Организация контрольно-аналитической и оперативной деятельности финансовых служб организации

Финансовый контроль в хозяйственной практике – форма проявления природы финансов организации, их контрольной функции. Финансовый контроль, имея экономическое содержание, выступает как инструмент проведения финансовой политики организации.

Финансовая служба организации осуществляет контроль использования финансовых ресурсов внутри организации. Обеспечение экономической безопасности деятельности организации и сохранности имущества собственников связано с организацией системы контроля со стороны финансовой службы организации.

Контроль в финансовом управлении сводится к проверке организации финансовой работы, выполнения финансовых планов и т.п. Посредством контроля обеспечивается сбор информации об использовании финансовых средств, финансовом состоянии организации, выявляются дополнительные резервы, вносятся изменения в финансовые программы. Контроль предполагает анализ финансовых результатов. Финансовый контроль представляет собой оборотную сторону финансового планирования и рассматривается как его составная часть.

Контроль за финансово-хозяйственной деятельностью включает не только проверку и ревизию этой деятельности, но и профессиональную помощь аппарату и руководству в налаживании финансово-хозяйственной практики.

Финансовый контроль организации призван обеспечить минимизацию финансовых рисков и минимизацию оттока денежных средств, достижение заданных параметров финансовой деятельности организации.

Минимизация финансовых рисков заключается в разработке и реализации мер, предупреждающих возникновение событий, влекущих финансовые потери организации. К таким рискам относятся риск неплатежей покупателей; риск финансовых санкций со стороны контролирующих органов, в том числе налоговых; риск сбоев в платежно-расчетной системе.

Методы снижения риска неплатежей покупателей заключаются в правильном оформлении договоров, оценке надежности контрагента, а также контроле за соблюдением исполнительской дисциплины как внутри организации, так и со стороны контрагентов.

Риск финансовых санкций со стороны надзорных органов связан с соблюдением требований законодательных и нормативных актов, регламентирующих финансово-хозяйственную деятельность. В связи с этим финансовая служба обязана вести мониторинг штрафных санкций, уплаченных организацией, по следующей форме.

Форма 4. 5 Штрафные санкции, уплаченные за 200 г.

По данным мониторинга организация получает информацию о тех направлениях деятельности, которые не удовлетворяют требованиям нормативных документов, а также сумму финансовых потерь. Учитывая, что штрафы не принимаются налоговыми органами для уменьшения налогооблагаемой базы при расчетах налога на прибыль, организация вынуждена платить дополнительный налог на прибыль с учетом суммы уплаченных штрафов.

Снижение риска санкций со стороны налоговых органов может быть достигнуто контролем за реализацией налоговой политики организации, включающей налоговое планирование и налоговый учет. Риск налоговых санкций тесно связан с профессиональным уровнем и компетенцией специалистов организации, занимающихся вопросами организации расчетов с бюджетом и своевременностью представления налоговой и финансовой отчетности в соответствующие органы власти.

Снижение эффективности деятельности финансовых служб связано контрольными процедурами со стороны налоговых органов как в форме выездных, так и в форме камеральных проверок. Последнее связано с тем, что при камеральных налоговых проверках налоговые органы могут потребовать объяснения, кроме первичных документов, обосновывающие величину налоговых платежей, заявленных в налоговых декларациях. Подготовка и представление указанных документов требует определенных трудозатрат, что негативно сказывается на выполнении основных обязанностей работников финансовых служб. Выездные налоговые проверки являются более тяжелым бременем, так как помимо предоставления первичных документов организация должна предоставить доступ к другим документам, регламентирующим финансовую деятельность организации (договоры, распорядительная документация, нормоустанавливающие документы и т.п., что в определенной степени является коммерческой тайной), а также базу данных бухгалтерского и налогового учета, что также с отвлечением персонала организации от выполнения основной работы.

С целью принятия мер по минимизации рисков налоговых проверок следует в практической деятельности придерживаться критериев для самостоятельной оценки налоговых рисков, утвержденных приказом ФНС РФ.

Перечень критериев, методика расчета и исходная информация для расчета представлена в таблице 4.3.

Таблица 4.3

Помимо представленных экономических критериев к налоговым рискам относятся миграция налогоплательщика (неоднократное снятие с учета и постановка на налоговый учет в связи с изменением места нахождения), непредоставление пояснений по требованиям налоговых органов, приближение к предельным значениям показателей, предоставляющих право применять специальные режимы.

Во многом предотвращению налоговых санкций к другим документам, регламентирующим способствует соблюдение требований к системе ведения бухгалтерского учета, особенно к обоснованности проведения бухгалтерских операций.

Для снижения налоговых рисков финансовая служба осуществляет мониторинг налоговых платежей, предоставление отчетности и соблюдения критериев оценки налоговых рисков по следующим формам.

Форма 4.6 План налоговых платежей и представление отчетности

Форма 4.7 График представления отчетности

Форма 4.8 Критерии оценки налоговых рисков по состоянию

на " " г.

Риск сбоев в расчетно-платежной системе связан с ненадежностью некоторых банков, осуществляющих расчеты между юридическими лицами. Одним из способов снижения риска является постоянный контроль за своевременностью осуществления операций банками, в которых организация имеет расчетные счета. В случае невыполнения банком обязательств по срокам проведения банковских операций следует немедленно прекратить все расчеты до выяснения обстоятельств, послуживших нарушением расчетной дисциплины.

Минимизация оттока денежных средств обеспечивается контролем за своевременностью платежей с целью минимизации дебиторской задолженности, а также контролем за движением оборотных активов. Методы контроля за дебиторской задолженностью направлены на недопущение преждевременных платежей и превышения дебиторской задолженности свыше нормального уровня.

Контроль за движением оборотных активов осуществляется на основе системы нормативов оборотных средств, разработанных организацией. Исходной информацией для ведения мониторинга соблюдения нормативов являются данные бухгалтерского учета, отражающие движение материальных ценностей со склада в производство, которые представляется руководству по следующей форме.

Форма 4.9 Соблюдение нормативов запасов по элементам

Данный мониторинг может проводиться при условии, что в организации утверждены частные нормативы по элементам оборотных активов. Методы расчетов нормативов оборотных активов рассмотрены в третьей главе.

Контроль за достижением заданных финансовых параметров деятельности организации заключается в сравнении фактических показателей финансово-хозяйственной деятельности с плановыми. Исходной информацией для осуществления данного вида контроля являются финансовый план организации и данные бухгалтерского учета о текущем финансовом состоянии организации, ее обязательствах и состоянии активов.

Исходя из задач рассмотренного финансового контроля организации внутренний контроль призван обеспечить собственными силами организации надзор и проверку:

- соблюдение принятой в организации политики (стратегии);

- обеспечение сохранности имущества организации;

- обеспечение сохранности информации;

- соблюдение требований законодательства;

- достоверности и полноты информации в системе бухгалтерского учета;

- своевременность формирования достоверной финансовой отчетности;

- организации профилактических мер по предоставлению искажению информации и возникновения ошибок;

- состояния исполнительской дисциплины персонала.

Кроме того, при проведении внутреннего контроля постоянно анализируется эффективность использования всех ресурсов хозяйственной структуры. Мероприятия внутреннего контроля позволяют не только выявить нарушения формирования финансовой информации, но и наблюдать всю хозяйственную деятельность, что дает возможность своевременно выработать соответствующие рекомендации.

Под системой внутреннего контроля (СВК) принято понимать совокупность организационных мер, методик и процедур, используемых руководством организации в качестве средств для ведения эффективной хозяйственной деятельности, обеспечения сохранности активов, выявления исправления и предотвращения ошибок и искажения информации, а также своевременной подготовки достоверной финансовой (бухгалтерской) отчетности. Система внутреннего контроля может быть представлена в виде схемы (рис. 4.7).

Рис. 4.7. Система внутреннего контроля

Эффективность системы внутреннего контроля, созданной руководством организации, зависит от способности обеспечить защиту организации от возможных рисков.

В соответствии со сложившейся практикой системы внутреннего контроля организации включает три составляющие:

- среда контроля,

- система бухгалтерского учета,

- средства контроля.

1. Среда контроля. Данное понятие означает уровень осведомленности руководства и конкретные действия по обеспечению экономической безопасности.

Для оценки среды контроля наиболее важными представляются следующие ее элементы.

Принципы и стиль управления, обеспечивающие понимание сотрудниками организации важность контроля.

Контрольная среда включает в себя:

- стиль и основные принципы управления организацией;

- организационную структуру;

- распределение ответственности и полномочий;

- осуществляемую кадровую политику;

- порядок подготовки бухгалтерской отчетности для внешних пользователей;

- порядок осуществления внутреннего управленческого контроля и подготовки отчетности для внутренних целей;

- соответствие хозяйственной деятельности организации требованиям действующего законодательства.

Контрольная среда понимается так же как общее отношение собственников и менеджера к необходимости осуществления контроля в организации и предпринимаемые в этой связи действия. Контрольная среда позволяет обеспечить необходимую структуру и предпосылки для достижения главных задач темы внутреннего контроля. В связи с этим. помимо перечисленных составляющих, часто в контрольную среду включает этические ценности и компетентность персонала.

Организационная структура. Распределение обязанностей и ответственности в организации определяется ее организационной структурой.

Например, если в структуре организации один и тот же сотрудник отвечает за закупку и реализацию, то существует риск, что он может осуществлять операции, не отраженные в бухгалтерских регистрах организации, и получает прибыль в собственных интересах.

Методы распределения ответственности и обязанностей должен быть отражены в инструкции сотрудников, организационные и хозяйственные планы, кодекс поведения.

Методы управленческого контроля. Методы управленческого контроля – это система, включающая периодические отчеты о результатах деятельности в соответствии с планами. Организация, способная определить значительные расхождения между фактическими результатами деятельности и плановыми показателями и принимающая необходимые меры по их исправлению на соответствующем уровне управления, обладает эффективными методами контроля.

Кадровая политика Каждая организация заинтересована в том, чтобы персонал был компетентен, что позволяет обеспечить эффективность системы контроля. Сюда входят процедура отбора, найма и продвижения кадров/ методов оценки работы, оплаты труда, обучения и подготовки сотрудников.

Организация среды контроля предполагает создание специальной контрольной службы, призванной обеспечить проведение контрольных мероприятий. Как правило, в крупных, а так же средних организациях такой службой является подразделение внутреннего аудита. В функции внутреннего аудита входит и анализ эффективности других служб контроля. Для обеспечения эффективности службы внутреннего аудита необходимо соблюдать принцип ее независимости как от функциональных подразделений, так и от бухгалтерии организации. В связи с этим служба внутреннего аудита подчиняется высшему руководству.

Наряду со службой внутреннего контроля аудита функции контрольной службы выполняет ревизионная комиссия, в обязанности которой входит контроль процесса подготовки бухгалтерской отчетности, включая оценку внутренней структуры контроля и соответствия бухгалтерского учета нормативными документами.

Внешние факторы. Существуют внешние процессы, заставляющие руководство внедрять систему контроля. Это, например, обязанности представлять в определенный срок и в установленном объеме бухгалтерскую, статистическую и налоговую отчетность, а также контроль за деятельностью организаций со стороны налоговой службы и других контролирующих органов.

Ответственность за разработку и внедрение системы внутреннего контроля несет руководство организации.

2. Система бухгалтерского учета. Под системой бухгалтерского учета понимают совокупность форм и методов, применяемых экономическим субъектом для организации и ведения бухгалтерского учета имущества и обязательств и подготовки бухгалтерской отчетности. Цель учетной системы организации заключается в определении, накоплении, классификации, анализе, регистрации и представлении отчетности о хозяйственных операциях и обеспечении учета связанных с ней активов. Руководство должно получить адекватное представление о порядке ведения бухгалтерского учета с целью оценки возможных рисков. При этом основополагающими факторами организации бухгалтерского учета как элемента системы внутреннего контроля являются:

- учетная политика организации, ее организационно-технические и методологические аспекты,

- организационная структура бухгалтерии, распределение обязанностей и полномочий между исполнителями;

- порядок оформления первичных документов и организация документооборота;

- система бухгалтерских записей и порядок отражения данных в регистрах бухгалтерского учета;

- порядок подготовки бухгалтерской отчетности;

- средства контроля, предусмотренные системы учета;

- критические общества учета и возможные риски.

Оценка эффективности системы бухгалтерского учета проводится с учетом критериев в части:

· временного периода;

· правильности сумм;

· отражения деталей операций, имеющих существенное значение для учета и отчетности;

· соответствия нормативным актам и учетной политике.

3. Средства контроля. Средства контроля (т. е. конкретные действия и мероприятия) вытекают из разработанной руководством политики обеспечения экономической безопасности организации и служат для ее реального воплощения.

Средства контроля должно обеспечивать достижение следующих целей:

- достаточное разделение обязанностей,

- авторизация (разрешенность) операций,

- правильное документирование операций и их учет,

- обеспечение сохранности активов и бухгалтерских записей,

- проверки деятельности.

Достоверность разделения обязанностей. При рассмотрении данной цели следует учитывать три важные положения, которые помогают предотвратить умышленные и случайные ошибки.

1. Разделение функций управления и учета активов. Сотрудники, которые временно или постоянно работают с активами организации, не должна вести их учет. Если обе эти функции выполняются одним и тем же лицом, имеется большой риск, что активы будут использованы в собственных интересах, а данные учета искажены. Например, если кассир отвечает за сохранность полученных денежных средств и их учет, то существует риск того. что полученные суммы не найдет отражение на счетах реализации. Если сотрудник отвечает одновременно за выплату наличных сумм и отражение этой операции на счетах учета кредиторской задолженности, то создается потенциальный риск хищений.

2. Определение функции авторизации операции от функции управления активами, Это положение предусматривает, что сотрудники, которые выдают разрешения на совершение операций, не имели бы контроля над активами, задействованными в этих операциях.

Например, одно и тоже лицо не должно осуществлять оплату счетов поставщиков и подписывать переводной вексель на оплату счета, так как возникает риск неправильного отражения активов.

3. Разделение хозяйственных и бухгалтерских обязанностей. В отделах организации, где ведется внутренний учет и подготавливается бухгалтерская отчетность, может возникнуть стремление скорректировать результаты для улучшения показателей отчетности. Для того, чтобы это не произошло, функции ведения бухгалтерского учета, как правило, возлагаются на самостоятельный отдел, руководимы главным бухгалтером.

Рекомендуется разделять основные функции, связанные с электронной обработкой данных (ЭОД), на следующие группы: анализ системы, программирование, операторы компьютеров, хранение данных, группы контроля, Порядок разделения функций зависит от размера организации.

Амортизация операций. Каждая операция должна быть надлежащим образом авторизирована (разрешена). Наличие утвержденной руководством единой разрешений позволяет установить единую процедуру для персонала организации по приобретению и расходованию активов. Примером могут служить использование прейскурантов (прайс-листов) единых продажных цен для реализуемой продукции; установление срока, на который выдаются авансы на хозяйственные расходы; минимальный остаток сырья и материалов для разрешения дополнительного заказа на покупку. При этом должно быть получено разрешение не только от представителя функционального подразделения, но и от бухгалтерии. Сотрудник или группа, выдающая специальные или общие разрешения, должны занимать должность, соответствующую характеру и важности операций. Право выдачи разрешений то таким операциям должно быть установлено руководством организации.

Правильное документирование операций и их учет, В документах и бухгалтерских регистрах фиксируется информация о хозяйственных операциях и подводятся итоги. Данная категория контроля призвана обеспечить полноту, своевременность документального оформления и отражения в учете совершенных операций.

При ведении бухгалтерского учета на компьютере многие документы и записи хранятся в форме файлов и распечатываются только в информационных целях.

Документы выполняют функцию передачи информации как в пределах организации, так и между различными организациями. Документы должны быть:

- последовательно пронумерованы;

- оформлены в момент или непосредственно после совершения операции;

- доступны для понимания.

Вышеизложенное должно быть достигнуто путем использования в самом документе некоторых элементов системы контроля. Например, документ может включать указания по его использованию, место проставления подписей, авторизации, специальное место для порядкового номера и т.д.

Обеспечение сохранности активов и бухгалтерских записей, что предусматривает осуществление мер, направленных на ограничение несанкционированного доступа к активам организации. Наиболее эффективные методы защиты активов и записей – это фактические меры контроля. Например, использование специальных помещений для хранения товарно-материальных ценностей с целью предохранения их от порчи, обслуживаемых компетентным персоналом, способным минимизировать потери от порчи ценностей. Эффективными средствами защиты денежных средств и ценных бумаг служат несгораемые сейфы.

Существует три метода контроля за сохранностью оборудования электронной обработки данных, программ и файлов данных:

· меры физического контроля для защиты компьютерного обеспечения, например, специальные замки на терминалах, дверях, наличие достаточного количества помещений для хранения, а также системы противопожарной безопасности;

· кодирование с целью исключения доступа посторонних лиц к компьютерным системам, программам и файлом;

· создание запасных копий, которые позволяют организации избежать потерю данных в результате порчи оборудования, программ и т.д.

Проверка деятельности. Проверка деятельности предполагает проведение внутренних и внешних сверок расчетов, встречные взаимопроверки бухгалтерских записей, проверку правильности осуществления документооборота, плановые и внезапные инвентаризации имущества и обязательств организации в соответствии с установленным порядком.

Обычно применяются следующие три основных подхода к оценке системы внутреннего контроля:

- детальный анализ среды контроля системы внутреннего контроля;

- идентификация (определение или установление) контрольных процедур, снижающих возможные риски;

- проверка эффективности работы системы внутреннего контроля.

Проверка первичных документов и их учет. Функционирование системы бухгалтерского учета и системы контроля, а также механизмов их реализации требует создание системы документооборота, которая закрепляется в инструкциях организации, Проверка этой документации служит основанием для заключения о том, насколько полно и правильно реализуется процедура контроля.

Внутренние инструкции, к которым относятся, например, правила проведения хозяйственных операций, документация, определяющая порядок ведения бухгалтерского учета и организационную структуру.

Опрос персонала организации. Опрос и обсуждение системы могут проводиться с персоналом организации на всех управленческих целью получения полного и правильного мнения об уровне эффективности внутреннего контроля.

Идентификация контрольных процедур, снижающих возможные риски. Оценка рисков, связанных с функционированием системы внутреннего контроля, проводится по каждому из операционных циклов организации. Например, в цикл реализации и расчетов с поставщиками и подрядчиками, как правило, включаются следующие типы операций: реализация, возврат (если имеет место) ранее реализованной продукции, получение платежей, создание резервов по сомнительным долгам и списание безнадежной дебиторской задолженности. Первым шагом в оценке является определение целей, ради которых выработаны те или иные контрольные процедуры. Затем вырабатывается механизм, обеспечивающий их достижение.

Для выявления недостатков контрольных процедур применяют следующий четырехэтажный подход:

1. Идентификация существующих процедур контроля.

2. Идентификация недостающих ключевых элементов контроля.

3. Выявление потенциальных материально-значимых ошибок.

4. Возможность использования компенсационных процедур контроля.

Проверка эффективности работы системы внутреннего контроля методом тестирования элементов состояния контроля могут включать следующие типы процедур: опросы персонала организации; проверка процесса обработки данных о хозяйственных операциях; наблюдения; оценка уровня риска, связанного с функционированием системы контроля, определяет подход к проведению проверки. Чем ниже оценка риска контроля, тем больше количество тестируемых элементов и более длительно проверяется каждый элемент. Рассмотрим пример подобных тестов.

Процедуры, используемые при проведении анализа среды контроля, тестировании конкретных элементов системы контроля и определении их эффективности, в значительной степени совпадают. Но между ними существуют два важных отличия:

1) при проведении анализа среды контроля указанные выше процедуры относятся ко всем элементам системы, определенным в качестве составляющих единое целое. С другой стороны, тестирование процедур контроля применимо к ключевым элементам системы, в отношении которых оцененный риск ниже максимального в случае, когда тесты контроля относятся только к основным участкам контроля, где планируемый уровень риска ниже максимального.

2) анализ среды контроля базируется на рассмотрении единичных проводок либо привязан к определенному временному моменту. Тестирование элементов контроля проводится только на больших выборках операций (от 20 до 100) применительно к нескольких временных интервалах. В отношении ключевых элементов системы контроля повторение процесса исполнения не играет большой роли.

Для снижения потенциальных рисков эти процедуры должны осуществляться одновременно.

Некоторые организации практикуют закрепление штатных аудиторов за каким-либо объектом либо видом деятельности, например, за строительством зданий, сооружений, за рекламной деятельностью и т.д. Иногда аудиторам поручают проверку эффективности капиталовложений путем анализа технико-экономических изысканий.

Большую роль, внутренний контроль играет при определении политики организации в области компьютеризации. При разработке новых компьютерных программ выполняются рекомендации о системе контроля и защиты, гарантирующие отсутствие доступа к этим программам посторонних лиц, оказывают существенную помощь и следят за обеспечением "тылов", т.е. наличием в случае катастрофы надежного метода дублирующей информации.

Резюмируя вышеизложенное, можно рассматривать систему контроля как систему, состоящую из блоков:

Органы контроля:

· специализированные органы внутреннего финансового контроля – различные отделы, отдел внутреннего аудита, внутренний аудитор, организация внутреннего аудита по договору с аудиторской фирмой, ревизионная комиссия, ревизор, инвентаризационное бюро и др.;

· подразделение и сотрудники хозяйственного субъекта, в чьи должностные обязанности входит осуществление контроля – руководство предприятия, руководители всех отделов, бухгалтерия, планово-экономический отдел, работники предприятии и т.д.

Объекты контроля:

· активы и обязательства – внеоборотные и оборотные активы, источники собственных и заемных средств;

· центры ответственности – цент ответственности по доходам, цент ответственности по расходам, цент ответственности по прибыли, цент ответственности по инвестициям и др.;

· виды хозяйственной деятельности – снабженческо-заготовительская деятельность, производственная деятельность, финансово-сбытовая деятельность, организационная деятельность, инвестиционная деятельность.

Средства контроля:

· материально-технические средства – техника и технология (включая систему компьютерной обработки данных), помещения, измерительные приборы;

· финансовые средства – финансовые ресурсы, заработная плата, система штрафов и поощрений;

· процедуры и методы контроля – конкретные действия и мероприятии, установленные и осуществляемые организационными структурами внутреннего финансового контроля с целью обеспечения эффективного и надежного управления организацией; к ним же относится контрольные процедуры и методы бухгалтерского учета.

Информационно-коммуникативная инфраструктура;

· информационное обеспечение внутреннего финансового контроля – систематическая, нормативно-справочная, оперативная, плановая и другая информация, информация системы бухгалтерского учета, унифицированные и специальные системы документации, системы без данных, подразделения и отделы, обеспечивающие информацией, и т.д.;

· системы коммуникаций внутри финансового контроля – обязанности и практические действия органов внутреннего финансового контроля по его координация их действий, совместное решение рабочих вопросов, обмен информацией;

· информация, сгруппированная органами внутреннего контроля: справки, докладные записки, заключения, отчеты, сформированные органами, осуществляющими внутрихозяйственный контроль, акты ревизий, справки об экспертизе, отчеты о проделанном анализе и др.

Представленная система внутреннего контроля содержит такие традиционные элементы системы, как субъекты и объекты, механизм воздействия субъектов контроля на объект и процесс их взаимодействия. Механизм контроля представляет собой воздействие субъектов на объект с помощью средств контроля. А процесс взаимодействия субъекта и объекта контроля заключается в должном распределении обязанностей и практических действий органов внутрихозяйственного контроля по его осуществлению и организации.

Как часть системы управления система внутреннего контроля имеет два информационных потока: вход и выход. На входе субъект контроля выполняет работу с документацией организации, в которой фиксируются показатели ее финансово-хозяйственной деятельности (в том числе бухгалтерская отчетность) и критерии, как эту деятельность осуществлять. На выходе системы внутреннего контроля группируется итоговая информация о проделанной работе, представляется руководству организации для повышения эффективности управления.

Система финансового контроля организации опирается на положение, что ее финансовая деятельность ориентирована на достижение запланированных показателей. Для организации внутреннего финансового контроля необходимо наличие финансовых планов и системы нормативов, а также мониторинг движения финансовых ресурсов. Посредством контроля выявляются отклонения фактических показателей от плановых. Результаты оценки выявленных отклонений является информацией о необходимости принятия управленческих решений, обоснование которых предполагает проведение процедур финансового анализа.