Лекция 5. Организация документооборота в бухгалтерском учете

Документ – это письменное свидетельство, подтверждающее факт совершения хозяйственных операций или дающее право на ее совершение.

Надлежаще оформленные документы являются средством доказательства совершенных хозяйственных операций, т.е. обладают юридически доказательной силой, используются для оперативного руководства и текущего контроля за хозяйственной деятельностью организаций.

Документы служат средством обоснования учетных записей. На основании документов осуществляется контроль за действиями материально ответственных лиц, осуществляется передача указаний от руководителя к исполнителю.

Знание классификации документов облегчает использование их в текущем учете, контроле и анализе хозяйственной деятельности. Они классифицируются по следующим признакам:

1) по месту составления: внутренние и внешние;

2) по назначению: распорядительные, исполнительные, бухгалтерского оформления, комбинированные;

3) по содержанию: материальные, денежные, банковские, расчетные;

4) по порядку заполнения: первичные и сводные;

5) по способу составления: разовые, накопительные;

6) по форме: типовые и специализированные.

Инвентаризация– это проверка фактического наличия ценностей и сопоставление с учетными данными для выявления результата.

Инвентаризации бывают:

- плановые и внеплановые;

- сплошные и выборочные;

- полные и частичные.

Для проведения инвентаризации издается приказ и назначается инвентаризационная комиссия. Инвентаризация производится в присутствии материально-ответственных лиц, путем обязательного пересчета, перемеривания, взвешивания и выявленные результаты заносятся в инвентаризационную опись. Инвентаризационная опись по окончании инвентаризации подписывается всеми членами комиссии и материально ответственным лицом.
До начала инвентаризации материально-ответственное лицо пишет расписку о том, что все ценности оприходованы или списаны, и документы на приход и расход сданы в бухгалтерию.
На основании сличительной ведомости и решения руководителя в бухгалтерии делаются записи по результатам инвентаризации.

Учетные регистры. Формы ведения бухгалтерского учета

Учетные регистры- это специально приспособленные таблицы, предназначенные для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете на основании проверенных и обработанных документов. Учетные регистры классифицируются по видам:
1) Свободные листы(журналы-ордера открываются, как правило, на месяц).
Существует 14 журналов-ордеров, они построены по кредитовому признаку, т.е. операции заносятся в каждом журнале по кредиту определенных счетов в дебет разных счетов.
2) Карточки,как правило, это регистры в которых ведется в основном аналитический учет. Они открываются на длительный период (на год и более)
Например:карточки складского учета материалов, инвентарная карточка учета основных средств.
3) Бухгалтерские книги- это сброшюрованные листы (кассовая книга, главная книга)
4) Машинограммы- ведомости составленные на компьютере.
По экономическому содержанию различают:
- Регистры синтетического учета (ж/о, ведомости)
- Регистры аналитического учета
- Регистры совмещающие синтетический и аналитический учет (ж/о 6,7).
Записи, применяемые в учетных регистрах:

1)Линейно-позиционная запись- это когда запись производится и по дебету и Кредиту счетов по одной строке.
2) Шахматная запись- это когда сумма записывается только один раз на пересечении Дебета и Кредита счетов.

Формы бухгалтерского учета - это правила и порядок осуществления бухгалтерского учета с применением учетных регистров и определенной последовательностью и заполнения.
Существуют следующие формы бухучета:
1) Журнально-ордерная форма основана на заполнении основного регистра в виде журналов-ордеров (ж/о).
Ж/о имеют разные формы построения, по Кредиту определенных счетов, заполняются на основании отдельных документов или накопительных, группировочных ведомостей. На основании итогов ж/ордеров заполняется главная книга — это основной сводный регистр синтетического учета, она открывается на год. Для каждого синтетического учета в ней отводится отдельный лист. В ней по каждому счету, ежемесячно отдельной строкой заносится сальдо на начало, обороты по дебету и кредиту и сальдо на конец месяца.
Параллельно синтетическому учету ведется аналитический учет в различных ведомостях, карточках, книгах. Данные регистров аналитического учета должны соответствовать данным синтетического учета.
2) Мемориально-ордерная форма применяется в банках и бюджетных организациях. Основным регистром является мемориальный ордер, где указывается по каждой операции бухгалтерская проводка, сумма по ней. М/ордера регистрируются в журнале регистрации.
3) Таблично-автоматизированная форма основана на применении компьютерных программ.
4) Упрощенная форма учета применяется на предприятиях малого бизнеса в соответствии с Законом «О бухучете и финансовой отчетности» (отчетность субъектов малого и среднего предпринимательства).

Исправление ошибок в учетных регистрах:
1) Если ошибка обнаружена в учетном регистре до подсчета итогов, то исправление производится корректурным способом
2) Если ошибка обнаружена после подсчета итогов в другом отчетном периоде, то применяется 2 способа исправления:
а) Способ дополнительной записи применяется при исправлении суммы в большую сторону;
б) Способ «красного сторно» применяется при исправлении суммы в меньшую сторону или исправления самой корреспонденции. При подсчете итогов сторнировочная запись суммы вычитается.

Учетный цикл. Открытие счетов бухгалтерского учета. Регистрация хозяйственных операций и их отражение на счетах бухгалтерского учета. Закрытие счетов (определение конечного сальдо). Пробный баланс – контрольный инструмент бухгалтерской процедуры. Закрытие временных счетов. Заключительный баланс

Учетный цикл состоит из следующих этапов:

1) Запись на счетах остатков на начало месяца

2) Составление журнала операций за месяц

3) Разноска хозяйственных операций за месяц, подсчет итогов оборотов по дебету и кредиту, выведение остатков на начало следующего месяца

4) Составление оборотной ведомости (пробный баланс) по счетам синтетического учета

5) Составление по данным оборотной ведомости на начало следующего отчетного периода (заключительный баланс).

Система учета представляет собой двухуровневую систему обработки информации. Первый уровень заключается в регистрации и первичной систематизации информации. Второй уровень обработки заключается в корректировке учетных записей.