Понятие государственного учета документов

Все документы государственной и негосударственной части Архивного фонда РФ независимо от места их хранения подлежат государственному учету.

Учет архивных документов - установление количества и соста­ва архивных документов в единицах учета и фиксация принад­лежности каждой единицы учета к определенному комплексу и об­щему их количеству в учетных документах.

В России осуществляется централизованный государственный учет документов Архивного фонда РФ в масштабе всей стра­ны, основанный на наличии в органах управления архивным делом сведений о количестве, составе архивных фондов и ко­личестве единиц хранения.

Держатели документов государственной части Архивного фон­да РФ несут ответственность за полноту, достоверность, соб­людение сроков представления сведений по учету документов, находящихся в государственных и ведомственных архивах, го­сударственных музеях и библиотеках. Собственники докумен­тов негосударственной части Архивного фонда РФ представ­ляют сведения о своих фондах и документах с целью их госу­дарственного учета по запросам органов и учреждений Росархива. В основе государственного централизованного учета на­ходится утвержденный 11.03.97 Росархивом Регламент госу­дарственного учета документов Архивного фонда РФ.

Основой учета архивных документов является единая система регистрации архивных фондов и единиц хранения.

Средство учета - присвоение архивных шифров единицам хранения.

Проведение учета основано на принципах централизации, унификации, динамичности, полноты и достоверности.

Первичными документами учета являются учетные документы архива - комплекс документов установленной формы, фикси­рующих поступление, выбытие, количество, состав, состояние архивных документов. В них учитываются отдельные докумен­ты, единицы хранения, фонды.

Обобщенные данные ежегодно к 1 января поступают в Росар­хив, в котором идет учет по архивам и всему Архивному фон­ду РФ.

Учету подлежат все хранящиеся в архиве фонды и единицы хранения. Учет производится путем присвоения единицам хранения учетных номеров, являющихся частью архивных шифров. Ар­хивный шифр включает номера архивного фонда, описи, еди­ницы хранения, указываемые за аббревиатурой архива.

Учет документов до и после 1917 года ведется раздельно. Доку­менты и фонды после 1917 года имеют индекс Р и номер фон­да. Учетные документы до и после 1917 года ведутся с само­стоятельной порядковой нумерацией фондов. При включении в госархив бывших партийных архивов их фонды отмечаются индексом П и порядковым номером фонда. Перенумерация фондов производится в крайних случаях с разрешения выше­стоящих архивных органов. Один раз полученный номер фон­да остается за ним навсегда и не используется повторно даже в случае выбытия фонда.