Оборудование архивохранилищ

В течение всего установленного срока хранения организации должны обеспечивать не только учет документов, но и их физическую сохранность и использование. Это предъявляет определенные требования к оборудованию архивохранилищ.

Документы архива разделяются на документы общего и обособленного хранения, на бумажной и на пленочной основе и хранятся обособленно, по возможности в разных хранилищах.

При определении помещений, необходимых для размещения дел, учитывается динамика движения дел. Так, в ведомственном архиве более целесообразно размещение дел не по структурным подразделениям, в соответствии с описями и номенклатурами дел, а по срокам их выделения к уничтожению.

Документы должны храниться в помещениях, отделенных от рабочих комнат сотрудников и защищенных от доступа посторонних лиц. Хранилища должны быть дополнительно защищены: окна первого этажа архивохранилища — открывающимися изнутри решетками (для экстремальной эвакуации), а двери должны быть дополнительно укреплены и снабжены замками. От прямых солнечных лучей окна защищают специальным остеклением, краской, плотными шторами. Из-за повышенной пожароопасности хранилища документов оборудуются светильниками закрытого типа, вынесенными вне хранилищ выключателями и предохранительными щитами. Обязательной принадлежностью архивохранилища являются многовариантные средства пожаротушения (в том числе песок и брезент).

Архивы оборудуются стационарными или передвижными стеллажами с шириной полки не менее 25 см, ширина проходов между стеллажами не должна быть менее 75 см, а основных проходов — до 120 см, расстояние торцов стеллажей от стен — 45 см, от пола до ниж­ней полки — 20 см, а в цокольных и полуподвальных этажах еще больше. Расстояние между полками по высоте — 35—40 см.

Для хранения документов большого формата (карт, чертежей, планов) применяют специальные стеллажи с горизонтальным или вертикальным подвесным хранением.

Основные разрушители документов в архивохранилищах — плесневые грибки. В архивохранилищах должен соблюдаться оптимальный температурно-влажностный режим. В России он установлен максимально в 18—20 °С, с относительной влажностью воздуха 50—55%. Все архивохранилища комплектуются приборами для измерения температуры и влажности в разных углах архивохранилищ.

Для архивохранилищ обязательны регулярные влажные уборки и профилактическая дезинфекция помещений.

Все дела в архивохранилищах дополнительно упаковываются в картонные коробки, связки и другие контейнеры, изготовленные из безвредных для документов материалов. К коробкам приклеиваются, а к связкам дел (к шпагату) прикрепляются ярлыки с указанием номера описи (номенклатуры дел), года (лет) и крайних номеров дел, включенных в данную коробку (связку).

В зависимости от твердости материала обложек дел, частоты использования документов выбирается способ хранения — вертикальный или горизонтальный.

Не реже одного раза в 10 лет (для дел постоянного хранения — один раз в 5 лет, для конфиденциальных документов — ежегодно) следует проводить проверки наличия и состояния дел. Такие проверки проводят также при смене заведующих архивами, массовой порче или гибели Дел, после перемещения дел в другое архивохранилище.

Итоги проверок оформляются актами, утверждаемыми руководителем организации, а в учетные документы вносятся (при необходимости) изменения и уточнения, соответствующие реальному объему и состоянию дел, с указанием номера и даты акта, в котором зафиксированы итоги проверки.