Вопрос 2. Закон информированности – упорядоченности

Все отношения в компании основаны на получении, обработке, передаче и хранении приказов, распоряжений, договоров и др. Они могут содержать данные в виде текс­та, цифр, рисунков, таблиц, звука, видеоизображений. Часть этих данных может быть известной исполнителю, а часть может быть новой, необходимой для выполнения заданий или развития его профессионального уровня.

Информацией называются данные, несущие в себе но­визну и полезность для работника, принимающего реше­ние. Одни и те же данные могут быть для одного человека информацией, а для другого — пустым набором данных. В зависимости от характера подготавливаемого решения информация может иметь классификацию по следующим группам:

- По областям применения: управленческая, техничес­кая, биологическая.

- По функциональной направленности: планирующая, организующая, активизирующая, координирующая, контролирующая, информирующая.

- По времени действия: стратегическая, тактическая и оперативная.

- По характеру разработки и реализации: уравновешенная, импульсивная, инертная, рискованная, осторожная.

- По уровню неопределенности: низкий, средний, вы­сокий и сверхвысокий.

- По масштабам воздействия: общая и частная.

- По направлению воздействия: внутренняя и внешняя. Информация представляет важнейший элемент ин­формационной среды управления, ее разделяют на два больших класса:

1. объективную, овеществленную в какой-либо продук­ции (товарах, услугах или знаниях);

2. субъективную, отраженную, организованную людьми (впечатления, мнения, инструкции, приказы, распо­ряжения и т.д.).

Информационная среда, ввиду ее важности, является объектом управления наряду с персоналом, финансами, производством и др. Она подчиняется действию закона информированности—упорядоченности.

Упорядоченность — это гармоничное развитие всех эле­ментов организации: системы управления, персонала, под­разделений, экономики и т.д., а также наличие между эле­ментами установленного взаимодействия (взаимовлияния).

«Каждая система (социальная или биологическая) стремится получить как можно больше достоверной, цен­ной и насыщенной информации о внутренней и внешней среде для устойчивого функционирования (самосохране­ния)».

Следствие 1. «Достижение максимальных значений всех характеристик информации приводит к дезинформации».

Существует естественное максималистское стремле­ние человека и компании приобрести больше информа­ции, с абсолютной достоверностью, сверхвысокой цен­ности, да еще и секретную. Это приводит к большим затратам финансовых средств, информационной избы­точности, криминальным источникам и максимальной насыщенности информации цифрами, таблицами, гра­фиками и т.д. В результате получается большая неразбе­риха, трудности обработки, хранения и оценки получен­ной информации.

Следствие 2. «Информированность работника после достижения им верхнего критического уровня переходит в новый уровень его компетентности».

Каждый работник повышает свою квалификацию пу­тем изучения какой-либо литературы, посещая лекции и семинары. При этом информация не сразу переходит на уровень теоретических или практических знаний. Она постепенно накапливается или частично теряется, объ­единяется с другой, создавая некоторый цельный набор в какой-либо области. Достигнув необходимого объема и пропорций, эта информация становится полезной для ре­шения конкретных задач, а ее носитель приобретает но­вый уровень компетентности.

Управленческая информация используется для подго­товки решений в социальной системе. Управленческая информация имеет следующие характеристики: объем, достоверность, ценность, насыщенность и открытость.

Объем воспринимаемой информации — характеризует полноту информации о каком-либо объекте управления для принятия обоснованного решения. Объем восприни­маемой человеком информации зависит от символьного объема, формы представления (текст, графика, формулы, звук, изображение), сложности самой информации или алгоритма ее обработки, временного интервала на ее об­работку, индивидуальных характеристик человека, теку­щего состояния объекта управления (стабильное, меняю­щееся, аварийное).

Выделяют три уровня объема воспринимаемой инфор­мации:

- информационная избыточность;

- субминимальный уровень;

- недостаток информации (информационный голод).

Информационная избыточность достигается за счет дублирования информации о каком-либо явлении или процессе, поступающей от разных источников. При этом повышается качество решения, однако увеличивается время на его подготовку и общая стоимость информации. Информационная избыточность необходима для подго­товки важных или ответственных решений.

Субминимальный уровень — это минимальный объем информации для конкретного субъекта управления, на основании которого он может принять обоснованное уп­равленческое решение. Данный уровень имеет лучшее соотношение между затратами на информацию и полу­ченными результатами. Руководители компаний посто­янно решают нелегкую для себя задачу: какую информа­цию и в каком объеме следует давать тому или иному ра­ботнику?

Недостаток информации возникает из-за отсутствия доступных источников информации, отсутствия самой информации в силу новизны явления или процесса, не­достаточного профессионализма информационных ра­ботников, искусственной монополизации информации различными организациями (частная или государствен­ная коррупция). Монополизация реализуется в засекре­чивании части необходимой информации, а также стрем­лении отдельных лиц или организаций монопольно обла­дать информацией для повышения их социального и материального статуса. Недостаток информации увели­чивает время и затрудняет выработку правильного реше­ния, а также повышает неопределенность и риск. Работа с таким уровнем информации требует хороших специа­листов и современных экономико-математических мето­дов.

Как показывает практика, недостаток информации способствует активизации творческой мысли работников по поиску нестандартных решений. Иногда это приводит к положительным результатам, однако чаще — к отрица­тельным. Увеличению объема информации способствует процесс демократизации продвижения информационных потоков (Интернет и другие сети глобальной и локальной связи). Параметры объема управленческой информации являются, в общем случае, величиной субъективной. Один и тот же набор информации для одного специалис­та может оказаться избыточным, а для другого — недоста­точным. Поэтому часто в компаниях стремятся получить как можно больше информации. Общий объем информа­ции обычно оценивается как избыточный.

Достоверность информации — это отношение набора верной (истинной) информации к общему объему ин­формации, полученной информантом и выраженной в процентах. Достоверность имеет три уровня: абсолютный (100%), доверительный (80—90%) и негативный (менее 70%). Она во многом зависит от методики документообо­рота, количества людей, принимающих участие в сборе, передаче и обработке информации, а также их професси­онализме. Об одном и том же событии можно получить разную информацию в зависимости от вида источника ин­формации, от методики ее сбора и обработки. Достоверность зависит также от времени обработки и передачи информа­ции. Во многих компьютерных системах поддержки реше­ний время на получение первичной информации, создание различных справок и отчетов пренебрежительно мало. В про­тивном случае, даже абсолютно достоверная информация, пришедшая к руководителю или специалисту из надежного источника, но слишком поздно, может стать недостоверной и дезориентировать его. Например, информация о конъюн­ктуре цен на рынке, курсах валют.

Достоверность информации может быть повышена за счет:

- создания системы оперативного получения информа­ции от непосредственного источника ее создания или обработки;

- формирования собственной системы информаторов;

- повышения профессионализма информационных ра­ботников и сокращения количества людей, принима­ющих участие в ее передаче, обработке и хранении;

- информационной избыточности сведений.

Ценность — это характеристика информации как мате­риальной или интеллектуальной продукции, имеющей потребительную стоимость. Ценность информации опре­деляется снижением затрат материальных или интеллек­туальных ресурсов (материалов, времени, денег) или по­вышением прибыли в результате принятия правильного управленческого решения.

Выделяют четыре уровня ценности информации: ну­левой, средний, высокий и сверхвысокий.

Нулевому уровню ценности информации соответствует искаженная, некачественная, ложная, неверная, недоста­точная, недостоверная, неэффективная, повторяющаяся, противоречивая и фиктивная информация. Данный уро­вень переводит термин «информация» в термин «данные». Часто нулевой уровень приводит к ошибочным решени­ям, наносящим ущерб компаниям.

Среднему уровню ценности информации соответствует информация, полученная от высокопрофессиональных специалистов компании, работающих в системе програм­мно-целевого или регламентного управления. Это дока­зательная, достоверная, качественная, лаконичная, мате­риальная, необходимая, основная, полезная, своевремен­ная информация. К ней относятся рационализаторские предложения, новые проекты, товары и услуги, удовлет­воряющие новый набор интересов человека или обще­ства.

Высокому уровню ценности информации соответствует информация, созданная в научно-исследовательских уч­реждениях, венчурных компаниях, работающих в системе инициативных технологий управления. К ней относятся изобретения, научные открытия, новые идеи, инноваци­онные технологии, маркетинговые исследования, имита­ционные модели организаций, товары и услуги, удовлет­воряющие новому набору существующих потребностей или даже новым потребностям человека или общества.

Сверхвысокому уровню ценности информации соответ­ствует информация, полученная в исследовательских центрах и признанная мировым сообществом как выдаю­щаяся. Свидетельством этого является присуждение ученым и практикам международных премий (Нобелевской, Мира и др.). К ней относятся информация, полученная в работах нобелевских лауреатов.

Насыщенность информации (Н) характеризуется соот­ношением объема профессиональной (П) и фоновой (Ф) информации в каком-либо тексте документа или сообще­ния, предназначенных для ознакомления с ними работ­ников организации

Н=(П/(П + Ф))100%.

Профессиональная информация содержит данные в виде текста, цифр, рисунков, таблиц, звука, видеоизобра­жений. Она отражает суть рассматриваемого задания и служит для решения конкретных проблем управления.

Фоновая служит для лучшего восприятия работником профессиональной информации за счет улучшения его настроения, поднятия эмоционального уровня или пред­варительной настройки внимания на заданную тему. Фо­новую информацию необходимо готовить с такой же тщательностью, как и профессиональную. В ее состав можно включать: слова приветствия или у тети я; шутки или анекдоты, связанные с тематикой задания; сведения о материальном и моральном стимулировании; вспомога­тельную и вводную информацию. Отсутствие фоновой информации приводит к быстрой усталости человека от профессиональной информации, которая поэтому плохо воспринимается («сухая» информация).

Однако обилие фоновой информации может привести к отвлечению внимания работников от сути рассматрива­емого вопроса, переключения его внимания на несущест­венные детали.

Выделяют три уровня насыщенности:

- высокий (около 100%) — фоновой информации прак­тически нет;

- нормативный (около 70%) — объем профессиональ­ной информации 70%, а фоновой — 30%;

- низкий (менее 50%) - профессиональной менее 50%, а фоновой — более 50%.

Большая часть деловой информации в компаниях имеет высокий уровень насыщенности. Это относится к отчетам, рекламе, собраниям, приказам и т.д. Современ­ной тенденцией информационного обеспечения процес­са управления в РФ также является увеличение уровня насыщенности информации (большой объем профессио­нальной информации в виде текста, таблиц и цифр).

Нормативный уровень является самым приемлемым для эффективной организации управленческой деятель­ности. Однако выработка наилучшего соотношения про­фессиональной и фоновой информации пока еще отно­сится к искусству управления.

Открытость и секретность информации

Открытость информации характеризует широту ее ис­пользования. Нахождение компании в конкурентной сре­де с одной стороны, заставляет руководителя скрывать значительную часть информации, с другой стороны, для привлечения покупателей необходимо выдавать ее как можно больше (в виде рекламы, прайс-листов и др.).

Выделяют три уровня открытости информации:

1. Секретная (государственная тайна) — отражает гло­бальные потребности государства (в безопасности, стабильности, частично в прибавочном продукте). Степень секретности информации отражается в трех грифах: особая важность, совершенно секретно, сек­ретно. Работникам, которым доверена секретная ин­формация, вменяются определенные требования и они должны получать дополнительное материальное вознаграждение. В компаниях, не имеющих специаль­ного государственного заказа, такой информации не должно быть;
2. Конфиденциальная (служебная) — отражает корпора­тивные потребности и интересы формальных и не­формальных организаций. Информация имеет огра­ничения на использование. Эти ограничения опреде­ляются руководством компании или лидерами неформальных образований.

В статье 139, пункт 1, ГК РФ записано, что информа­ция составляет служебную или коммерческую тайну в случае, когда она имеет действительную или потенциаль­ную коммерческую ценность в силу неизвестности ее тре­тьим лицам. К ней нет свободного доступа на законном основании, и обладатель информации принимает меры к охране ее конфиденциальности. Обычно руководители компаний причисляют к конфиденциальной информа­цию с высоким уровнем ценности. Это кадровый и про­фессиональный состав компании, сведения о партнерах и клиентах, инвестиционные программы и планы инвести­ций, имущественное положение организации, методы изучения рынка сбыта и продаж, способ производства продукции и структура цены, условия сделок и контрак­тов, сведения о бухгалтерском учете. Считается, что утеч­ка 20% конфиденциальной информации может привести организацию к краху;

1. Публичная (открытая) — отражает разносторонние ин­тересы общества и личности. Информация не имеет ограничений на использование. К ней относятся пуб­ликации в средствах массовой информации, сведения, полученные на публичных выставках, презентациях, материалы лекций.