Задание 3.10. Построение сводных таблиц

Для создания сводных таблиц используется мастер создания сводных таблиц.

В сводной таблице работают с полями: строки, столбцы, данные и страницы. Эти поля заполняются при работе с мастером сводных таблиц данными из исходной таблицы.

Создание сводной таблицы

1. Выделите исходную таблицу (лист Задание-итоги) и выполните команду: Данные – Сводная таблица.

2. На первом шаге работы мастера сводных таблиц определите источник данных для сводной таблицы.

3. На втором шаге из исходной таблицы задайте данные для построения сводной таблицы.

4. На третьем шаге определите место для построения сводной таблицы (на отдельном листе). Здесь же надо щелкнуть по кнопке Макет…. Появится макет для формирования полей будущей сводной таблицы.

5. На макете определите структуру будущей сводной таблицы. Это делается буксировкой кнопок с названиями столбцов исходной таблицы на соответствующие поля сводной таблицы. Для выбранной исходной таблицы рекомендуем в поле Строки — ввести Номер точки; в поле Столбцы - Вид товара; в поле Данные - Объем реализации, В поле Страницы - Месяц.)

6. Ок. Готово.

7. В полученной сводной таблице, раскрывая соответствующие списки, задайте месяц октябрь, пятый ларек и вид продукции – Молоко.

8. Создайте другие сводные таблицы из этой же исходной таблицы. При этом поменяйте местами содержимое полей Строка и Столбец. А затем полей Столбцов и Страниц.

Работа со сводной таблицей

Различные операции со сводными таблицами удобно выполнять через ПИ Сводные таблицы. Выполним некоторые из возможных операций со сводными таблицами.

1. Добавить данные:

· Войти в сводную таблицу и 1щп.

· Выполнить команду Мастер сводных таблиц.- Макет…

· В макете перетащить в поле Данные кнопку Объем продаж, руб илидругую.

· Ок, Готово.

2. Вычисление поля сводной таблицы.

· Вызвать Мастер сводных таблиц и в окне Мастера выполнить команду Макет…

· В Макете сделать 2щл по кнопке в поле Данные.

· В поле Операция выбрать вид расчета, например, Максимум (или другую операцию). Ок.

· Ок. Готово. Просмотреть результаты.

3. Скрыть и показать данные.

В сводной таблице в полях с заголовками есть стрелки для раскрытия списков этих полей. Каждый элемент этих списков имеет флажок. Удаление такого флажка равносильно скрытию соответствующих данных из сводной таблицы. Восстановление удаленного флажка – восстановлению скрытых данных.

· В сводных таблице оставить только два ларька и только три вида продукции.

· Восстановить в сводной таблице скрытые данные.

4. Убрать данные из сводной таблицы.

· Выполнить команду Мастер...- Макет…

· Перетащите кнопки из поля Данные с удаляемыми данными за пределы области таблицы. Кнопку - выбрать самостоятельно, но хотя бы одна кнопка в этом поле должна остаться.

· Ок. Готово

5. Форматирование сводной таблицы:

· Выбрать сводную таблицу.

· На ПИ Сводная таблица щелкнуть по кнопке Формат отчета.

· В ДО Автоформат выбрать вид отчета и Ок.

6. Задание форматов данным в сводной таблице.

· Выполните команду Мастер...- Макет…

· Выберите кнопку в поле Данные для задания формата этим данным и 2щл по ней.

· В ДО Вычисление поля сводной таблицы щелкните по кнопке Формат… и задайте в поле Числовые форматы требуемый.

· Ок. Ок. Ок. Готово.

7. Построение диаграмм сводных таблиц.

Перед построением диаграммы следует удалить из таблицы все данные общих итогов. Для этого:

· Выполнить команду Мастер...- Параметры…

· Удалить флажки Общая сумма по строкам и Общая сумма по столбцам.

· Сделайте активной одну из ячеек таблицы и щелкните на ПИ по кнопке Мастер диаграмм. Правка - Перейти - Выделить…- Текущая область.

· На отдельном листе появится диаграмма, в поле которой есть стрелки для уточнения по спискам отдельных параметров таблицы. Измените количество видов продукции и количество номеров точки, в которых выполнялась их реализация.

· Измените тип диаграммы (1щп по полю диаграммы, Тип диаграммы…, и выбрать другой, Ок).

· Переместите диаграмму на другой лист с изменением ее размеров. Для этого, через БО скопируйте полученную диаграмму на лист со сводной таблицей и уменьшите площадь диаграммы примерно вдвое.

· Сохраните изменения в книге.

Функции