Тема 6. Документация и инвентаризация
6.1. Бухгалтерские документы и их назначение.
Все финансово-хозяйственные операции должны быть оформлены на. основании должным образом составленных оправдательных документов. Данные документы являются первичной учетной информацией, используя которую ведется бухгалтерский учет.
Документация представляет собой процесс документального оформления финансово-хозяйственных операций. При этом осуществляется сплошное и непрерывное отражение хозяйственных операций в момент (либо сразу по окончании) их совершения.
Таким образом, документация является одной из особенностей бухгалтерского учета, где записи производятся только на основании первичных документов.
Первичный документ - оправдательный документ по совершению хозяйственной операции (письменное доказательство), на основании которого ведется бухгалтерский учет.
Первичные (так же как и сводные) учетные документы могут составляться на бумажных и машинных носителях информации. В последнем случае организация обязана изготовлять за свой счет копии таких документов на бумажных носителях для других участников операций, а также по требованию органов, осуществляющих контроль в соответствии с законодательством Российской Федерации, суда и прокуратуры.
Носителями информации могут быть дискеты, магнитные ленты и др. в зависимости от оснащенности предприятия.
Первичные документы должны составляться на русском языке средствами, обеспечивающими сохранение записей длительное время, и оформляться на бланках типовых или специально разрабатываемых форм. В документах не должно быть подчисток и неоговоренных исправлений (при этом ошибочные записи зачеркиваются тонкой чертой с надписанием правильного текста и оговаривается исправление). Но следует помнить, что в денежных документах никакие исправления не допускаются. В случае обнаружения ошибки при составлении первичных учетных документов могут быть внесены исправления лишь по согласованию с участниками хозяйственных операций.
При поступлении в бухгалтерию первичные документы подлежат обязательной проверке по форме, арифметически, по содержанию. Проверяется полнота и правильность оформления документа и заполнения реквизитов, законность операций, логическая увязка отдельных показателей, а также подсчет сумм.
Информация с первичного документа переносится в учетные регистры, о чем делается отметка на самом документе, которая исключает возможность его повторного использования. Следует помнить, что все первичные денежные документы подлежат обязательному гашению штампом или надписью "Получено", "Оплачено" с указанием даты. Все документы должны храниться некоторое время; при этом сроки хранения документов в архиве предприятия определяются согласно правилам, установленным Главным архивным управлением.
Любой документ должен содержать ряд показателей, которые в бухгалтерском учете называют реквизитами. Реквизиты подразделяются на обязательные и дополнительные.
Обязательные реквизиты обеспечивают документам юридическую силу. К ним относятся:
· наименование документа (формы), код формы; дата составления документа;
· наименование организации, от имени которой составлен документ;
· содержание хозяйственной операции;
· измерители хозяйственной операции в натуральном и денежном выражении;
· наименование должностей лиц, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления;
· личные подписи указанных лиц и их расшифровки.
Первичные учетные документы принимаются к учету, если они составлены по форме, содержащейся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, а документы, форма которых там не предусмотрена, должны содержать эти обязательные реквизиты.
Дополнительные реквизиты определяются особенностями отражаемых, хозяйственных операций и назначением документов. В зависимости от характера операции и технологии обработки данных, в первичные документы могут быть включены дополнительные следующие реквизиты:
· номер документа;
· и расчетные счета организации;
· основание для совершения хозяйственной операции.
В зависимости от места расположения тех или иных реквизитов в документах форма документов может быть зональной, анкетной, табельной и комбинированной:
· зональная форма. Документ при построении по данной форме разграфлен на отдельные зоны. Каждый реквизит размещается в своей зоне, которая является постоянной для данного типа документов, что облегчает работу с ними непосредственному исполнителю;
· анкетная форма предполагает размещение названия реквизитов в левой стороне документа, заполнение их один под другим и сверху вниз;
· табельная форма является продолжением зональной формы. В ней реквизиты расположены по вертикали и горизонтали с выделением для каждой группы нескольких строк, образующих самостоятельную таблицу (матрицу);
· комбинированная форма сочетает в себе признаки построения ранее рассмотренных форм - зональной, анкетной и табельной.
В зависимости от характера регистрируемых операций формы документов делятся на:
• типовые - предназначенные для регистрации однородных, распространенных хозяйственных операций (формы кассовых ордеров - № КО-1, № КО-2, кассовой книги - № КО-4 и др.);
• специализированные - для регистрации узкоспециализированных операций (например, в автотранспортных предприятиях карта учета работы автомобиля).
Дата добавления: 2016-12-16; просмотров: 664;