Функции юридического отдела

Выполняемые задачи и функции, т. е. обязанности, отделов, управлений, бюро определяются положениями о них. Распределение обязанностей между работниками регулируется приказами и должностными инструкциями.

Юридические службы средних и крупных организаций нередко имеют более сложное построение. К примеру, наряду с юридическими управлениями или отделами приходится вводить отдельные должности юрисконсультов в составе других структурных подразделений организации. Так, обычно требуется постоянное наличие специалистов с юридическим образованиями в кадровых службах, договорных отделах, отделах сбыта или реализации, кредитных отделах банков и ряде других.

Юридические работники в этих подразделениях с учетом их интересов и систем поощрения могут назначаться на должности соответствующих специалистов. Однако при необходимости усиления контроля за соблюдением законности могут устанавливаться должности юрисконсультов. В таких случаях функциональное руководство ими осуществляет начальник юридического отдела.

Отдельные должности юрисконсультов могут и даже должны вводиться в территориально обособленных крупных подразделениях фирмы и филиалах организаций. В отношении всех этих работников головная юридическая служба должна осуществлять методическое руководство.

3.7 Планирование деятельности юридической службы: понятие,

Стадии

Для надлежащей организации правовой работы необходимо осуществление ряда мероприятий, направленных на соблюдение следующих основных принципов:

- планомерности;

- единства работы;

- координации работы;

- функциональной ответственности.

Под планированием понимается развертывание деятельности по готовому плану в рамках установленных границ; противоположностью планомерности служат бессистемность и случайность. С этим нельзя не согласиться. План представляется эффективным инструментом повышения организационного уровня работы, ее результативности.

М. X. Хескон, теоретик современного менеджмента, говорит о преимуществах планирования следующее: в то время как набор задач отражает «конечные цели» управленческой деятельности, хорошо разработанные планы обеспечивают «средства» их достижения. Планирование действий связано с определением того, что, кто, когда, где и в каком количестве требуется для достижения данной цели. Это практический способ создания связующего звена между постановкой цели и более полной программой ее реализации[49].

Процесс планирования действий дает следующие преимущества: позволяет оценить практические возможности достижения целей, выявить зоны потенциальных проблем и неожиданных последствий, облегчить поиски лучших и более эффективных путей достижения целей, обеспечить основы оценки затрат и разработки бюджетов, календарных планов и ресурсов, определить то, какие рабочие взаимоотношения и поддержка требуются, выявить непредвиденные обстоятельства, которые следует учитывать для достижения целей.

Этап планирования действий принято разбивать на шесть стадий:

- определение основных задач и мер, необходимых для достижения целей;

- установление имеющих определяющее значение взаимосвязей между основными видами деятельности. Это, по существу, связано с изучением операций с общих позиций и созданием календарного плана их выполнения в надлежащей последовательности;

- уточнение ролей и взаимоотношений и делегирование соответствующих полномочий для выполнения каждого вида деятельности;

- оценка затрат времени для каждой основной операции и подоперации;

- определение ресурсов, необходимых для каждой операции. Существенное значение для руководства имеет определение затрат на достижение целей до практической реализации плана. Потребности в ресурсах обычно определяются и распределяются посредством составления бюджета;

- проверка сроков и коррекция планов действий. После обсуждений с подчиненными и другими руководителями часто оказывается необходимым скорректировать план действий, чтобы сделать его более реалистичным. Сроки окончания работ могут быть перенесены, ресурсы увеличены или уменьшены, графики заданий пересмотрены и т. п.

Указанные положения в полной мере относятся к планированию правовой работы в организации.

С ликвидацией в стране централизованного планирования производства и распределения товаров заметно ослабло внимание к планированию правовой работы и деятельности юридических служб, что нельзя признавать нормальным. План не только обязывает исполнителя, но и облегчает работу, позволяя равномерно распределять ее во времени. Планирование обеспечивает полноту учета всех подлежащих решению задач. При квалифицированном планировании последовательность мероприятий определяется таким образом, чтобы выполнение одних работ создавало возможности для более успешного выполнения последующих пунктов плана.

Центр тяжести в планировании правовой работы ложатся на юридическую службу.

Практика планирования

Традиционно сложились следующая практика планирования.

Во-первых, в планах должны предусматриваться мероприятия:

а) подлежащие проведению собственными силами юридической службы;

б) проводимые ею совместно с другими подразделениями и потому требующие предварительного согласования с ними;

в) мероприятия, организуемые юридической службой.

Во-вторых, целесообразно составлять план основных мероприятий юридической службы на год и представлять его на утверждение руководству организации. На основе этого плана составляются планы работы на каждый квартал. В планах следует указывать конкретных исполнителей, сроки выполнения мероприятий и необходимые результаты их выполнения. При определении исполнителей следует учитывать распределение обязанностей среди сотрудников.

При подготовке плана основных мероприятий на год целесообразно проанализировать отчетные данные организации о результатах хозяйственной и финансовой деятельности. Кроме того, необходимо ознакомиться с имеющимися материалами ревизий, аудиторских проверок, инвентаризаций, решениями балансовых комиссий, а также решениями судов и других органов, поступающими в адрес организации в связи с нарушениями.