Понятие учетных регистров, их классификация

Для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных документах, и отражения на счетах фактов хозяйственной деятельности предназначены учетные регистры.

Учетные регистры – документы для регистрации и группировки учетной информации (хозяйственных операций).

Для отражения бухгалтерских записей в системе синтетических и аналитических счетов ведутся регистры бухгалтерского учета.

Регистры бухгалтерского учета – это сочетание счетной таблицы определенной формы, построенной в соответствии с экономической группировкой данных об имуществе и обязательствах и предназначенной для систематизации и накопления информации, содержащейся в принятых к учету первичных учетных документах, для отражения на счетах бухгалтерского учета и в бухгалтерской отчетности.

Существует следующая классификация учетных регистров.

В зависимости от вида учетных записей:

• хронологические - хозяйственные операции отражаются в последовательности их совершения на основании первичных документов без группировки и разноски по счетам, например, кассовые книги, регистрационные журналы;

• систематические - служат для группировки хозяйственных операций по установленным признакам;

• комбинированные – сочетают в себе как хронологическую, так и систематическую запись.

По объему и содержанию:

• регистры синтетического учета - таблицы, в которых операции отражаются только в денежном измерении в обобщенном виде, например, оборотная ведомость, Главная книга;

• регистры аналитического учета - операции отражаются подробно, в том числе и в натуральном измерении (карточки учета основных средств и т.д.);

• комплексные регистры - объединяют и синтетический и аналитический учет, например, журналы-ордера по счетам 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками» и 71 «Расчеты с подотчетными лицами».

По форме построения:

• линейные односторонние – все записи производятся на одной стороне листа на одной строке (сумма операции по дебету счета отражается на той__же строке, где записана соответствующая ей сумма по кредиту этого же счета);

• линейные двусторонние – хозяйственные операции фиксируются на одной строке по дебету на одной стороне листа, по кредиту - на другой;

• многографные – предназначены для учета операций, суммы которых необходимо учитывать по отдельным элементам, подразделениям, участкам, складам (регистр аналитического учета затрат на производство материальных ценностей);

• регистры количественно-суммовой и количественной формы – предназначены для учета материально-производственных ценностей в натуральном выражении (например, карточки складского учета, книга учета реализации продукции);

• контокоррентные – все операции учитываются только в денежном выражении. Данные регистры используются, как правило, для учета расчетов с дебиторами, кредиторами, с подотчетными лицами, для учета денежных средств;

• шахматные – в один рабочий прием делается двойная запись одновременно по дебету и кредиту счетов - по строкам отражаются счета по дебету, по столбцам - счета по кредиту. Регистры с шахматной формой записи характерны для журнально-ордерной формы учета. Применение таких записей значительно сокращает учетную регистрацию, учет делается более наглядным благодаря тому, что представлены корреспондирующие счета по каждой хозяйственной операции. В настоящее время шахматный принцип записи наиболее распространен.

По способу составления:

• заполняемые вручную;

• заполняемые частично автоматизированным способом – информация регистрируется в регистрах как вручную, так и с использованием средств вычислительной техники;

• заполняемые автоматизированным способом – запись в регистрах осуществляют с использованием средств вычислительной техники.

Совокупность и расположение реквизитов в регистре определяют его форму, которая зависит от особенностей учитываемых объектов, назначения регистров, способов учетной регистрации. По внешней форме (виду) выделяют следующие регистры:

• книги – регистры, в которых все страницы пронумерованы и переплетены, а на последней странице указываются общее число страниц и фамилия уполномоченного лица. В некоторых книгах, например кассовой, страницы не только нумеруют, но и прошнуровывают шпагатом, скрепляют сургучной печатью. В зависимости от объема учетных записей в книге для того или иного счета отводится одна или несколько страниц. Книги, как правило, применяют для организации систематического, синтетического учета (Главная книга), учета кассовых операций (кассовая книга) и других операций. В современной практике бухгалтерского учета книги как учетные регистры используются ограниченно. Объясняется это тем, что они имеют ряд серьезных недостатков. Основные недостатки книг вытекают из связанности их переплетом и заключаются в том, что они:

− затрудняют разделение учетного труда (так как с каждой книгой одновременно может работать только один человек), что является значительным тормозом в повышении производительности труда счетных работников;

− непригодны для механизации учета, требующей разрозненных (свободных) учетных регистров.

Наряду с этим необходимо отметить, что книги имеют и положительные качества. Так, переплет является надежным средством охраны листов с учетными записями от потери и разного рода злоупотреблений с ними;

• карточки – регистры, изготавливаемые из плотной бумаги или неплотного картона и не скрепляемые между собой. Их хранят в специальных ящиках, которые называются картотеками. Карточки открывают на год и регистрируют в специальном реестре для обеспечения контроля за их сохранностью. Карточки рационально применять на тех участках учетной работы, где ведется значительное количество аналитических счетов, например, в учете материалов, готовой продукции, товаров. Для хранения карточек и удобства пользования ими применяется картотека (специальный ящик, предназначенный для хранения карточек);

• свободные листы (ведомости) – разновидность карточек. Ведомости отличаются от карточек тем, что они изготовлены из менее плотной бумаги и имеют больший формат. Их хранят в особых папках, называемых регистраторами (скоросшивателями). Ведомости открываются, как правило, на месяц или квартал. Использование свободных листов в качестве учетных регистров является шагом вперед в развитии учетной техники. Основные преимущества использования ведомостей заключаются в том, что они не скреплены между собой, а, следовательно, и более удобны в работе. Их использование делает возможным широкое разделение учетного труда, так как они могут свободно распределяться между счетными работниками; облегчает своевременные записи в учетные регистры за счет правильного распределение учетной работы;

• машинные (компьютерные) носители информации – представляют собой учетные регистры в виде электронных таблиц, которые хранятся в памяти персонального компьютера или на других носителях информации (дискетах, дисках, флэш-памяти). Содержание машинных (компьютерных) носителей информации, структура их графления разнообразны и зависят от содержания отражаемых объектов. При необходимости данные учетные регистры можно распечатать на карточках или свободных листах.

По продолжительности ведения выделяют учетные регистры, открываемые на год (например, Главная книга), на квартал и на месяц (например, журналы-ордера).

По степени унификации учетные регистры делятся следующим образом:

• типовые – обеспечивают наиболее рациональное ведение учета типовых хозяйственных операций, свойственных для различных организаций (бывают ведомственные и межведомственные);

• отраслевые – разрабатываются на базе межотраслевых учетных регистров и предназначены для регистрации и обобщения информации, специфичной для организаций той или иной отрасли (строительства, промышленности, торговли и так далее);

• специализированные – разрабатываются при отсутствии типовых форм и служат для учета отдельных операций, процессов конкретного хозяйствующего субъекта.