Основными регистрами журнально-ордерной формы бухгалтерского учета являются журналы-ордера.

Учетная процедура журнально-ордерной формы бухгалтерского учета заключается в том, что однородные хозяйственные операции из первичных документов (а при наличии большого количества однородных документов – из сводных, где эти документы предварительно группируются) записывают в хронологическом порядке в журналы-ордера.

Журнально-ордерная форма основана на использовании шахматного принципа регистрации хозяйственных операций и их накапливания за каждый отчетный месяц (выполняется одновременно хронологическая и систематическая запись).

Исходя из принципа регистрации учетных данных по кредитовому признаку записи по кредиту каждого синтетического счета производятся полностью в каком-либо одном журнале-ордере, таким образом, все кредитовые обороты по каждому синтетическому счету собираются в одном журнале-ордере.

Дебетовые обороты по соответствующему синтетическому счету выявляются в различных журналах-ордерах - по мере регистрации в них записей по кредиту корреспондирующих с ним счетов.

Журналы-ордера представляют собой свободные листы большого формата со значительным числом реквизитов. Открываются они на месяц на отдельный синтетический счет (отражаются однородные по экономическому содержанию операции) или группу взаимосвязанных между собой счетов, одинаковых по своему экономическому содержанию, на каждый из которых в журнале-ордере отведен раздел или графа (отражаются операции, тесно связанные между собой). Каждому журналу-ордеру присваивается определенный постоянный номер. Как правило, журналы-ордера имеют различную форму.

Особенностью применяемых журналов-ордеров является то, что в них заранее указывается корреспонденция счетов, а в ряде журналов-ордеров – и номенклатура статей аналитического учета.

По окончании отчетного месяца в каждом журнале-ордере подсчитывают итог оборотов в разрезе корреспондирующих счетов, а затем сгруппированные итоговые учетные данные из журналов-ордеров переносят в Главную книгу – объединенный регистр синтетического учета.

Главная книга открывается на год и служит для обобщения данных из журналов-ордеров, взаимной проверки правильности произведенных записей по отдельным счетам Главной книги и для составления бухгалтерского баланса и других форм отчетности.

После проверки правильности произведенных записей по счетам Главной книги по ее данным составляется бухгалтерский баланс и другие формы отчетности. Если остатки по синтетическим счетам необходимо показывать в бухгалтерском балансе и других формах отчетности по нескольким статьям, то формирование данных показателей осуществляется также на основании оборотно-сальдовых ведомостей по аналитическим счетам.

Алгоритм отражения хозяйственных операций при журнально-ордерной форме бухгалтерскогоучета можно представить в такой последовательности:

1) регистрация хозяйственных операций в кассовой книге, сводных документах, группировочных и накопительных ведомостях и в регистрах аналитического учета на основании первичных документов;

2) перенос данных кассовой книги в сводные документы;

3) дополнение накопительных и группировочных ведомостей итоговыми данными сводных документов;

4) дополнение регистров аналитического учета итоговыми данными сводных документов и накопительных и группировочных ведомостей;

5) сверка показателей регистров аналитического учета и накопительных и группировочных ведомостей;

6) формирование оборотно-сальдовых ведомостей по аналитическим счетам по данным регистров аналитического учета;

7) составление журналов-ордеров на основании данных первичных документов, накопительных и группировочных ведомостей и оборотных ведомостей по аналитическим счетам;

8) перенос кредитовых оборотов из соответствующих журналов-ордеров в Главную книгу;

9) сверка данных оборотно-сальдовых ведомостей по аналитическим счетам со счетами Главной книги;

10) составление бухгалтерского баланса и других отчетных форм по данным Главной книги и оборотно-сальдовых ведомостей по аналитическим счетам.

Основными особенностями журнально-ордерной формы учета являются:

• применение для учета хозяйственных операций журналов-ордеров, запись в которых ведется только по кредитовому признаку;

• группировка однородных хозяйственных фактов как на основании сводных документов, так и путем регистрации их во вспомогательных (накопительных и группировочных) ведомостях и разработочных таблицах;

• осуществление записи на счетах синтетического учета, как правило, на основании предварительно обобщенных однородных документов;

• совмещение в ряде журналов-ордеров синтетического и аналитического учета;

• объединение в журналах-ордерах систематической и хронологической записей;

• отражение в журналах-ордерах хозяйственных операций в разрезе показателей, необходимых для контроля и составления отчетности;

• сокращение числа записей благодаря рациональному построению журналов-ордеров и Главной книги.