Аналитический и синтетический учет

Учет расчетов с персоналом по оплате труда должен вестись в соответствии с действующими нормативными документами, ПБУ10, Трудовым, Гражданским и Налоговым Кодексами.

Аналитический учет должен вестись в разрезе сотрудников с использованием лицевых счетов рабочих и служащих (формы № Т-54 и Т-54а), где на каждого заносятся все необходимые кадровые данные, такие как Ф.И.О., табельный номер, должность, подразделение, ИНН, номер пенсионного страхования, паспортные данные, дата рождения, и др.

Аналитический учет расчетов с работниками по НДФЛ ведется в налоговой карточке 1-НДФЛ, где идет накопление дохода с начала года, учитываются стандартные налоговые вычеты, и вычисляется налог. В начале каждого года – в срок до 31 марта сдаются сведения по налогу на доходы физических лиц в налоговые инспекции по месту нахождения структурных подразделений предприятия на каждого сотрудника. Сведения сдаются в виде справки о доходах 2-НДФЛ, в электронном виде с приложением реестра справок в 2-х экземплярах.

Расчеты организации с персоналом по оплате труда ведутся в различных вариантах ведомостей, но в них в обязательном порядке должны быть отражены следующие показатели:

- данные о работнике (ФИО, табельный номер);

- начисления по всем видам оплаты (за отработанное время, премия и пр.)

- виды удержаний ( НДФЛ, аванс и т.д.)

Ведомость ведется в 1 экземпляре. Основанием для ее заполнения служат первичные документы по учету фактически отработанного времени, листки на доплату, действующие нормативные акты и другие документы, используемые для отдельного вида удержаний.

Расчетно-платежная ведомость (ф.Т-49) и платежная ведомость(ф.Т-53) закрываются двумя суммами – выплачено наличными и депонировано. По окончании выплаты по каждому структурному подразделению все платежные ведомости заносятся в журнал регистрации платежных ведомостей(ф.Т-53а). кроме того, на каждого работника открывается лицевой счет (ф.Т-54а). срок хранения лицевых счетов 75 лет.

Основой для его заполнения служат первичные документы по учету выработки, выполненных работ, отработанного времени и документы на разные виды оплат. По данным лицевого счета (ф.Т-54а) составляется расчетная ведомость (ф.Т-51).

В конце месяца все выплаты как за отработанное, так и неотработанное время, а также стимулирующие выплаты подсчитываются и обобщаются в специальном учетном регистре – своде начисленной заработной платы. Источником для его заполнения служат расчетные (ф.Т-51) или расчетно-платежные ведомости (ф.Т-49). Его содержание раскрывает направление использования фонда оплаты труда по каждому структурному подразделению фирмы в целом.

В последние годы получила распространение выплата заработной платы персоналу по пластиковым карточкам через банкомат. Это позволило значительно сократить объем учетной работы, а именно:

- оптимизируется документооборот;

- сокращается объем кассовых операций;

- отпадают операции по депонированию невостребованной заработной платы;

- сокращаются расходы на инкассацию;

- сохраняется конфиденциальность информации о размере заработной платы сотрудников и др.

Заработную плату можно выдать другому лицу только на основании предъявленной доверенности оформленной в установленном порядке и приложенной к документу по выплате денежных средств.

Невостребованные в установленный срок суммы заработной платы депонируются, что удостоверяется в платежной ведомости проставлением штампа «депонировано». Эти суммы должны быть возвращены в банк.

Синтетический учет расчетов по оплате труда ведут на пассивном счете 70 "Расчеты с персоналом по оплате труда", в разрезе корреспондирующих счетов. По кредиту счет 70 корреспондирует с большим количеством счетов по начислению оплаты труда и другим выплатам.

По кредиту этого счета отражают причитающиеся членам трудового коллектива суммы начисленной заработной платы за отработанное время и премий, других видов начислений, отпускных, компенсаций, суммы материальной помощи, пособий по временной нетрудоспособности и другие выплаты за счет средств внебюджетных социальных фондов. Основанием для начисления оплаты труда служат табели, наряды на сдельную работу, рапорты о выработке, листки о простоях, листки нетрудоспособности и т.д.

Выбор счета, корреспондирующего со счетом 70, зависит от того, в состав каких расходов включается начисленная заработная плата, это может быть дебет счетов: 08, 20, 23, 25, 26, 28, 44, 69, 96. Отражение в учете соответствующей корреспонденции представлены в таблице.

Например, начислено пособие по временной нетрудоспособности, которое оплачивается за счет средств фонда социального страхования. Однако первые 3 дня болезни оплачивает работодатель: Д-т 20, 23, 25, 26, 44. Кр-т 70,

Остальные дни болезни Д-т 69, Кр-т 70.

Начисление отпускных производится записью: Д-т 20, 23, 25, 26, 44. Кр-т 70,

Если труд имеет сезонный характер, то необходимо создать резерв на предстоящие отпуска в целях равномерного включения суммы отпускных в расходы(Д-т 20, 23, 25, 26, 44. Кр-т 96), при уходе работника в отпуск Д-т 96, Кр-т 70. Компенсации за неиспользованный отпуск списывать за счет резерва не допускается.

По дебету счета 70 учитывают выплаты работникам, сумма удержанного налога на доходы физических лиц, своевременно не возвращенные подотчетными лицами авансы за причиненный материальный ущерб, за брак, в погашение задолженности по выданным займам, по исполнительным документам в пользу различных юридических и физических лиц. Выплаты и удержания отражаются по дебету счета 70 в кредит счетов: 50, 51, 68( НДФЛ), 71( на сумму не погашенной задолженности по командировкам), 73 ( расчеты по возмещению ущерба), 76 ( алименты, депонент и др.).

Заработная плата в неденежной форме не может превышать 20% от начисленной месячной заработной платы и также является объектом НДФЛ. Для торговой фирмы данная операция рассматривается как продажа товаров : Д-т 70, Кр-т 90, и одновременно списывается со склада учетная стоимость Д-т 90, Кр-т 41.

Расходы по таким операциям рассматриваются как текущие издержки и после их формирования по счету 44 списываются в дебет 90\2- себестоимость продаж на стоимость НДС: Д-т 90\3 «НДС», Кр-т 68 «расчеты с бюджетом по НДС».

Также организацией может выдаваться беспроцентные займы работникам, по которым исчисляется материальная выгода за пользование кредитом в размере 2/3 ставки рефинансирования ЦБ РФ. С материальной выгоды удерживается налог на доходы физических лиц по ставке 35 %. Расчеты по выданным займам ведут на счете 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям». Погашение ссуды происходит согласно договора займа из заработной платы.

Для расчета и выплаты заработной платы работникам организации применяются: расчетно-платежная ведомость (форма № Т-49), расчетная ведомость (форма № Т-51), платежная ведомость (форма № Т-53). При использовании расчетно-платежной ведомости по форме № Т-49 другие расчетные и платежные документы по форме № Т-51 и Т-53 не составляются. На работников, получающих заработную плату с применением платежных карт, составляется только расчетная ведомость, а расчетно-платежная и платежная ведомости не составляются. Ведомости составляются в 1 экземпляре в бухгалтерии.