическое наблюдение (мониторинг) за их деятельностью для выявления отклонений от установленных планов.

Содержание названных функций управления ВЭД изменяется в зависимости от самих видов и форм ВЭД, а также в зависимости от изменений внешней среды

Управление ВЭД предприятия в различных странах имеет свои особенности, их необходимо знать и учитывать в практической деятельности наряду с изучением и использованием опыта ВЭД предприятий России.

7.2Характеристика отдела ВЭД: примерная организационная структура и обязанности специалистов.

Предпосылкой успешной деятельности каждого предприятия является хорошо продуманная функциональная структура и рациональная система управления, а эффективность управления, в свою очередь, зависит от выбора организационной структуры.

Организационная структурапредставляет собой сравнительно устойчивые связи, существующие между элементами организации, на основе которых реализуется процесс управления фирмой.

Процесс организации управления на предприятии предполагает воздействие на каналы власти и коммуникации между его различными административными службами, а также на информационные потоки в рамках этих каналов.

Предпосылкой успешной деятельности каждого предприятия является хорошо продуманная функциональная структура и рациональная система управления, а эффективность управления, в свою очередь, зависит от выбора организационной структуры.

Организационная структурапредставляет собой сравнительно устойчивые связи, существующие между элементами организации, на основе которых реализуется процесс управления фирмой.

Процесс организации управления на предприятии предполагает воздействие на каналы власти и коммуникации между его различными административными службами, а также на информационные потоки в рамках этих каналов.

Управленческая деятельность предприятия охватывает следующие сферы: производство; качество; персонал; проведение НИОКР; финансы и инвестиционная деятельность; снабженческо-сбытовую деятельность; складское и транспортное хозяйство.

Обеспечение эффективности управленческого процесса в значительной мере определяется рациональным распределением полномочий в принятии решений между различными уровнями управления, т.е. соотношением централизации и децентрализации. Централизация— это концентрация в принятии решений, сосредоточение власти на высшем уровне. Децентрализация— делегирование (передача) прав и ответственности нижестоящем уровням управления. Оптимальное соотношение централизации и децентрализации обеспечивает оперативность и реалистичность управленческих решений.

Ориентируясь на степень централизации (децентрализации), можно выделить ряд организационных структур управления деятельностью предприятия; линейную, линейно-штабную, функциональную, дивизиональную, ориентированную на поиск нового, матричную.

В целом организационная система управления должна обеспечивать маневренность производства, необходимость которой может быть обусловлена изменениями уровня спроса или действиями конкурентов, снижением цен, падением доли фирмы на рынке и т.п.

При организации управления ВЭД предприятия должны соблюдаться следующие принципы:

• самостоятельность в принятии решений;

• сочетание прав, обязанностей и ответственности;

• учет национальных экономических интересов;

• свобода выбора партнера по ВЭД;

• обеспечение эффективности ВЭД.

На производственном предприятии выбор формы организации службы ВЭД определяется:

• видом хозяйственной деятельности предприятия (промышленная, аграрная, торговая и т.п.);

• мотивами и потребностями, побуждающими к участию в международном разделении труда (экспорт, импорт, привлечение иностранных инвестиций, участие в международной кооперации и др.);

• степенью интернационализации производственной деятельности (уже участвует или только намерено включиться в международные операции, количество и характер уже освоенных внешних рынков);

• методами реализации продукции фирмы (самостоятельные экспортные операции или через посредников);

• масштабом предприятия и объемом его фактического и потенциального экспорта, что определяет количественные параметры службы управления ВЭД;

• характером внешнеэкономических операций (осуществление их на постоянной основе или периодически, время от времени).

Если на предприятии планируется осуществлять единичные внешнеторговые операции с разовой или периодической поставкой, то достаточно привлечения к работе одного специалиста. Форма организации - специалист по ВЭД.

Отдел ВЭД (ОВЭД)создается в структуре управления предприятием при постоянном характере экспортных и других внешнеэкономических операций, нацеленности на их расширение.

Департамент по ВЭДцелесообразно создавать при крупных компаниях, ориентированных на внешнеэкономические операции, носящие постоянный, устойчивый характер, как правило, на долгосрочных условиях.

Внешнеторговые фирмы (ВТФ)входят в состав крупных объединений с масштабными ВЭО (как правило, с правами юридического лица, существующие в форме Торговых домов).

Кроме того, организация управления ВЭД предприятия осуществляется при помощи национальных специализированных и государственных посредников или услуг иностранных посредников.

В целом выбор в пользу той или иной организационной структуры управления ВЭД и ее эффективность определяются степенью ее приспособления и адаптации к изменяющимся условиям рыночной среды.

В практике российских предприятий на современном этапе наиболее распространены отделы ВЭД (ОВЭД), департаменты ВЭД и внешнеторговые фирмы (ВТФ). Общим для всех форм организации управления ВЭД предприятия выступают их функциональная направленность и решаемые задачи.

Основной функцией организации управления ВЭД является углубление торговых отношений с иностранными партнерами. В соответствии с этим задачи всех форм организации управления ВЭД сводятся к следующим:

• планирование, организация и непосредственное осуществление внешнеэкономических сделок в рамках утвержденной номенклатуры;

• наращивание объемов экспорта, совершенствование его товарной и региональной структуры;

• повышение эффективности импортных закупок в соответствии со стратегией развития предприятия;

• повышение конкурентоспособности продукции за рубежом, содействие улучшению ее качества за счет сбора и анализа рекламаций и отзывов клиентов, доведения соответствующей информации до разработчиков и производителей продукции;

• изучение и анализ конъюнктуры мирового рынка соответствующей продукции, разработка предложений по совершенствованию ВЭО;

• систематическое изучение деятельности важнейших отечественных и зарубежных конкурентов, анализ их сильных и слабых сторон;

• налаживание научно-технического и производственно-инвестиционного сотрудничества с фирмами зарубежных стран;

• организация послепродажного сервиса за рубежом;

• постоянное совершенствование системы управления ВЭД на предприятиях;

• участие во внешнеторговом ценообразовании, разработке ценовой стратегии и политики предприятия;

• контроль над выполнением обязательств по заключенным контрактам: контроль за организацией отгрузки, страхования, таможенной очистки и транспортировки товаров, контроль платежно-расчетных операций, анализ рекламаций;

• анализ эффективности ВЭО;

• организация и участие в проведении переговоров с зарубежными партнерами;

• подготовка предложений по рекламным акциям и, по участию в международных выставках, ярмарках.

ОВЭД является структурным подразделением предприятия и осуществляет функции управления ВЭД как элемента единой системы внутрифирменного управления. Как правило, ОВЭД имеет немногочисленный штат сотрудников и линейную структуру управления.

В обязанности начальника ОВЭДвходят:

• общая координация деятельности работников ОВЭД и реализации ими своих полномочий в сфере развития ВЭД предприятия;

• разработка и согласование программ и планов развития ВЭД, бизнес-планов, бюджетов, отчетов, других документов по вопросам управления ВЭД, маркетингом, инновациями, персоналом и информацией ОВЭД, а также мероприятий по их исполнению;

• организация информационной системы ОВЭД по конъюнктуре мировых и российского рынков экспортируемой (импортируемой) продукции. Получение информации от внешних источников, передача необходимой информации, касающейся деятельности ОВЭД, не составляющей коммерческую тайну, внешним пользователям;

• изучение законодательных и нормативных актов, регулирующих экономические процессы, включая ВЭД, в России и странах контрагентов, изучение специализированной литературы и документации, необходимых для выполнения своих должностных обязанностей и повышения квалификации;

• сбор информации о состоянии мирового рынка соответствующей продукции, внутреннего рынка России, определенных стран ближнего и дальнего зарубежья, ее обработка, своевременная передача руководителям предприятия и других служб и отделов, если она затрагивает их интересы;

• анализ получаемой информации, оценка и прогноз конъюнктуры рынков соответствующей продукции, динамики внутренних и мировых цен, представление информации и рекомендаций руководителю и структурным подразделениям предприятия;

• анализ конкурентоспособности продукции предприятия на рынке, сопоставление ее потребительских свойств, цены, издержек производства и обращения с аналогичными показателями продукции конкурентов. Изучение деятельности конкурентов:

• поиск новых партнеров и рынков сбыта продукции предприятия на внешнем рынке, изучение возможностей расширения ассортимента продукции предприятия, реализуемой на внешнем и внутреннем рынках, разработка новых направлений деятельности ОВЭД (транспортно-экспедиторское обеспечение, страхование и т.д.);

• формирование базы данных о фирмах-партнерах (досье фирм);

• изучение коммерческих предложений предприятия, расчет себестоимости ёго продукции, уровня рентабельности возможных внешнеторговых сделок, проведение сравнительного анализа рентабельности внешнеторговых и внутренних поставок;

• проведение переговоров, переписки с потенциальными партнерами, разработка внешнеторговых контрактов (по согласованию с соответствующими службами предприятия), дальнейшая координация действий по исполнению заключенных внешнеторговых контрактов;

• контроль над выполнением обязательств по внешнеэкономическим договорам;

• своевременное предоставление четких инструкций и контроль за правильным оформлением отгрузочных документов по внешнеэкономическим поставкам предприятия;

• осуществление представительских функций в интересах предприятия в органах государственной власти, организациях и обществах, связанных с деятельностью ОВЭД, других служб и отделов предприятия в пределах своих полномочий;

• участие в разработке и исполнении мероприятий, направленных на снижение степени риска в ВЭД предприятия;

• представление на утверждение руководителю предприятия проектов-приказов, распоряжений, указаний, инструкций и других документов, относящихся к деятельности ОВЭД и полномочиям начальника по вопросам управления финансами, производством, маркетингом, инновациями, информацией ОВЭД;

• исполнение приказов, указаний, распоряжений, решений, инструкций и других документов, утвержденных руководителем предприятия и его заместителем;

• своевременное принятие оптимальных решений по всем вопросам, относящимся к задачам и полномочиям начальника, в том числе при серьезных и неожиданных нарушениях стабильности деятельности ОВЭД;

• организация и совершенствование оперативного и статистического (документарного и электронного) учета и отчетности по вопросам общего руководства, управления финансами, производством, маркетингом, инновациями, информацией для обеспечения эффективного использования ресурсов ОВЭД;

• предоставление рекомендаций по выработке ценовой политики предприятия;

• постоянное повышение квалификации;

• полное использование всех ресурсов ОВЭД для максимально эффективной работы службы;

• разработка и проведение мероприятий по снижению уровня затрат, связанных с деятельностью ОВЭД.

Экономист по ВЭДвыполняет обязанности, включающие:

• разработку планов реализации внешнеэкономических сделок (текущих) и развития ВЭД предприятия (стратегических);

• расчет внешнеторговых цен, их обоснование;

• оптимизацию транспортных расходов;

• координацию работы с финансово-кредитными учреждениями по вопросам кредитования ВЭД и реализации валютного контроля за реализуемыми предприятием внешнеэкономическими сделками, оформление документации по валютному банковскому контролю;

• осуществление международных расчетов, составление отчетов и графиков платежей на неделю и на месяц;

• анализ эффективности заключенных и исполненных внешнеэкономических сделок;

• планирование и экономическое обоснование расширения ассортимента продукции, предназначенной для экспорта.

В обязанности менеджера по ВЭДвходит:

• поиск поставщиков, установление контакта с ними посредством переписки;

• организация и проведение переговоров с иностранными контрагентами;

• подготовка проектов внешнеторговых контрактов и другой товаросопроводительной документации, их своевременный перевод на иностранные языки;

• прием (размещение) заказов на экспорт (импорт) продукции и контроль за их выполнением;

• ведение информационного банка данных о потенциальных партнерах.

В функции специалиста по маркетингу входит:

• исследование конъюнктуры мировых рынков соответствующей продукции, потребительского спроса на нее;

• отслеживание ассортимента и координация закупок;

• установление требований в отношении количества, периодичности поставок;

• анализ и мониторинг ценовой конъюнктуры зарубежных рынков, сбор информации для приведения базовой цены;

• разработка мероприятий по продвижению собственной продукции на внешние рынки;

• посещение международных выставок (универсальных и по профилю экспортируемой (импортируемой) предприятием продукции). Обязанности специалиста по логистикевключают:

• расчет транспортных и таможенных расходов;

• выбор способа и маршрута доставки, разработка схем доставки товара с целью минимизации платежей, выбор вида транспорта;

• консолидацию сборных грузов;

• оформление транспортных и таможенных документов;

• работу со складами, таможенными терминалами, страховыми и транспортными фирмами;

• таможенное декларирование и оформление внешнеторговых грузов;

• контроль за выполнением сроков доставки товаров, подачи транспортных средств под погрузку (выгрузку).

Протокольное бюроосуществляет техническую (перевод различной документации, обеспечивающей реализацию внешнеэкономических сделок, помощь в организации переговоров) и юридическую поддержку (при составлении внешнеторгового контракта, урегулировании споров в арбитражном суде, анализе рекламаций, взыскании штрафных санкций и т.п.).

При нарастании объемов внешнеторговых операций, их усложнении происходит преобразование ОВЭД в департамент ВЭД, являющийся сравнительно обособленным подразделением предприятия, но не имеющий самостоятельного баланса и организационно-правового статуса, как внешнеторговые фирмы. Структура департамента ВЭД усложняется, и штат сотрудников включает: начальника департамента, заместителя, экономиста по ВЭД, менеджеров по экспорту (импорту), эксперта по таможенному оформлению, специалистов по международному маркетингу, транспортному агентированию, контролю качества экспортной продукции, бухгалтера по ВЭД, переводчиков, юриста и др.

Внешнеторговая фирма, как правило, имеет права юридического лица и ведет самостоятельный баланс (характерно для холдинговых структур).

Объединение-учредитель сохраняет полный контроль за деятельностью ВТФ, но строит с ней свои отношения на договорной основе. Экономическая целесообразность такого подхода определяется повышением стимулов фирмы как самостоятельного хозяйственного субъекта к максимизации прибыли, повышению рентабельности сделок, к расширению круга клиентов.

Приобретая юридический статус самостоятельного посредника, ВТФ остается для объединения фактически собственной службой ВЭД, а также источником дополнительных коммерческих возможностей и прибылей. Структура ВТФ может быть построена по линейно-функциональному (встречается чаще всего) или дивизиональному типу. При построении ВТФ как дивизиональной структуры распределение специалистов будет происходить по регионам деятельности предприятия.

Таким образом, эффективность ВЭД зависит от обеспечения четко отлаженной системы взаимодействия во внутрифирменной структуре предприятия, осуществляющей реализацию внешнеэкономических операций, обладающей высокой адаптивностью к влиянию внешней среды.