Кадровое обеспечение системы управления персоналом.

1. Под кадровым обеспечением системы управления персоналом по­нимается необходимый количественный и качественный состав ра­ботников кадровой службы организации.

Количественный состав службы управления персоналом определя­ется организационно-штатными структурами и Уставом организа­ции. При расчете необходимой численности штатных работников кадровой службы учитываются следующие факторы:

1. общая численность работников организации;

2. конкретные условия и характерные особенности организации, связанные со сферой ее деятельности (производственной, банков­ской, торговой, страховой и т.д.), масштабами, разновидностями от­дельных производств, наличием филиалов;

3. социальная характеристика организации, структурный состав ее работников (наличие различных категорий — рабочих, специалистов с высшим и средним специальным образованием, научных работ­ников), их квалификация;

4. сложность и комплексность решаемых задач по управлению пер­соналом (стратегическое планирование, выработка кадровой поли­тики, организация обучения и т.п.);

5. техническое обеспечение управленческого труда и др.

В связи с тем, что организации самостоятельно определяют чис­ленность работников по функциям управления, их профессиональ­ный и квалификационный состав, а также утверждают штаты, все существующие методы расчета численности управленческих работ­ников носят в основном рекомендательный характер.

Расчет численности руководителей, специалистов и других служа­щих организации, в том числе и кадровой службы, осуществляется раз­личными методами: многофакторного корреляционного анализа, эко­номико-математическим, методом сравнений, методом прямого расчета, по трудоемкости работ, по нормам обслуживания и др.

Европейская ассоциация директоров отделов кадров предложи­ла следующий идеальный портрет-робот: «Он (руководитель кадро­вой службы) должен быть пунктуальным и методичным, динамич­ным и настойчивым, общительным, способным убеждать, справедливым, строгим, доступным, широко образованным, способным к размышле­нию, дипломатом, психологом, добрым советчиком, должен обла­дать интуицией, быть гуманным. Он должен уметь слушать и вну­шать доверие».

В связи с этим при создании эффективной системы управления персоналом в России необходимо учитывать следующее:

1. в обществе, которое трансформируется, процесс обучения кад­ровиков и освоения ими новых методов управления должен стать осознанным и непрерывным;

2. российские кадровики обязаны знать социокультурные особен­ности среды, в которой они работают, и то, чем она отличается от «остального мира»;

3. отечественные специалисты по кадрам должны владеть основа­ми зарубежной теории и практики управления и уметь соотносить их с реалиями российской культуры;

4. ценя свой накопленный опыт, российские кадровики должны адаптировать его к имеющимся экономическим условиям с учетом новой западной технологии;

5. не следует механически копировать зарубежные методы управле­ния персоналом.

2. Главные функции процесса управления персоналом, реализуемые на разных уровнях системы управления организацией, — выработка решений и контроль их исполнения. Именно необходимость обеспечения выполнения этих функций дает возможность рассмат­ривать управление персоналом как информационный процесс, функционально включающий получение, передачу, обработку (пре­образование), хранение и использование информации, а саму иерар­хическую систему управления — как информационную систему.

Информационное обеспечение системы управления персоналом представляет собой совокупность реализованных решений по объе­му, размещению и формам организации информации, циркулирую­щей в системе управления при ее функционировании. Оно включа­ет оперативную информацию, нормативно-справочную информа­цию (НСИ), классификаторы технико-экономической информации и системы документации (унифицированные и специальные).

При проектировании и разработке информационного обеспече­ния (ИО) системы управления наиболее актуальным является уста­новление состава и структуры информации, необходимой и доста­точной для принятой технологии управления.

Для того чтобы служба управления персоналом могла успешно выполнять свои функции, необходимо соблюдать следующие тре­бования, предъявляемые к качеству информации:

1. Комплексность — информация должна комплексно отражать все стороны деятельности службы: техническую, технологическую, ор­ганизационную, экономическую и социальную во взаимосвязи с внешними условиями.

2. Оперативность — получение входной информации должно про­исходить одновременно с протеканием процесса в управляемой си­стеме или совпадать с моментом его завершения.

3. Систематичность — требуемая информация должна поступать систематически и непрерывно (по возможности).

4. Достоверность — информация должна формироваться в ходе до­статочно точных измерений.

Информационное обеспечение службы управления персоналом укрупненно можно подразделить на внемашинное и внутримашинное.

Внемашинное информационное обеспечение включает: систему классификации и кодирования информации; системы управленче­ской документации; систему организации, хранения, внесения из­менений в документацию.

Внутримашинное информационное обеспечение содержит массивы данных, формирующие информационную базу системы на машин­ных носителях, а также систему программ организации, накопления, ведения и доступа к информации этих массивов.

Основным элементом внутримашинного ИО является информа­ционный массив, представляющий собой совокупность однородных записей. Структура массива, состав, порядок следования записей в массиве не зависят от типа машинного носителя. Поэтому на логическом уровне оценивается структура информационного массива, а на физическом уровне осуществляется реализация информацион­ной базы с использованием современных технических средств.

Банк данных строится из баз данных, каждая из которых пред­ставляет собой совокупность данных, организованных по определен­ным правилам, предусматривающим общие принципы описания, хранения и манипулирования данными. В базе данных накапливается и постоянно обновляется инфор­мация в виде небольшого числа массивов, каждый из которых ори­ентирован на использование при решении многих задач управления.

К разработке информационного обеспечения службы управления персоналом предъявляется ряд организационно-методических тре­бований:

1. рациональная интеграция обработки информации при ми­нимальном дублировании информации в информационной базе,

2. со­кращение числа форм документов; возможность машинной обработки информации, содержащейся в документах и во внутри машинной сфере;

3. необходимая избыточность информационного обеспечения, позволяющая пользователям различного уровня полу­чать информацию с различной степенью детализации

3. Основу технического обеспечения системы управления персона­лом организации составляет комплекс технических средств (КТС) - совокупность взаимосвязанных единым управлением и (или) авто­номных технических средств сбора, регистрации, накопления, пе­редачи, обработки, вывода и представления информации, а также средств оргтехники.

КТС должен обладать информационной, программной и техни­ческой совместимостью входящих в него средств; адаптируемостью к условиям функционирования службы управления персоналом; воз­можностью расширения с целью подключения новых устройств.

Исходными данными для выбора технических средств являются:

1. характеристики задач, предназначенных для решения службой управления персоналом организации;

2. характеристики технологического процесса обработки информа­ции;

3. технические характеристики оборудования, которое может быть использовано как составная часть КТС службы управления персо­налом.

4. Основными характеристиками задач, которые должны учитывать­ся при выборе оборудования, являются:

5. носители входной и выходной информации (документы, типи­зированные бланки, машинные носители информации и т.д.);

6. объем входной и выходной информации по указанным носите­лям;

7. объемы вычислительных работ;

8. сроки выполнения работ по решению задач управления персона­лом;

9. формы и способы представления результатов решения задач пользователям.

При выборе оборудования следует учитывать назначение и состав комплектов оборудования и его основные характеристики:

1. производительность при выполнении технологических операций;

2. надежность работы;

3. совместимость работы оборудования различных типов, в том чис­ле персональных компьютеров;

4. стоимость оборудования;

5. состав и количество обслуживающего персонала;

6. площадь, требуемая для размещения оборудования.

При выборе технических средств следует учитывать возможно­сти их использования для выполнения конкретного вида работ. В случае обеспечения полной загрузки технических средств работой данного вида целесообразно выбирать так называемые однофункциональные технические средства, так как их производительность, как правило, выше, чем многофункциональных. Однако предпочте­ние следует в обоснованных случаях отдавать многофункциональ­ным техническим средствам, обеспечивающим выполнением не­скольких функций, учитывая при этом возможную потерю в производительности оборудования.

Выбор типа, модели, марки технических средств, которые могут быть использованы в службе управления персоналом организации, осуществляется, как правило, по классификатору промышленной продукции (с учетом изменений), а также с помощью различных справочников и каталогов.

В настоящее время в техническом оснащении службы управле­ния персоналом основным направлением совершенствования яв­ляется более широкое применение высоконадежных микропроцес­сорных технических средств. К их числу относятся технические средства, предназначенные для сбора, передачи, хранения, накопле­ния, обработки и выдачи пользователям результирующей информации.

В соответствии с последовательностью стадий технологического процесса преобразования информации все технические средства, ко­торые могут быть использованы в службе управления персоналом, можно разделить на пять основных групп.

1. Средства сбора и регистрации информации: устройства подготов­ки данных, регистраторы информации, устройства сбора информа­ции. Назначение этой группы технических средств — преобразова­ние формы информации в вид, удобный для дистанционной передачи и дальнейшей обработки.

2. Средства передачи информации: системы телетайпной, телефон­ной, факсимильной связи. Предназначены для передачи информа­ции в пространстве.

3. Средства хранения информации: внешние запоминающие устрой­ства персональных компьютеров, картотеки. Предназначены для пе­редачи информации во времени.

4. Средства обработки информации (средства вычислительной тех­ники) составляют основу КТС службы управления персоналом. Они предназначены для преобразования исходных данных в результиру­ющую информацию, необходимую для принятия управленческих ре­шений.

5. Средства выдачи информации: печатающие устройства, знаковые индикаторы, видеотерминальные устройства (дисплеи), графопо­строители и пр. Они предназначены для преобразования информа­ции в вид, удобный для восприятия человеком.

Выбор средств сбора и регистрации информации производится с учетом вида регистрируемой информации, объемов информации, требований к надежности регистрирующих устройств. При опреде­лении их количества исходят из соотношения требуемого и допусти­мого времени регистрации информации в каждом пункте и количе­ства таких пунктов.

При определении состава используемых средств передачи инфор­мации необходимо учитывать характер передаваемой информации, условия передачи, объемы и допустимые сроки, удаленность источ­ников возникновения информации от центра обработки.

Состав и количество средств хранения зависят от объемов накап­ливаемой информации, видов носителей и сроков хранения, а ко­личество средств выдачи результирующей информации — от харак­тера выдаваемой информации, ее объемов, числа потребителей.

Особый подход необходим к определению потребности службы управления персоналом в персональных компьютерах (ПК), если их использование предполагается. При расчете потребного количества ПК необходимо учитывать объем информации, поступающей на обработку, сложность решае­мых задач, исходя из количества машинных операций на один пока­затель.

Применение САОИ в службе управления персоналом открывает возможность использования для обработки данных режима диало­га. Это позволяет проводить обработку данных в реальном масштабе времени с контролем пользователем хода вычислений. В результате пользователь может устранять возможные ошибки и своевременно принимать управленческие решения. Диалоговый режим работы, в случае размещения соответствующих технических устройств на ра­бочих местах работников службы управления персоналом, позволя­ет отказаться от составления первичных документов вручную. Ис­пользование диалогового режима обеспечивает работникам службы управления персоналом:

1. сокращение количества первичных документов, заполняемых вручную;

2. сокращение количества ошибок при вводе первичной информа­ции в ЭВМ, так как появляется возможность визуального и машин­ного контроля ввода;

3. совмещение процесса оформления первичных документов и ввод их в ЭВМ.

Реализация в автоматизированном режиме задач службы управ­ления персоналом в рамках функционирования САОИ обеспечива­ет:

1. высокий уровень автоматизации задач;

2. сокращение форм первичных документов, используемых для ре­гистрации оперативной информации, следовательно, и документо­оборота в целом;

3. совмещение работы пользователя (специалиста) и оператора и со­ответственно высвобождение технических исполнителей;

4. сочетание знаний, опыта пользователя с вычислительными воз­можностями ЭВМ и повышение на этой основе качества вырабаты­ваемых управленческих решений;

5. повышение достоверности и надежности выполняемых расчет­ных и логических процедур;

6. снижение трудоемкости выполняемых расчетов в рамках техни­ко-экономических задач САОИ.

4. Правовое обеспечение системы управления персоналом состоит в использовании средств и форм юридического воздействия на ор­ганы и объекты управления персоналом с целью достижения эффек­тивной деятельности организации.

Основные задачи правового обеспечения системы управления пер­соналом:

1. правовое регулирование трудовых отношений, складывающихся между работодателями и наемными работниками;

2. защита прав и законных интересов работников, вытекающих из трудовых отношений.

Правовое обеспечение системы управления персоналом включает:

1. соблюдение, исполнение и применение норм действующего за­конодательства в области труда, трудовых отношений;

2. разработку и утверждение локальных нормативных и ненорма­тивных актов организационного, организационно-распорядительно­го, экономического характера;

3. подготовку предложений об изменении действующих или отме­не устаревших и фактически утративших силу нормативных актов, изданных в организации по трудовым, кадровым вопросам.

Осуществление правового обеспечения в организации возлагает­ся на ее руководителя и других должностных лиц (в пределах предо­ставленных им прав и полномочий при осуществлении ими органи­зационно-распорядительных, административно-хозяйственных, трудовых и других функций), а также на руководителя системы управ­ления персоналом и ее работников по вопросам, входящим в их ком­петенцию. Головным подразделением по ведению правовой работы в области трудового законодательства является юридический отдел. Основные задачи юридического отдела в этой области таковы:

1. разработка проектов нормативных актов организации;

2. правовая экспертиза нормативных актов, разработанных в системе управле­ния персоналом, на соответствие требованиям законодательства и визирование их;

3. организация систематизированного учета и хра­нения законодательных и нормативных актов, поступающих в орга­низацию и издаваемых ею;

4. информирование подразделений и служб о действующем законодательстве о труде;

5. разъяснение дей­ствующего трудового законодательства и порядка его применения.

Одно из специфических условий работы кадровых служб заклю­чается в том, что их повседневная деятельность связана непосред­ственно с людьми. Организовать работу по приему работников, свое­временно обеспечить переводы на другую работу, произвести увольнение, не допустить возникновения конфликтных ситуаций, связанных с нарушениями по приему на работу, увольнению, и т.п. - все подобные меры возможны только на основе четкого урегулиро­вания прав и обязанностей всех участников трудовых отношений. Это достигается путем установления правовых норм централизован­ного или локального характера.

К правовым нормам централизован­ного характера относятся ратифицированные Конвенции МОТ, Трудовой кодекс, постановления правительства РФ, акты министерств.

К актам локального регулирования относятся: приказы ру­ководителя организации по кадровым вопросам (по приему, уволь­нениям, переводам), положения о подразделениях, должностные инструкции, коллективный договор, стандарты организации и др.