Взаимодействие финансовой службы организации с партнерами, дебиторами и кредиторами

Эффективность управления финансами организации в значительной степени зависит от правильного оформления финансовой службой организации договоров с контрагентами, организации взаимодействия этой службы с другими подразделениями аппарата управления и информированности руководства о текущем состоянии финансовых ресурсов организации. К основным задачам организации документооборота при управлении финансами относятся: определение видов договоров поставки; организация контроля за их исполнением; установление порядка контроля правильности, целесообразности и эффективности оформления и выполнения договоров поставки; составление графика документооборота; определение обязанностей и ответственности сторон договора и должностных лиц организации.

Договор поставки — договор, по которому поставщик (продавец), осуществляющий предпринимательскую деятельность, обязуется передать (продать) в обусловленный срок (сроки) производимые товары в собственность покупателю, а последний обязуется принять товар и уплатить за него согласованную денежную сумму.

В процессе исполнения договора поставки выделяются три этапа подготовки и движения документов:

1) распределение функций в процессе выбора поставщиков и сбора информации;

2) составление договора и юридический контроль;

3) определение ответственных исполнителей.
Рассмотрим содержание каждого этапа.

1. Распределение функций в процессе выбора поставщика и сбора информации.

Отдел снабжения:

– согласовывает годовые потребности организации с потребностями
производства;

– определяет потребность в товарах и сырье на год;

– конкретизирует номенклатуру и объемы поставок;

– согласовывает потребности организации на данном этапе с финансовой
службой;

– налаживает контакт с должностными лицами фирмы-поставщика;

– собирает подробную информацию о поставщике;

–представляет в юридическую службу изложение типовых ситуаций,
возникающих при заключении договоров.

Финансовая служба:

● согласовывает потребности организации в товарах и сырье с отделом
снабжения;

● определяет потребность в оборотных средствах и составляет план платежей
в зависимости от ожидаемых поставок;

● проводит экспертизу финансовой отчетности новых контрагентов.

Юридическая служба:

– перед заключением договора с новой фирмой-поставщиком изучает
информацию о ней (учредительные документы – устав, учредительный договор, сведения о месте расположения офиса, данные о банке фирмы-поставщика, финансовая отчетность, сведения о коммерческой репутации);

– представляет в финансовую службу организации характеристику фирмы-поставщика вместе с ее финансовой отчетностью для экспертизы финансовой устойчивости.

2. Составление договора и юридический контроль.

Ответственность за составление договора и юридический контроль правомерности заключения сделки полностью ложится на финансовая и юридическую службы организации.

Финансовая служба:

● уточняет наиболее важные моменты, связанные с оформлением контракта,
подписанием и исполнением, (условия оплаты, финансовая ответственность, сроки выполнения обязательств, сроки действия договора);

● прогнозирует риски.
Юридическая служба:

– разрабатывает проекты всех типовых договоров на основе данных,
представленных отделом снабжения;

– при отсутствии типового договора под конкретную сделку разрабатывает
новый проект предстоящего договора.

Бухгалтерия:

– осуществляет расчеты с поставщиками за поставляемые товары;

– контролирует правильность оплаты;

– следит за соблюдением сроков оплаты;

– оформляет соответствующие документы.

Организационно-технологическая схема работы организации с договорами включает 2 этапа.

Этап I: оформление договора.

1. Отдел снабжения оформляет проект договора и представляет его в
финансовую службу.

2. Финансовая служба при согласии с содержанием договора визирует его
и передает для юридического контроля в юридическую службу; в случае несогласия возвращает договор со своими замечаниями на доработку в отдел снабжения.

3. Юридическая служба при согласии с содержанием договора визирует его
и передает в отдел снабжения для оформления сделки с поставщиком; в
случае несогласия возвращает договор со своими замечаниями на доработку в
финансовую службу.

4. Отдел снабжения присваивает договору номер, оформляет его в двух
экземплярах, организует подписание договора контрагентом, делает необходимое
количество копий договора и передает договор с визами юридической и финансовой
служб, подписями и печатями другой стороны на подпись генеральному директору
организации.

5. После подписания генеральным директором отдел снабжения передает уже
полностью оформленный договор в финансовую службу на регистрацию.

6. Финансовая служба регистрирует договор и передает его копии в
юридическую службу, бухгалтерию и отдел снабжения — исполнителю.

Этап II: контроль за исполнением договора поставки.

1. Исполнитель (уполномоченное организацией лицо на контракт с контрагентом) при наличии в договоре условия о предоплате организует получение с поставщика счета на предоплату.

2. Исполнитель передает полученный счет в финансовую службу на визу.

3. Финансовая служба удостоверяется в наличии договора, свободных оборотных средств, определяет возможность оплаты, визирует счет и передает его на
подпись к оплате генеральному директору.

4. Подписанный генеральным директором счет передается в бухгалтерию для оплаты, где регистрируется в журнале представленных на оплату документов.

Форма 4.1 Журнал учета документов, поступивших для оплаты.

5. Бухгалтерия проводит оплату и передает копии платежных поручений
исполнителю.

6. Исполнитель уведомляет поставщика об оплате по данным бухгалтерии.

7. Бухгалтерия еженедельно (по пятницам) представляет в финансовую службу
данные о дебиторской и кредиторской задолженности.

Форма 4.2 Журнал учета дебиторской и кредиторской задолженности

8. Финансовая служба на основании данных бухгалтерии анализирует дебиторскую и кредиторскую задолженность по каждому поставщику, а также определяет, по каким договорам превышены предельные сроки поставки. И еженедельно (по понедельникам) представляет отчет о просроченной дебиторской задолженности генеральному директору и в отдел снабжения для принятия необходимых мер.

Форма 4.3 Журнал учета просроченной дебиторской задолженности

Этап III: оформление закрытия договора,

1. Исполнитель проверяет наличие доставленных товаров по данным бухгалтерии, их соответствие условиям контракта.

2. Исполнитель проверяет соответствие качества доставленных товаров характеристикам и качеству товаров, оговоренным в контракте с фирмой-поставщиком.

3. При окончании срока действия договора исполнитель составляет акт о закрытии договора и передает его на визу в финансовую службу.

4. Финансовая служба проверяет выполнение договора, визирует акт и передает его на визу в юридическую службу.

5. Юридическая служба удостоверяется в юридической правильности закрытия договора, визирует акт и возвращает исполнителю для оформления закрытия договора.

6. Исполнитель присваивает акту номер, оформляет его в двух экземплярах,
организует подписание акта с контрагентом, делает необходимое количество копий и
передает акт с подписями и печатями другой стороны и визами юридической и
финансовой служб на подпись генеральному директору.

7. После подписания генеральным директором полностью оформленный акт о
закрытии договора и его копии передаются в финансовую службу для регистрации.

8. Финансовая служба регистрирует акт и передает его копии в бухгалтерию,
юридическую службу и отдел снабжения.

9. Финансовая служба ежемесячно представляет в отдел снабжения сведения о
неисполненных договорах.

Для управления дебиторской и кредиторской задолженностью, а также для анализа спроса на товары и их предложения могут быть представлены в следующей форме:

Форма 4.4 Дебиторы и кредиторы на « » биторскойг.

Исходная информация для заполнения формы:

1. Заявки на капитальные вложения.

2. Договоры.

3. Счета поставщиков.

4. Данные о банковском счете (выписки, первичные документы).

5. Кассовые документы.

6. Данные о поступлении товарно-материальных ценностей, оказанных услугах
(накладные, акты и т.п.).

На основе полученных данных формируется файл дебиторов и кредиторов (заполняются графы 1,2,4,5,6,7,8,9,10).

Рассчитывается контрольный срок дебиторской задолженности каждого дебитора (графа 3).

Ежедневно по дебиторам и кредиторам составляется сальдо (графы 1 1, 12). Если сальдо равно нулю, то данная запись о дебиторе (кредиторе) удаляется.

Каждый понедельник формируется таблица дебиторов, чья плановая задолженность превышена (делается выборка данных о дебиторах, для которых: текущая дата — дата из графы 7 > графы 3).

Форма 4.4 представляется в юридический отдел для ведения претензионной работы. Выписки из этой таблицы направляются соответствующим исполнителям.

Не позднее 5-го числа каждого месяца формируется информация о просроченной (в соответствии с договорами) дебиторской и кредиторской задолженности, которая передается руководству.

Ежеквартально (не позднее 15-го числа первого месяца, квартала) готовятся предложения по списанию дебиторской и кредиторской задолженности.

Управление финансовыми отношениями осуществляется в рамках утвержденного финансового плана. В связи с этим при принятии решения об оплате счетов необходимо соблюдать определенную последовательность процедур:

1) проверка законности счета (наличия договора, соблюдения сроков оплаты);

2) проверка поставщика на предмет наличия просроченной дебиторской
задолженности;

3) оценка возможности оплатить счет (сравнение сальдо по соответствующей
статье сметы).