Управление своим временем.

Исследования показывают, что большинство руководителей испытывают недостаток рабочего времени.

«Расточителями» времени являются: стремление сделать все
сразу; неумение оценить время; откладывание дел со дня на день;
отсутствие организованности; неумение слушать, неспособность
говорить «нет»; внезапные решения; неподчинение приказам;
наши личные качества.

Правила, способствующие рациональному использовать рабочее время:

1. Периодический анализ использования рабочего времени. Его рекомендуется проводить не реже двух раз в год методом самофотографии или фотографии рабочего времени.

2. Ведение дневника руководителем, который представляет собой либо специально разработанный на предприятии дневник, сброшюрованный в книгу с расчетом на календарный год, либо выпускаемый промышленностью ежегодник.
3. Предварительное ежедневное планирование рабочего дня с указанием перечня работ, которые необходимо выполнить, и приблизительных затрат времени на их выполнение. Дневник позволяет планировать распределение рабочего времени и па более далекую перспективу: неделю, месяц, а по крупным проблемам и в разрезе года.

4. Эластичность распределения рабочего времени. Под этим термином понимается обязательное выделение резерва времени для исполнения непредвиденных работ, а также работ, затраты времени па которые установить сложно. Рекомендуется иметь резерв времени не менее 30% от длительности рабочего дня.

5. Ранжирование в распределении рабочего времени. Оно предусматривает установление приоритетов, т.с. очередности работ в зависимости от их важности как с точки зрения текущего момента, так и с позиций перспективного развития объекта управления.
б. Делегирование функций в нижестоящие звенья, т.е. передача в них всех работ, которые могут быть исполнены там с неменьшим успехом. Около 30% вопросов, которые в настоящее время решаются начальниками цехов, могут быть переданы нижестоящим руководителям.

7. Выполнение сходных по характеру работ без перерыва, т.е. в заранее установленный период. Это позволяет сократить затраты времени за счет сокращения «периода врабатываемости».

8. Своевременная корректировка плана распределения рабочего времени, если возникли какие-либо непредвиденные ситуации. Корректировка должна сопровождаться извещением других должностных лиц, связанных с руководителем совместными работами.

9. Сведение к минимуму затрат времени на систематически повторяющиеся функции управления (проведение оперативных совещаний, выдача заданий и т.п.).
10. Тщательная подготовка собраний и совещаний с обязательным установлением сроков их начала и конца, контролем соблюдения этих сроков.

11.4 Управление стрессом.

Стресс — это процесс, нарастание которого снижает работоспособность (интенсивность работы) личности. Нарастание стресса можно разбить на три фазы, в каждой из них наблюдаются различные психические реакции и разное поведение человека. В первой фазе растет интенсивность реакций личности, познавательных процессов: они ускоряются, возрастают готовность личности быстро вспомнить необходимую информацию, оригинальность мышления. Это фаза мобилизации, в которой и руководитель, и работник делают очень многое качественно и в срок, так как личность полностью использует свои ресурсы

Во второй фазе дезадаптация продолжает усиливаться. В поведении появляется неорганизованность, теряется четкость передачи информации, она все труднее понимается или неверно истолковывается, качество выполнения работы снижается, ориентация в ситуации затрудняется. Руководитель и подчиненный допускают много ошибок.

В третьей фазе, если и далее стресс нарастает, в расстройство приходит внутренняя система саморегуляции поведения личности. Личность теряет контроль за ситуацией, уже не может справиться с требованиями, которые к ней предъявляются. В поведении резко возрастает суетливость, растерянность. В мышлении стихийно возникают точки торможения, «изнутри» защищающие личность от запредельного психологического перенапряжения. Точек становится все больше и больше, что и приводит личность в состояние вялости, апатии, расслабленности, пассивности, безнадежности. Это фаза дезорганизации.
Имеется немалый опыт борьбы со стрессом. Многие его вырабатывают спонтанно, хотя есть и серьезные исследования по изучению методов борьбы со «стрессорами» и методов выхода из стрессовой ситуации. В этих исследованиях большую роль играют индивидуальные опросы руководителей по поводу того, как они борются со «стрессорами» и какими методами преодолевают стресс в разных ситуациях.

Приведенные рекомендации по управлению стрессом могут пригодиться не только менеджеру, но и рядовому работнику:

•разработайте систему приоритетов в своей работе;

• научитесь говорить «нет», когда достигнете предела, после которого вы уже не можете взять на себя больше работы;

• наладьте надежные и эффективные отношения со своим руководителем;
• не соглашайтесь с руководителем, если он выдвигает противоречивые требования;
• сообщите руководителю когда требования не ясны;
• обсудите чувство скуки, отсутствие интереса к работе с руководителем;

•найдите время для отдыха.