Информационные аспекты разработки и принятия управленческих решений

Принятие решения можно рассматривать как процесс целенаправ-ленного преобразования исходной информации о состоянии и об условиях функционирования объекта управления в информацию о наиболее рациональном пути достижения этим объектом желательного состояния в будущем. Обеспечение принятия решения полной и надежной информацией в нужное время — центральная и наиболее сложная проблема организации управления. Количество, содержание и своевременность получения

информации определяют качество принимаемых решений и в конечном счете эффективность деятельности организации. Жизнедеятельность любой социально-экономической системы осуществляется через информационный обмен между ее элементами и подсистемами. В контексте системного подхода организацию можно рассматривать как структуру, состоящую из решающих звеньев и коммуникаций для передачи между ними информации. Структура организации, распределение функций, полномочий и от-ветственности во многом определяются возможностями коммуникаций, методами сбора, обработки, хранения, передачи и представления информации.

Информация может быть представлена в следующих основных ас-пектах:

1) семантическом - отражающем смысловое содержание или значение информации;

2) прагматическом - с точки зрения достижения целей управления;

3) аксиологическом - отражающем ценность информации для само-управляемой системы;

4) семиотическом - где рассматриваются способы отражения конк-ретной информации в определенной знаковой системе;

5) синтаксическом - с точки зрения техники, способа передачи информации;

6) коммуникативном - отражающем информационные связи в системе.

Наиболее общим является прагматическое рассмотрение информации, так как при этом анализируется ее полезность с точки зрения органа управления. Для построения оптимальных систем управления необходимо введение непротиворечивых количественных оценок информации в представленных выше аспектах.

Универсального метода оценки прагматической информации не существует. Но может быть использован следующий подход. В процессе развития на систему воздействуют различные силы - возмущения (например, аварии, ошибки планирования и управления, непредполагаемое поведение исполнителей и др.). Возмущения дезорганизуют работу системы. Полная дезорганизация, т.е. хаос, будет в том случае, если система находится в состоянии полной неопределенности, равновероятно принимая различные состояния. Информация рассматривается как объект, устраняющий неопределенность, измеряется количеством неопределенности, которую она устраняет. Мерой неопределенности служит показатель энтропии.

Информация, как и любой ресурс, для конкретной задачи имеется лишь в ограниченных количествах, является дорогостоящим ресурсом и, следовательно, предметом деловой активности и целенаправленной деятельности. Состояние информации определяет качество решения.

При неполной информации приходится принимать решения с риском или с неопределенностью. В первом случае есть представление о вероятности события, во втором — вероятности наступления событий неизвестны. При полной информации решение принимается с высокой степенью определенности и уверенности. Однако на практике не бывает полной информации и абсолютно определенного (без риска) решения. Внутри хозяйственной единицы участвующие в ее деятельности лица информированы неодинаково.

Потребность в информации отражает разницу между требуемой и имеющейся информацией. При этом проявляются два аспекта:

1) объективной потребности в информации, т.е. в количестве инфор-мации, которое необходимо и достаточно для решения проблемы в за-висимости от ее формулировки;

2) субъективная потребность в информации, т.е. в информации, ко-торую считает нужным иметь JIПР, ориентирующееся на свое видение проблемы и использующее конкретные подходы к ее решению.

Отмеченные объективные ограничения при переработке информации человеком накладывают отпечаток на его поведение и являются основой многих наблюдаемых эвристик, непоследовательностей, противоречий в принятии решений. ЛПР должно владеть методами получения и обработки информации.

Для определения степени обеспеченности информацией могут использоваться следующие критерии результативности информации:

- количество (полнота);

- релевантность (содержательная значимость; отсутствие факторов прагматического характера);

- точность (качественная дефрагментированность, недвусмысленность);

- надежность (гарантия правильности, отсутствие синтаксических и технических ошибок);

- понятийность (кодирование в одной системе; отсутствие семан-тических ошибок);

- актуальность (своевременность представления, скорость передачи);

- гибкость (приспособленность к различным способам передачи).

Наряду с этими объективными факторами действуют также личностные элементы, которые определяют субъективную потребность в информации. Их можно оценивать по гуманистическим и социальным критериям:

- принятие информации/отказ от информации;

- информационная надежность/информационный риск;

- информационный покой/информационный стресс;

- мотивация/фрустрация.

В связи с усложнением, динамизмом и неопределенностью внешней среды возникли новые требования к информации, которая должна:

- носить не поверхностный, обывательский, а научный характер; базироваться на глубоком анализе всех факторов, касающихся той или иной проблемы и обеспечивающих выводы о возможном развитии событий в будущем;

- строиться не на одном-двух, а на многочисленных и разнообразных достоверных источниках;

- опираться на официальные источники, статистические материалы, результаты научных исследований, мнения признанных специалистов;

- опираться на глубокое знание сферы пребывания (деловых кругов и специалистов);

- поступать своевременно и быть объективной;

- информация, получаемая из СМИ, должна перепроверяться всеми возможными средствами;

- содержать точные указания (ссылки) на источники получения для обеспечения возможности ее проверки и идентификации с другими источниками;

- должна быть конкретной и компактной, сопровождаться в случае необходимости выводами и предложениями.

Структурно-системный подход к информации показал, что одно и то же явление или один и тот же объект может иметь множество отображений, т.е. система может быть представлена бесконечным числом описаний. Но с другой стороны, одно и то же отображение, например в виде сообщения по коммуникационным каналам, может по-разному восприниматься различными пользователями. От состояния процесса восприятия информации пользователем зависят возможность ее восприятия, ее интерпретация и механизм преобразования.