Использование документов архива

В зависимости от целей использования, состава документов архива, его технической оснащенности выбирается и форма использования документов.

Все архивы независимо от их ведомственной подчиненности обязаны выдавать гражданам и организациям архивные справки, архивные копии документов и выписки из них социально-правового характера, необходимые для обеспечения прав и законных интересов граждан (к законным интересам граждан относятся сведения о стаже работы и заработной плате, службе в армии, избрании на выборные должности, членстве в общественных организациях, трудовых правах и др.).

Архивные справки выдаются организациям на основании запросов, соответствующих профилю их деятельности. Гражданам - на основе их личных заявлений о них самих, лицах, находящихся на их иждивении или под их опекой, а также об умерших близких родственниках.

Допускаются, по письменному заявлению, изъятие из дел и передача владельцу его личных документов (трудовые, наградные книжки, дипломы и т. д.), за исключением паспорта, военного, профсоюзного билетов и других аналогичных документов.

Архивные справки и подлинные документы выдаются заявителям или их доверенным на руки под расписку по предъявлении документа, удостоверяющего личность. Доверенные лица при получении подлинного личного документа должны предъявить специально заверенную доверенность.

Архивная справка- это официально заверенный документ, имеющий юридическую силу, содержащий сообщение или подтверждение об имеющихся в документах архива сведениях с обязательным указанием поисковых данных документов: номера описи или номенклатуры дел, номера дела, номеров листов в деле. Архивная справка составляется на бланке организации, регистрируется, подписывается, в том числе руководством организации, и заверяется печатью организации, ее выдающей, которая несет в соответствии с действующим законодательством ответственность за предоставляемую информацию. При составлении справки на нескольких листах заверяется каждый лист.

Сведения об отсутствии документов вследствие их гибели или утраты также заверяются печатью организации.

Архивные копии и выписки заверяются на лицевой или оборотной стороне каждого листа с указанием поисковых данных, а заверенная печатью подпись руководителя организации может проставляться только на последнем листе копии (выписки). Размножение копий и выписок, справок и других документов, подготовленных архивом, запрещается без разрешения держателей подлинников документов.

Копирование архивных документов может проводиться по разрешению архива, объем, сроки и виды копирования должны быть согласованы с его руководством, а по научно-технической документации — с разработчиками.

В зависимости от вида архива и его технической оснащенности документы выдаются для работы в оборудованный при архиве читальный зал или во временное пользование. Допуск для работы в читальный зал дает руководитель организации (госархива) на основании личного заявления читателя или письменного ходатайства направивших его организаций, действительного по установленным правилам в течение года. При отсутствии читального зала документы в составе дел (единиц хранения) в случае производственной необходимости могут быть выданы во временное пользование на сроки, установленные правилами (10 дней для работников организации, в состав которой входит архив; 3 месяца для работников других организаций).

На место выданного из архивохранилища дела подкладывается карта-заместитель с указанием, какое дело, когда и до какого срока выдано.

Состояние дел, возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лиц, возвращающих документы, так как пользователи несут ответственность за сохранность и состояние дел (единиц хранения), с которыми они работают, в соответствии с действующим законодательством.

Результаты проверки фиксируются в заверительной записи единицы хранения и в документах, оформлявших выдачу дел. При обнаружении недостачи дел, отдельных листов и документов в них должен быть оформлен акт установленной формы и на его основании решаться вопрос о привлечении виновных к ответственности.

Вопросы для самоконтроля:

1. Какие были созданы центральные государственные архивы для хранения в послевоенный период?

2. Что включали в себя федеральные государственные архивы к началу 2000 г.?

3. Назовите задачи профессионального Росархива.

4. Кем осуществляется временное хранение документов?

5. Какие дела должны быть полностью оформлены и подготовлены к архивному хранению?

6. Какие особенности нумерации дела в заверительной записи должны отмечаться?

7. Что должно быть указанно на обложке дел?

8. Дайте определение описи дел.

9. Как оборудуются архивы?

10. Как заверяются архивные копии и выписки?

11. Какие правила и типовые сроки установлены для нахождения дел во временном пользовании?

Лекция № 10

Тема: Этикет делового человека

1. Понятие этикета.

2. Особенности профессиональной этики секретаря. Основные правила

3. Взаимодействие с руководителем, коллегами. Прием посетителей.

4. Правила ведения служебных разговоров с посетителями по телефону

Понятие этикета.

Этикет— это установленный порядок поведения где-либо. Этикет – это не жесткие правила, которые мешают человеку жить, а наоборот – соблюдение этих правил часто помогает выйти из затруднительных положений. Этикет – правила поведения при контактах с другими людьми.

Деловой этикет - это порядок поведения, установленный в деловом общении. Правила делового этикета одинаковы по всему миру, и каждый человек просто обязан знать их. Чем более высокую должность он занимает, тем это для него более важно. Деловой этикет предусматривает правила поведения, которые требуются деловому человеку, чтобы выглядеть достойно в любой ситуации, и не только связанной с работой

Основы делового этикета включают правила поведения в бизнес-среде и является важной составляющей деловых отношений, делая их более комфортными. Деловой этикет устанавливает определенные правила в отношении внешнего вида человека, манеры общения с партнерами, коллегами и руководством, ведения телефонных переговоров, а также порядок проведения презентаций, деловых встреч и т.д. Деловое поведение – система поступков индивида, связанная с реализацией его деловых интересов и включающая взаимодействие с партнерами, клиентами, руководителями, подчиненными, коллегами. Деловое поведение реализуется через общение, установление взаимоотношений и принятие решений, способствующих успеху в бизнесе и позитивному имиджу (компании или человека).

Таким образом, деловой этикет – важнейшая сторона профессионального поведения делового человека. Современный секретарь должен являться безупречным связующим звеном между руководителем и сотрудниками, партнерами и конкурентами.

Основу делового этикета составляют:

- вежливое и уважительное отношение к деловому партнеру;

- соблюдение определенной дистанции между работниками, занимающими разное служебное положение;

- умение принимать решения и способность их выполнять;

- честность в деловых отношениях;

- умение говорить «да» и «нет», не обижая партнера и не задевая его самолюбия;

- терпимость к чужому мнению, не совпадающему с вашим;

- умение признавать свои ошибки, быть самокритичным;

- умение использовать в споре аргументы, а не авторитет.

Секретариат - очень важное подразделение в организации. Перефразируя известное высказывание о театре, который начинается с вешалки, можно сказать, что организация начинается с секретариата (приемной). Секретарь - лицо организации.

В России должность «секретарь» была учреждена Петром I в 1720 году. Требования к секретарю и тогда были очень высокими: он должен быть образован, знать иностранные языки и законы, соблюдать субординацию и этикет, уметь самостоятельно разбираться в различных ситуациях. И обращаться к нему в то время следовало не иначе, как «Ваше благородие». К сожалению, в дальнейшем профессия секретарь стала не очень авторитетной и долгое время ограничивалась функциями «подай-принеси». Но развитие бизнеса в России и кросс-культурные отношения заставили переосмыслить функции как секретариата в целом, так и секретаря как персонального помощника руководителя в частности. В результате за последние годы профессия секретаря претерпела существенные изменения. Теперь на секретаре зачастую сходятся все внутренние и внешние связи компании.

Секретарь, как правило, – первый человек, с которым сталкивается пришедший в компанию человек; первый, чей голос слышит звонящий по телефону, и т.д. Через секретаря проходят важнейшие коммуникации в самой компании. Поэтому от того, насколько грамотен, лоялен, воспитан секретарь, зависит не только престиж компании, но зачастую и успех деловых переговоров и контактов.

Язык и этикет искусной деловой переписки Международный Профессиональный Клуб Секретарей (Professional Secretaries International) дает следующее определение: «Современный секретарь – это инициативный и здравомыслящий помощник руководителя, обладающий всеми профессиональными навыками, необходимыми для работы в офисе, принимающий решения в пределах своей компетенции и при необходимости берущий управление на себя».

Но надо понимать, что секретарь – это не руководящая должность. Секретарь в первую очередь – помощник, ассистент, который должен оставаться в тени, поддерживая и укрепляя положительный имидж как своего непосредственного руководителя, так и всей компании в целом. Зачастую карьерный рост руководителя сопровождается карьерным ростом секретаря.

Сотрудники секретариата освобождают руководителя (шефа) от многих работ административного характера, способствуют той организации труда, которая наиболее приемлема для него, т.е. освобождают его от работы рутинного или организационного характера, тем самым дают возможность сосредоточиться на основных направлениях деятельности.

Сотрудники секретариата отвечают на телефонные звонки, принимают и отправляют сообщения по факсу, устанавливают телефонную и прочие виды связи для шефа, подбирают нужную информацию, оформляют документы для служебных командировок, активно участвуют в подготовке и проведении приема посетителей, принимают от посетителей документы на подпись шефу и т.п.

Границы деятельности и ответственности секретаря весьма различны: они зависят от масштаба организации, особенностей характера функционирования организации, от личностных черт того менеджера, которого данный секретариат обслуживает, и т.п. Секретариат может состоять из одного человека - секретаря, а может быть разветвленной и многочисленной службой.

Работа секретариата во многом определяет эффективность деятельности того менеджера, которого он обслуживает.