Тема 19.Организация отпуска товара на складе. Прием-сдача товаров в магазине.

Вопросы.

1. Организация отпуска товара на складе.

2. Прием-сдача товаров в магазине.

Вопрос 1. Организация отпуска товара на складе.

Как правило, отпуск товаров производится по графику, который разрабатывается на основе заявок магазинов и обеспечивает их ритмичное и бесперебойное снабжение товарами. При этом заказ (отборочный лист счет-фактура) на склад должно поступить заблаговременно в срок, который бы позволял осуществить подбор и комплектование товаров В практике торговли применяют механизированный, частично механизированный и ручной способы отбора товаров с мест хранения.

Ручной способ применяется для отбора небольших количеств товаров, упакованных в тару (пакеты, коробки, пачки), а также мелкоштучных товаров сложного ассортимента, которые хранятся на стеллажах При и ручном отборе отобраны из мест хранения упаковки с товарами укладывают на ручные грузовые тележки и доставляют в зону комплектаций.

Механизированный отбор товаров применяется преимущественно на крупных оптовых базах, логистических центрах. В этом случае товары, спакетованы на поддоне, с помощью складской техники (например электро-штабелера) снимаются с места хранения и в виде малой транспортной единицы перемещаются в зону комплектования заказов. В случае частично механизированного способа отбора товаров с нижних полок стеллажей товары отбирают вручную, а с верхних полок - с помощью специальной отборочной машины (электро-штабелера) Механизированный способ наиболее целесообразен на больших складах и для крупных партий товаров. Но при небольших размерах отпуска товаров одного наименования отбор товаров на поддонах требует много времени и является малоэффективным, поскольку в этом случае для комплектования товаров за мелкими зам овленнямы клиентов поддон с товаром необходимо в течение рабочего дня снимать и устанавливать несколько раз, поэтому необходимым условием применения механизированного способа выполнения данных операций является сочетанние его с комплексным методом отбора товаров.

Отбор товаров с мест хранения может осуществлять. Выбор метода отбора товаров осуществляется с учетом в вида товаров, объемов грузооборота склада, особенностей технологического планирования состава, условий хранения, интенсивности работы составу.

При индивидуальном методе товары отбираются для каждого покупателя отдельно, т.е. отборщик отбирает товары, указанные в одном счете-фактуре, последовательно двигаясь мимо места их хранения на складе. В этом случае количество обходов соответствует количеству заказов (счетов-фактур) При комплексном методе по сводному отборочным письмом, в котором указывается общая потребность нескольких покупателей в товарах каждого наименования, из мест хранения отбираются товары каждой партии одновременно по всем счетам-фактурам, т.е. сразу для нескольких покупателей. В таком случае количество обходов состава, выполняются я отборщиков, соответствует количеству мест хранения (специализированных секций) В дальнейшем отобранные товары сортируют по отдельным заказам. При механизированного способа выполнения операций отбора товары из мест хранения электро-штабелерами снимаются целые грузовые пакеты, которые перемещаются на участок комплектования. Здесь работники склада расформировывают их и раскладывают товары сразу для всех или для группы покупателей. Такой метод комплектования позволяет рационализировать документооборот, использовать эффективную складскую технику, повысить производительность труда отборщиков.

Отобранные товары доставляют в зону комплектования заказов, где проверяется правильность отбора товаров в соответствии с заказами покупателей. Для комплектования заказов клиентов на товары на складах выделяют специальные участки, размеры которых определяются объемами отпуска товаров и количества одновременно укомплектовуваних партий товаров.

В последнее время в складских процессах все шире используется компьютерная техника. В таком случае в вычислительном центре складского комплекса в компьютер вводится информация о местах хранения всех грузов. С учетом этой информации компьютер определяет адреса ячеек стеллажей, в которых располагаются данные товары, и печатает ведомость о размещении. Согласно указанным в ведомости адресам хранения грузы из зон приема направляются в зону хранения и располагаются в нужные места. Компьютер фиксирует новые данные о количестве и размещения данного товара. На этом заканчивается процесс размещения и регистрации груза, который поступил на склад.

Отбор и комплектация осуществляется отборочными листами, полученными на компьютере на каждого заказчика или на определенную группу клиентов. С помощью компьютера выбирается ячейка стеллажа, в которой есть достаточно товаров для отбора для всех покупателей, что позволяет сократить количество ездок крана-штабелера. Если такой ячейки нет, то отбор начинается с наименее загруженной ячейки, чтобы полностью освободить ее от товара.

С целью ускорения комплектования заказов на складах внедряются системы комплектования заказов с применением световых табло и цифровых индикаторов, что позволяет ликвидировать отборочные листы В этом случае системой комплектования заказов руководит компьютер. Он выдает на световые табло и цифровые индикаторы информацию о виде и количестве товаров, которые нужно отобрать из каждой отдельной ячейки Эта система может иметь программное обеспечение для оптимального размещения тарно-штучных грузов на складе с учетом его пропускной способности. Система устанавливается на складах, оборудованных стеллажам и подвижного хранения, вертикальными и горизонтальными карусельными стеллажами.

Автоматизированные складские системы базируются на использовании кранов-штабелеров и межстеллажных трансманипупяторов с электронным управлением и дистанционной передачей информации для укладки и отбора товаре.

Для комплектования заказов могут применяться различные способы комплектования, а именно:

• последовательное комплектования отдельных заказов способом отбора товаров в ассортиментном разрезе по номенклатурным позициям;

• одновременное комплектования товаров одной номенклатуры с дальнейшей рассортировкой по отдельным заказам

Операции комплектования заказов достаточно часто сопровождаются подсортировкой товаров, т.е. комплектованием партий товаров в ассортименте, необходимом покупателям (довольно часто подсортировки совмещают с самим процессом их отбора) Например, обувь, швейные изделия, трикотаж подбирают по размерам, растет; парфюмерию - по видам, после чего товары упаковываются в тарное место.

Упаковка должна обеспечить полную сохранность товаров при перевозке качестве средств упаковки применяют инвентарную тару (ящики, контейнеры, мешки) На каждое место выписывают упаковочный лист (или ярлык) в 4 экземплярах, каждый из которых подписывается заведующим складом или отборщиком. В упаковочном ярлыке указаны: артикул, сорт, количество товаров в упакованном месте, номер упаковщика. При упаковке комплектовщик вкладывает в каждую тарную единицу пронумерованный упаковочный лист (или ярлык) и ставит свою подпись. Одну из копий упаковочного листа (или ярлыка) добавляют в счет-фактуру, другую оставляют на складе.

После этого инвентарную тару перемещают в экспедиционный склад или в зону помаршрутного комплектование партий товаров при отпуске товаров непосредственно со склада (это касается крупногабаритных товаров, а также товаров, которые отправляются в количествах, достаточных для полной загрузки автотранспорта). При формировании помаршрутних отправлений партии товаров группируются согласно территориального расположения конкретных объектов торговли, при этом учитывают грузоподъемность транспортных средств.

Транспортировка товаров в транспортной таре в зону загрузки транспортных средств в зависимости от конкретных условий работы склада осуществляют с помощью вилочных автопогрузчиков, аккумуляторных тележек или других механизмов, а для выполнения погрузочных работ широко используются электропогрузчики, краны и др. Нагрузка товаров на транспортные средства осуществляется с использованием различных механизмов, что обеспечивает ему оперативность и скорость. Для этого широко применяют электропогрузчики, краны, конвейеры, лебедки, транспортные тележки и др. Во время загрузки груз в кузове автомобиля следует укладывать с учетом более полного использования площади и грузоподъемности транспортного средства, а также с учетом расположения магазинов и других торговых объектов на маршруте.

При отпускании товаров со склада непосредственно покупателю его представитель обязан предъявить надлежащим оформленную доверенность на право получения товара, которое прикрепляется к первому экземпляру счет-фактур. Материально ответственное лицо склада (зав складом, кладовщик) оформляет товарно-транспортную накладную (в 4 экземплярах), которая вместе со счетом-фактурой и другими товарно-сопроводительным документами передается представителю получателя. В счете-фактуре представитель получателя (покупатель) расписывается о получении товара, а материально ответственное лицо склада (завскладом, кладовщик) - о его отпуске. Все товары, указанные в счете-фактуре, должны быть получены и вывезены со склада. Частичное получение товаров или их отпуск без документов не допускается. Выезд загруженного автомобиля с территории оптового торгового предприятия разрешается при наличии соответствующей пропуска.

Для совершенствования организации отпуска товаров на оптовых базах или крупных складах организуют диспетчерские службы.

Вопрос 2. Прием-сдача товаров в магазине.

Торговые работники должны соблюдать правила приемки товаров, установленные требованиями магазина, договорами и другими документами. Правильная организация приемки товаров является гарантией их сохранности

Количественная приемка товаров. При количественной приемке сравнивают фактическое количество прибывших товаров с данными сопроводительных документов.

Сопроводительные документы. Вместе с товарами в магазин поставщики присылают сопроводительные документы: товарные накладные (фактуры), счета-фактуры, упаковочные ярлыки, транспортные накладные и др.

Товарные накладные (фактуры) содержат сведения о количестве отдельных товаров, одноврменно отпускаемых магазину. На основе накладных бухгалтерия поставщика выписывает платежный документ — счет и предъявляет его покупателю (универмагу или торгу) для оплаты через банк. Вместо накладной и счета поставщики могут выписывать счет-фактуру.

В упаковочных ярлыках указывается перечень и количество товаров, затаренных в каждый ящик, кипу, тюк и пр. Находятся они внутри тары, а иногда прикрепляются снаружи. В зависимости от вида тары их называют ящичными, кипными и т. д.

Транспортные документы (железнодорожные, водные наладные) сопровождают товары при перевозках по железной дороге и водным транспортом. Материально ответственные лица проверяют подлинность и правильность этих документов, а затем приступают к проверке количества товаров.

Приемка незатаренных товаров. Незатаренные товары принимают в момент их поступления в магазин в присутствии лиц, доставивших товары (экспедиторов, водителей и пр.). При этом товары пересчитывают, перемеривают, перевешивают и обмеряют. Проверку количества производят в тех же единицах измерения (килограммах, штуках, метрах, кубометрах), которые были указаны в накладных и счетах-фактурах. При отсутствии расхождений в количестве товаров материально ответственные лица на сопроводительных документах ставят штамп магазина и свою роспись. С этого момента они несут полную ответственность за принятые товары.

При обнаружении в момент поступления товаров недостачи или излишка составляют акт и об этом делают отметку в сопроводительных документах. Акт подписывают сдатчик (экспедитор, водитель и др.) и работники магазина. В соответствии с оформленными актами всю ответственность за недостачи или излишки несут сдатчики товаров.

В ряде случаев в магазин поступают товары в открытой или неисправной таре, имеющей следы вскрытия, поломки, подмочки. Такие товары приравниваются к незатаренным, и их принимают с обязательной проверкой содержимого каждого тарного места по количеству единиц, весу нетто, метражу и пр.

Приемка затаренных товаров. Товары в исправной таре принимают в два срока. В момент поступления проверяют количество мест и вес брутто, а в накладных или счетах-фактурах отмечают, что товары приняты без внутритарной проверки.

Приемку по весу нетто и по количеству товарных единиц внутри каждого места производят в момент вскрытия тары, но не позднее 10 дней с момента поступления. Вскрывает тару и проверяет ее содержимое комиссия магазина (заведующие секциями, их заместители, продавцы, рабочие, представители общественности). В случае обнаружения несоответствия веса нетто или количества товарных единиц данным счетов-фактур, накладных, упаковочных ярлыков дальнейшее вскрытие мест прекращают и составляют акт. Акт подписывают все члены комиссии. В течение 24 час. с момента обнаружения расхождений вызывают поставщика.

Представитель одногороднего поставщика должен явиться в магазин в течение 24 час. по получении вызова. Представитель иногороднего поставщика выезжает только тогда, когда его вызов установлен договором или другими соглашениями.

Комиссия магазина с участием представителя поставщика производит полную проверку всех тарных мест и при наличии недостач или излишков оформляет двусторонний акт. При неявке представителя поставщика или, если его вызов не обязателен, приглашают для составления акта представителей учреждений согласно Положению о приемке товаров по количеству и качеству. Акты об установленных расхождениях в количестве товаров составляют в трех экземплярах. К ним прилагают сопроводительные документы (счета-фактуры, накладные, упаковочные ярлыки с тарных мест, в которых обнаружено расхождение), а также удостоверение или доверенность представителей.

Правильно оформленные документы передаются юрисконсульту для предъявления претензий поставщикам. Претензии должны быть предъявлены в установленный срок с момента составления акта. Поэтому очень важно правильно и своевременно оформить акты приемки товаров.

Приемка товаров из контейнеров. Крупные торговые объекты могут получать товары со станций железных дорог в универсальных контейнерах. Контейнер предназначен для перевозки различных промышленных товаров. Загрузку товаров в контейнер, его опломбирование и сдачу железной дороге производит поставщик или грузоотправитель..

В магазине комиссия проверяет исправность пломб и контейнера, производит вскрытие его и проверку содержимого. Незатаренные и приравненные к ним товары проверяют по количеству товарных единиц и весу нетто в момент вскрытия контейнера. Товары в исправной таре принимают только по числу мест и весу, брутто. Вскрытие тары можно производить не позднее 10 дней с момента получения товара. Количество товаров в контейнере сравнивают с внутриконтейнерным ярлыком, вложенным поставщиком при загрузке товаров в контейнер, и другими сопроводительными документами.