Экономическая информация
Важнейшей составляющей информации, используемой в управлении, является экономическая информация, которая включает сведения о составе трудовых, материальных и денежных ресурсов и состоянии объектов управления и отражает деятельность предприятий и организаций. Экономическая информация отражает состояние производственно-хозяйственной и финансовой деятельности объектов управления или показывает, каким должно быть это состояние.
На уровне фирм ( предприятий) к ЭИ относятся: технические характеристики средств производства; описание технологии и условий производства; рыночная конъюнктура (цены, объемы спроса); сведения об оборотных средствах; сведения о кадровом составе; сведения о наличии и потребностях в ресурсах; нормативы, плановые задания; совокупность расчетных показателей (таких, как фондоемкость, рентабельность, себестоимость); различные приказы, инструкции, методики.
Важнейшие свойства ЭИ:
- преобладание алфавитно-цифровой формы ее представления (однако, информации может быть представлена также в графической форме в виде графиков, диаграмм и пр.);
- большой объем исходных данных, подлежащих обработке;
- большой объем условно-постоянной и нормативно-справочной информации;
- многократная повторяемость решения задач с одним и тем же алгоритмом, но с разными исходными данными и в разные календарные сроки;
- многократность использования ЭИ, которая существенна для систем обработки и хранения информации;
- исходная информация находит свое отражение в различных функциях управления и в связи с этим подвергается различной обработке несколько раз, что требует многократной перегруппировки данных;
- исходные данные и результаты расчета, а иногда и промежуточные результаты подлежат длительному хранению.
Среди этих свойств особенно существенными для автоматизированных систем обработки и хранения информации являются преобладание алфавитно-цифровой формы и многократность ее использования.
Классификация экономической информации:
Классификация по функциям управления:
- плановая (прогнозная, перспективная, текущая, оперативная и т.д.);
- учетная (оперативно-техническая, бухгалтерского учета, статистическая); - ----
- аналитическая; управленческая;
- нормативно-справочная, представляющая собой экономические, технологические, материальные и трудовые нормативы (тарифные ставки, оклады, ставки налогообложения, ставки отчисления, адресные и банковские данные и другие данные, которые используются при решении задач учета);
- плановая, отражающая явления и события, которые должны быть совершены в будущем;
- учетная, отражающая уже совершившиеся события ( обычно более 70% общего объема); накапливается, обобщается и передается для дальнейшего укрупнения и обобщения в верхние уровни управления ;
- аналитическая (возникает в процессе обработки вышеупомянутых видов информации при оценке деятельности предприятия).
Классификация по способу образования):
- первичная информация;
- вторичная информация .
Вторичная информация возникает в результате преобразования первичной и может быть промежуточной или итоговой (результатной). Например, информация о выработке рабочего за день – первичная, итоговая за неделю – вторичная промежуточная, а итоговая за месяц – результатная, так как на ее основе вычисляется заработная плата)). Первичная информация отличается повышенной степенью достоверности. Вторичная информация, как промежуточная, так и итоговая получается в результате многократной автоматизированной обработки на вычислительных машинах и представляется на разные уровни управления в сгруппированном и агрегированном виде.
Классификация по месту возникновения и использования:
- входящая (поступает в подразделение извне от других подразделений данного предприятия и внешних организаций);
- внутренняя (формируется и используется внутри подразделения);
- исходящая (выходит из подразделения и передается в другие подразделения или внешние организации).
Классификация по уровню стабильности применения:
- переменная (оперативная): динамично изменяется во времени и однократно используется в расчетах, например, фактический выпуск продукции цехом.
- условно-постоянная: занимает промежуточное положение, изменяется во времени, но значительно реже, чем переменная, оставаясь постоянной определенный плановый промежуток времени и многократно участвуя в расчетах (плановая информация, список поставщиков материалов, потребителей продукции, промежуточные результаты расчетов и т.д.)) ;
- постоянная : сравнительно долго не изменяется во времени и многократно используется в расчетах (нормативная, расценочная, справочная информация, данные отчетности).
Классификация по полноте:
- достаточная;
- недостаточная (не содержит всех данных для характеристики какого-либо хозяйственного процесса);
- избыточная (позволяет получить более точные результаты после обработки, но с большими затратами труда; приносит также ощутимые потери при управлении объектами, так как перегружает органы управления дополнительной работой).
Классификация по форме представления:
- алфавитная;
- цифровая;
- алфавитно-цифровая.
Документы. Часто информация фигурирует в форме документа (записи информации по установленной форме с приданием самостоятельной роли).
Документы являются основными носителями информации в сфере управления. Документирование информации является обязательным условием включения информации в информационные ресурсы. Цель документирования – придание информации юридической силы, что происходит при размещении информации на носителе по утвержденной органом управления форме, сопровождении ее установленными реквизитами регистрации и учета, указанием на создателя, наличие подписи ответственного лица, даты изготовления и даты внесения изменений.
Реквизиты (документов) - совокупность формальных элементов в составе сделки или документа, отсутствие которых лишает сделку или документ юридической силы; обязательные данные, предусмотренные действующими правилами или законами для документов, без которых документы не могут служить основанием для современных операций.
Электронный документ — документ в электронной форме, закодированное и переданное в информационную систему электронное сообщение, все реквизиты которого заверены и оформлены в соответствии с нормативными требованиями. Работа с электронными документами требует создания соответствующей системы электронного документооборота (комплекса программ, созданных для контроля управления документами). Эта система должна обеспечить хранение всех версий документов и фиксировать все действия, производимые над ними. Любая экономическая задача основана на работе с первичными документами, которые проходят различные стадии обработки – этапы жизненного цикла документа: создание, хранение, поиск, обработка, сдача в архив, передача, удаление.
Система хранения документов в электронном виде должна обеспечить, в частности, санкционированный доступ и парольную защиту файлов, а также поиск документов по различным критериям отбора. При работе с компьютерными документами используются электронные цифровые подписи, основанные на криптографических методах. Электронная подпись – это последовательность символов, полученная в результате криптографического преобразования электронных данных, которая добавляется к блоку данных и позволяет получателю проверить источник и целостность получаемых данных.
В настоящее время имеется возможность полностью автоматизировать документооборот предприятия, особенно в самой трудоемкой операции – в формировании первичных документов: платежных поручений, приходных (расходных) кассовых ордеров, накладных, счетов-фактур и пр.
Дата добавления: 2016-12-26; просмотров: 834;