Порядок каталогизации архивных документов
Каталогизация архивных документов — совокупность работ по подготовке, созданию, ведению каталогов, которая состоит из:
ü определения вида каталога;
ü разработки схемы классификации в нем документной информации;
ü выявления и отбора документной информации для каталогизации;
ü описания документной информации на каталожных карточках;
ü индексирования каталожных карточек;
ü систематизации карточек и ведения каталога.
При каталогизации осуществляется дифференцированный подход:
ü определяется очередность выбора архивных фондов и их структурных частей по степени их значимости;
ü отбираются необходимые дела, документы, сведения из них;
ü в зависимости от формирующегося каталога применяются различные приемы описания документной информации.
При определении вида каталога учитываются:
ü уровень и профиль архива;
ü структура, состав, содержание, степень разработанности фондов;
ü интенсивность и задачи использования документов;
ü наличие и качество других архивных справочников;
ü кадровые и материально-технические возможности архива.
Каталог должен наиболее полно отражать документный состав архива, служить ключом к поиску наиболее востребованных документов. В основе архивной картотеки может лежать делопроизводственная картотека, подвергшаяся в архиве переработке с целью разделения ее на картотеки постоянных, долговременных (свыше 10 лет), кратковременных (до 10 лет) дел и документов личного состава.
Каталоги могут строиться на основе логической или алфавитной структуры. К первым относятся систематические, тематические, хронологические. Ко вторым — предметные — именной и географический.
Наиболее распространенными видами каталогов являются:
ü систематический — по отраслям знаний и практической деятельности общества;
ü тематический — по темам, подтемам, рубрикам, подрубрикам;
ü по истории учреждений — по отраслям, подведомственности, типам учреждений в алфавитном порядке;
ü по истории административно-территориального деления — по видам административно-территориальных единиц, а внутри их — по алфавиту наименований;
ü хронологический — по хронологии событий, либо по датировке документов, либо по времени освещаемых событий;
ü именной — по алфавиту лиц, упоминаемых в документах, либо по авторам документов;
ü географический — по алфавиту географических и топографических объектов;
ü ведомственный по личному составу — данные о трудовом стаже, зарплате, других показателях для начисления пенсий, при передаче в архив может использоваться для составления именного каталога;
ü названий фондов — при большом количестве фондов может использоваться для первичного знакомства с фондами, их названиями, номерами, крайними датами.
Дата добавления: 2017-01-29; просмотров: 592;