Оформлення реквізитів документів

1. Державний герб України. Це зображення знаходиться на верхньому полі розпорядчих документів та листів.

2. Емблема організації або підприємства. Оформляється нижче державного герба на верхньому полі документа.

3. Зображення нагород. Цей реквізит не скасований але в теперішній час в документах не застосовується.

4. Код підприємства, установи або організації за Українським класифікатором підприємств і організацій (УКПО). Оформлюються у виді цифр в правої верхньої частині першої сторінки документа (коли такий код надано).

5. Код форми документа за Українським класифікатором управлінської документації (УКУД). Оформлюється також у виді цифр в правої верхньої частини документа (коли це потрібно).

6. Найменування міністерства або відомства. Знаходиться у верхній частині документа на бланках державних підприємств, які мають відомче підкорення.

7. Найменування установи, організації або підприємства – автора документа. Зазначається у точній відповідності з приведеним у Положенні про дану організацію.

8. Найменування структурного підрозділу. Знаходиться нижче найменування організації у тому випадку, коли документи видають структурні підрозділи організації.

9. Індекс підприємства зв’язку, поштова і телеграфна адреса, номер телетайпу, номер факсу, номер телефону, номер рахунку в банку. Проставляється нижче найменування організації

10. Назва виду документа. Назва документа повинна відповідати змісту документа.

11. Дата. Оформлюється рабськими цифрами у день підписання, видання документу, проведення нарад, колегії, відправлення або отримання документа.

12. Індекс. Індекс створюваних і одержаних документів складається з порядкового номера ( з початку календарного року), котрий може бути доповнено індексом по номенклатурі справ, індексом застосованого класифікатора (кореспондентів, питань діяльності тощо). На документах, складених сумісно кількома організаціями, реєстраційні індекси авторів проставляють через косу рису в порядку зазначення авторів на документі (зліва направо).

13. Посилання на дату та індекс вхідного документа. Включає індекс і дату, які указані на документі, на котрий дається відповідь.

14. Місце складання або видання документу. На всіх документах, крім службових листів, вказується місцезнаходження підприємства, яке створює документ.

15. Гриф обмеження доступу до документів. Знаходиться у правому боці верхній частині першої сторінки документа. Якщо вказано гриф „ Для службового користування ”,цим документом тільки на роботі. Облік таких документів від інших. Коли вказано гриф „Секретно”, з цим документом може працювати тільки певне коло робітників, які мають спеціальний допуск. Робота з секретними документами ведеться по окремій інструкції, з якою знайомі усі робітники мають допуск до роботи з цією групою документів.

16. Адресат. Документи адресують до організацій, їх структурних підрозділів або конкретних посадових осіб.

17. Гриф затвердження. Гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ, найменування посади, підпису, ініціалів і прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження. Гриф розміщується у правому верхньому кутку першого аркуша документа.

18. Резолюція - підпис на документі, зроблений керівництвом організації або структурного підрозділу, що містить вказівки з виконання документу. Вона складається з таких елементів: прізвище виконавця, зміст доручення, строк виконання, підпис, дата. У випадку, коли доручення надано кільком посадовим особам, основним виконавцем є особо, зазначена у дорученні першою, якщо не обумовлено інше.

19. Заголовок до тексту. Короткий зміст документу вказують у заголовку до тексту. Він повинен бути максимально коротким та ємним, точно передавати зміст тексту.

20. Позначка та контроль. Строк виконання документів зазначається у резолюції керівника, коли він не указаний, строк контрольного документа визначається в один місяць або як указано в документі.

21. Текст. Тексти документів можуть бути оформлені у виді анкети, таблиці, це може бути вільний текст, а також комбінація різних форм.

22. Позначка про наявність додатків. Додатки доповнюють, пояснюють окремі питання документів, або документ у цілому. Про наявність додатків зазначається у тексті або після тексту документа перед реквізитом „підпис”. Наприклад:

Додаток: Штатний розклад на 4 арк. у 3 прим.

23. Підпис. До складу підпису входять: найменування посади особи, яка підписує документ (повне, якщо документ оформлено не на бланку, і скорочене – на документі, складеному на бланку), особистий підпис, ініціали і прізвище. Наприклад:

Голова правління підпис Н.О. Сергіїв

24. Гриф погодження. Складається зі слова „ПОГОДЖЕНО”, найменування посади особи, з якою погоджується документ (включаючи найменування організації), особистого підпису, його розшифровки і дати. Наприклад:

ПОГОДЖЕНО

Голова правління ВАТ „Азот”

________________О.І. Карпусь

підпис

12.09.05

25. Віза. При візуванні документа крім особистого підпису приводять її розшифровку і ставлять дату. При необхідності указують посаду візуючого. Наприклад:

________________(Кірсанова)

підпис

20.08.05

26. Печатка. На документах, що вимагають засвідчення прав громадянина і юридичних осіб, фіксації факту витрати грошових коштів і матеріальних цінностей, а також передбачених актами, підпис відповідальної особи повинен засвідчуватися гербовою печаткою. Відбиток треба проставити таким чином, щоб він захоплював частину слів найменування посади особи, яка підписала документ.

27. Позначка про засвідчення копій. При засвідченні копії документа нижче реквізиту „Підпис” проставляють засвідчену надпис „Вірно”, найменування посади особи, яка засвідчила копію, її розшифровку і дату засвідчення. Наприклад:

Вірно

Інженер відділу кадрів _______________А.І. Смирнова

Підпис

10.09.05

При пересиланні копії документів в інші організації або надання її у руки, засвідчену підпис підтверджують печаткою.

28. Прізвище виконавця і номер його телефону.

29. Позначка про виконання документа і направлення його до справи.

30. Позначка про перенесення даних на машинний носій.

31. Позначка про надходження.

Тема 14. Складання і оформлення організаційно-розпорядчих документів

Керівники підприємств і підрозділів у своїй роботі використовують технічні, планові, кадрові, фінансові, звітно-статистичні та інші документи.

З метою раціоналізації документів, пристосування до обробки засобами обчислювальної техніки здійснено їх уніфікацію і стандартизацію.

Основу документаційного забезпечення діяльності керівника становлять організаційно-розпорядчі документи (ОРД), які забезпечують процес розпорядчої і виконавчої діяльності. Вони становлять одну з підсистем управлінської документації. До них належать: постанови, розпорядження, накази, вказівки, рішення, акти, протоколи, довідки, доповідні, службові і пояснювальні записки, положення, статути, інструкції, зведення, доповіді, огляди, листи, телегра­ми, договори, плани, звіти, списки та ін.

Для документування управлінської діяльності використовується кілька десятків видів і різновидів організаційно-розпорядчих документів.

Акт - офіційний документ, складений групою службових осіб для підтвердження виявлених ними фактів.

У деяких випадках акт складає одна або кілька посадових осіб. При цьому він не тільки фіксує виявлені факти, а й містить висновки, рекомендації, пропозиції (акти перевірок, обстежень, ревізій фінансово-господарської діяльності та ін.). У цих актах вказують документи, що визначають повноваження осіб, які склали акт.

В акт включають тільки ті факти, які було встановлено особами, що його підписали.

Акт оформлюють на бланку, який містить такі реквізити: назви структурного підрозділу і виду документа (акт,) коди, підстави, місце складання, дату, індекс, заголовок, до тексту, текст, підписи. Деякі акти мають гриф затвердження. Місце і дата складання акта повинні відповідати місцю і даті актованої події.

Заголовок формулюють за допомогою віддієслівного іменника з прийменником "про": "Про перевірку зберігання документів"; "Про інвентаризацію товарно-матеріальних цінностей"; "Про списання обладнання".

Текст акту складається із вступної і констатуючої частини.

У вступній частині зазначають підстави для складання акту і осіб, що його склали і були присутніми при цьому. Акт може бути складений за вказівкою вищестоящої організації, керівника устано­ви або підрозділу, на основі розпорядчого документа. Цій частині тексту передує слово "Підстава", наприклад:

Підстава: наказ директора ЗАТ "Донецький ЦУМ" від 16.05.2003 № 40.

Після слова "Складено" зазначають назву комісії, посади, ініціали і прізвища осіб, що склали акт. Якщо акт складено комісією, то першим зазначають прізвище голови. Прізвища членів комісії або інших осіб, що склали акт, розміщують в алфавітному порядку. Після слова "Присутні" перелічують в алфавітному порядку посади, ініціали і прізвища осіб, що були присутні при складанні акту.

У констатуючій частині акту викладають зміст, характер, методи і строки виконаної роботи, виявлені факти, а також висновки і пропозиції. Констатуючу частину можна оформити у вигляді таблиці.

У кінці тексту вміщують дані про кількість ідентичних примірників акту, місце перебування їх або адресати, яким їх направлено.

Кількість примірників акту визначається нормативними документами або практичною потребою.

Акт підписують усі особи, що брали участь у складанні його, без зазначення посади. Особа, яка має зауваження щодо змісту акту, підписує його із зазначенням своєї незгоди і викладає свою думку на окремому аркуші, який додають до акту. Невеликі за обсягом зауваження можна подавати нижче від підпису осіб, що склали акт.

Якщо висновки і пропозиції в акті викладено у розпорядчій формі із зазначенням строків виконання запропонованих дій, то акт подають керівнику, який розписується в тому, що ознайомився з його змістом.

Доповідна записка інформує керівника підприємства або структурного підрозділу про явища і факти, що мали місце, виконану роботу, ситуацію, яка склалася, та ін. Вона створюється як за ініціативою її автора, так і на підставі письмової або усної вказівки керівника і мо­же мати ініціативний, інформаційний або звітний характер.

Ініціативну доповідну записку складають з метою примусити адресата прийняти певне рішення. Найчастіше у тексті записки містяться загальні або конкретні пропозиції щодо рішення розглядуваних питань.

Інформаційна доповідна записка інформує керівника про хід або розвиток певного процесу, загальний характер якого керівни­кові відомий.

Інформаційні доповідні записки відрізняються регулярністю їх подання.

Звітна доповідна записка має інформувати керівника про завершення роботи або хід виконання вказівок, рекомендацій, планів та ін., наприклад:

Про хід виконання пропозицій комісії, викладених у акті від 10.06.2005 №2 "Про фінансово-господарську діяльність магазину "Комфорт";

Про роботу постійно діючого семінару "Теорія і практика управління" у 2004/2005 навчальному році.

З погляду адресності розрізняють внутрішні доповідні записки, що адресують керівнику установи або підрозділу, де працює особа, що склала її, і зовнішні, які адресують керівнику вищого органу.

Доповідні записки, які направляють керівнику установи або за її межі, необхідно реєструвати. Зовнішню доповідну записку підписує керівник установи, внутрішню - особа, що її склала.

Дату або період часу, якого стосуються наведені у записці відомості, можна включати у текст заголовку або вони можуть бути його складовою частиною, наприклад: За станом на 25.05.2005.

Текст доповідної записки складається з двох частин. У першій викладають факти, що зумовили потребу написання записки, у другій містяться висновки і пропозиції, які, на думку автора, мають виконуватися у зв'язку з викладеними фактами.

Зовнішня доповідна записка має такі реквізити: адресат, назва виду документу, коди, дата, індекс, місце складання, заголовок до тексту, текст, підпис, прізвище виконавця і номер його телефону.

Внутрішню доповідну записку можна оформляти на загальному бланку або стандартному аркуші паперу формату А4 із зазначенням таких реквізитів: адресат, назва виду документа, дата, заголовок до тексту, текст, підпис із зазначенням посади автора записки.

Заяву оформлюють на стандартному аркуші.

В інструкції викладають правила, що регулюють спеціальні сторони діяльності і відносин установ і посадових осіб. Право вида­вати інструкції мають міністерства України, державні комітети, комітети і комісії, адміністрація об'єднань, комбінатів, трестів,

фірм, підприємств, установ і організацій. Виконкоми Рад народних депутатів, їх управління і відділи інструкцій не видають.

Заголовок до тексту інструкції повинен чітко обмежувати коло питань, об'єктів або осіб, на яких поширюються вимоги інструкції: "Інструкція про ведення діловодства", "Інструкція про порядок розгляду...".

Текст інструкції складається з розділів, які поділено на пункти і підпункти. Інструкція починається розділом "Загальні поло­ження", де розкриваються цілі її видання, зазначається галузь поширення, викладається порядок використання і подаються інші відомості загального характеру.

Датою інструкції є дата її затвердження. Затверджує інструкцію керівник установи, найчастіше виданням розпорядчого документа, підписує керівник структурного підрозділу, де її розроблено. Текст інструкції повинен мати директивний характер, тому в ньому доцільно використовувати чіткі формулювання із словами "повинен", "слід", "необхідно", "не допускається" та ін. Зміст викладають від третьої особи або використовують безособову форму.

Інструкцію оформлюють на бланку, його формуляр має такі реквізити: назва виду документу (інструкції), гриф затвердження, заголовок, текст, коди, дата, індекс, місце видання, підпис.

Пояснювальну записку використовують для пояснення ситуації, що склалася, фактів, дій або вчинків працівника на вимогу керівника, у деяких випадках - за ініціативою підлеглого.

Пояснювальну записку, яка не виходить за межі установи, оформлюють на бланку або стандартному аркуші паперу формату А4 із зазначенням таких реквізитів: адресат, назва структурного підрозділу, вид документа, коди, прізвище виконавця і номер його телефону, заголовок до тексту, текст, дата, підпис.

Якщо записку направляють за межі установи, її оформлюють на бланку і реєструють.

На практиці пояснювальною запискою іноді називають частину іншого документу (плану, звіту, проекту та ін.) або один із додатків до нього. Якщо така пояснювальна записка має самостійне значення і відокремлена від основного документу, її оформлюють на бланку.

Лист - один з основних засобів зв'язку між громадянами, установами, організаціями і підприємствами. До складання службових листів ставляться такі самі вимоги, що й до інших службових документів.

У листі має бути розкрито одне питання. Якщо є потреба одночасно звернутися в установу з кількох різних питань, доцільно складати кілька листів. Це спрощує операції з технічної обробки листів і прискорює їх виконання. Робота із складними (що містять кілька питань) документами призводить до труднощів, оскільки в реєстраційній формі слід зазначати не одне, а ряд питань - не зрозуміло, кому слід направити документ у першу чергу, ускладнюється контроль виконання, виникають складні ситуації при визначенні справи, де документ треба зберігати, та ін.

Текст листа повинен складатися з двох логічно пов'язаних частин. У першій зазначають факти, події, причини, що виступили підставою для написання листа, а також посилання на документи, де ці факти і причини викладено.

У другій частині подають висновки, пропозиції, прохання, рішення та ін.

Лист оформлюють на бланку для листів із заповненням таких реквізитів: назва структурного підрозділу, адресат, дата, код, індекс, посилання на індекс і дату вхідного документа, заголовок до тексту, текст, підпис, прізвище і номер телефону виконавця.

Форми листів, що використовуються в установах, розроблено і класифіковано за кількома ознаками: листи, що потребують і не потребують відповіді; супровідні та ін. До перших належать листи -запити, звертання, пропозиції, прохання, вимоги та ін. Форма відповідей на них залежить від характеру ініціативного листа. До других - гарантійний лист, листи - повідомлення, нагадування, відмови, підтвердження, розпорядження та інш.

У супровідному листі адресату повідомляють про факт відправлення йому документів, які прикладають до цього листа. Ці листи складають тільки у тих випадках, коли адресату необхідно повідомити відомості, яких немає у документі. Найчастіше до них відносять пояснення щодо направлення документа, його особливостей, характеру виконання, особистості автора, а також підтвердження факту і дати відправлення. В інших вкладках супровідні листи не складають.

Супровідні листи слід починати словами "повертаємо", "направляємо", "посилаємо" та ін. Тут зазначають і перелічують також заголовки, індекси і дати документів, наприклад:

Направляємо протокол погодження умов постачання. Просимо підписати, засвідчити печаткою і надіслати один примірник на нашу адресу.

Додаток: Протокол на 6 арк. в 2 пр.

Лист-підтвердження використовується для повідомлення відправника про одержання: відправлених ним документів або цінностей, підтвердження фактів та ін.

Наприклад:

Підтверджуючи одержання рекламації, повідомляємо, що для надання допомоги у налагодженні обладнання направлено групу спеціалістів.

Лист-нагадування звичайно містить нагадування про закінчення або наближення встановленого строку, у зв'язку з чим слід вжити необхідних заходів. Складається він з однієї фрази: "Нагадуємо, що строк подання рукопису у видавництво закінчився 1 січня 2003р.".

Лист-повідомлення використовується для повідомлення або затвердження будь-якого факту і, як правило, починається словами "Повідомляємо", "Доводимо до Вашого відома". Наприклад: "Повідомляємо, що для виконання досліджень за темою 17/08-03 виділено 3 тис. грн.".

Лист-запрошення адресують конкретній особі або групі осіб, проте його направляють і в установу.

Заводу "Ремточмеханіка": Будинок науково-технічної пропаганди проводить 15-16 липня 2005р. практичну конференцію на тему "Оренда на підприємствах побутового обслуговування". Просимо взяти участь у роботі конференції. Представник заводу може виступити із повідомленням про організацію орендних відносин на Вашому підприємстві.

В установах використовуються форми листів, найчастіше роз'яснювального або розпорядчого характеру, мета яких інформувати підвідомчі установи системи та інші організації, пов'язані з виконанням будь-якої функції. При оформленні таких листів зазначають кілька адрес або застосовується узагальнена адреса, наприклад: Начальникам виробничих об'єднань.

При оформленні таких листів слід ретельно зважувати доцільність направлення їх за тією або іншою адресою, оскільки кожен лист потребує витрат часу одержувача на його опрацювання.

З листами, про які йдеться, не слід плутати листи, які направляють у різні установи і які не містять елементів вказівки або розпорядження. Такі листи також направляють тільки у ті організації, для яких ця інформація необхідна.

При складанні листів доцільно:

• враховувати взаємовідносини із установами, з якими проводиться листування;

• починати виклад із суті питання;

• не починати текст з назви установи, оскільки її зазначено на бланку, а також з посилання на раніш одержані від кореспондента листи;

• підписувати оригінал листа, який направляють у підвідомчі установи, і вміщувати його у справу, розсилаючи копії.

Одним з найважливіших напрямків удосконалення форми листа є уніфікація і типізація текстів. Для написання одного ділового листа з вільним викладенням необхідно 20-40, а в разі використання типового тексту - 5-8 хв.

План фіксує дії або заходи щодо виконання, послідовність, обсяг, строки їх виконання, виконавців і в ряді випадків відомості про виконання. Основний зміст плану може бути викладений у формі тексту або таблиці. У так званих календарних планах зазначені заходи розміщують у хронологічному порядку, тобто за строками виконання.

До кожного пункту плану вказують конкретних виконавців і строки виконання. Плани підписують особи, що брали участь у їх розробці, або відповідальні за виконання. Затверджується план на засіданні колегіального органу або керівником установи (структурного підрозділу). Деякі види плану перед затвердженням погоджують. План має такі реквізити: назву установи і структурного підрозділу, вид документа, заголовок до тексту, коди, текст, підпи­си, дату складання, а також візи, грифи погодження і затвердження.

Положення бувають двох видів: про установи, структурні підрозділи (комісії, групи, неформальні підрозділи, громадські організації та ін.), окремі посадові особи і про проведення різних заходів (оглядів, конкурсів та ін.). Перші регламентують діяльність установ, підрозділів і посадових осіб, визначають підпорядкованість їх, функції, завдання, обов'язки, права, відповідальність, організацію роботи та ін. Структуру, порядок складання, затверджен­ня, внесення змін і використання таких положень викладено у ряді спеціальних посібників.

Положення про установу затверджується розпорядчим документом вищестоящої організації. Положення про структурний підрозділ складає його керівник, а затверджує керівник установи виданням розпорядчого документу або грифом затвердження. Він також затверджує положення, що визначають статус комісій, груп та ін., які організовують тимчасово. Датою положення є дата його затвердження.

Структуру і зміст положень про проведення заходів визначають установи, які їх організовують.

Положення оформлюють на бланку із заповненням таких реквізитів: назва структурного підрозділу (в разі потреби), гриф затвердження, назва виду документа (положення), дата, індекс, заголовок, коди, текст, візи, грифи погодження.

Постанови видають Кабінет Міністрів України, державні комітети і комісії, а також комісії, створені місцевими Радами народних депутатів, - адміністративні, у справах неповнолітніх та ін.

Постановою є також заключна частина протоколу засідання колегіального органу (зборів, правління, президії та ін.). Ці постанови включають до протоколу або додають до нього, в разі потреби їх можна оформляти як витяг з протоколу.

Текст постанови складається з констатуючої і розпорядчої частин. У констатуючій викладають мотиви дій, про які йдеться у постанові, роблять посилання на розпорядчий документ вищестоящого органу - підставу для видання постанови. Розпорядча частина починається з назви колегіального органу і слова "Постановляє". Подальший текст викладають у наказовій формі. У коленому пункті постанови перелічують дії, які слід виконати, виконавців (організацію, підрозділ або особу) і строки виконання.

Датою постанови є дата засідання колегіального органу, де її прийнято. Підписують постанову голова і секретар (керуючий справами) колегіального органу.

Постанову оформляють на бланку із заповненням таких реквізитів: назва виду документа, дата, індекс, місце видання, заголовок, текст, підписи, візи, гриф погодження, коди.

Наказ є найважливішим розпорядчим документом, який найчастіше використовується у практиці управління. Накази видають керівники установ, що діють на основі єдиноначальності. Право керівників установ на видання наказів встановлено відповідними центральними або місцевими органами.

Накази, як правило, видають з питань створення, організації, ліквідації, перенайменування, зміни масштабу діяльності установи або структурного підрозділу; затвердження або зміни положень, інструкцій, правил, планів, структури, призначення, переміщення або звільнення працівників та ін.

У наказах висвітлюють також питання адміністративної діяльності установи, що потребують правового вирішення.

Готує проект наказу підрозділ (керівник підрозділу) або посадова особа, робота яких пов'язана з наказом або з виконанням його. Залежно від змісту розрізнюють накази із загальних питань (за основною діяльністю) і щодо особового складу.

Накази із загальних питань видають на виконання директивних вказівок вищестоящих органів, за ініціативою керівника, що видає наказ, або підпорядкованих структурних підрозділів. У останньому випадку обґрунтування потреби видання наказу вміщують у доповідній записці.

У наказах, підставою для видання яких є розпорядчі документи вищестоящої організації, доводять до відома підвідомчих установ директивні вказівки вищестоящих органів, конкретизують визначення їх виконавців, методів і строків виконання в умовах діяльності конкретних установ або системи.

Наказами щодо особового складу оформлюють призначення, переміщення, звільнення, заохочення, стягнення та ін. Наказ видають на основі доповідних записок, записок керівників підрозділів, заяв громадян.

Текст наказу складається з констатуючої і розпорядчої частин. У першій викладають факти і міркування, які є підставою для видання наказу; у другій перелічують дії, які слід виконати. Якщо наказ видають на основі письмової вказівки вищестоящої організації (постанова, наказ, директивний лист та ін.), то в констатуючій частині наказу вказують назву виду документу, його номер, дату і заголовок.

Якщо в констатуючій частині наказу необхідно підкреслити роль конкретної особи, використовують активну форму, наприклад: "Економіст планово-економічного відділу Іванов О. Б. не забезпечив своєчасне доведення планів з товарообігу до структурних підрозділів...".

Якщо факт, про який йдеться у наказі, має більше значення, ніж роль конкретної особи, або йому надається узагальнене значен­ня, використовують пасивну форму: "Послаблено контроль за витрачанням коштів; виявлено порушення у виконанні правил...".

Констатуючу частину можна опустити, якщо розпорядча частина наказу не потребує обґрунтування.

Розпорядча частина наказу починається словом "Наказую". Текст в разі потреби розподіляють на пункти, які нумерують арабсь­кими цифрами. Дії однорідного характеру об'єднують у одному пункті, наприклад: "Генеральному директору науково-виробничого об'єднання "Маяк" Іванову О. П., директору заводу "Прогрес" Сидорову К. Д. і директору заводу "Хімприлад" Ковалю К. М. забезпечити відвантаження вузлів і деталей комбінату "Північ" до 16.06.2005".

Кожний пункт розпорядчої частини починається із зазначення виконавця, потім перелічують дії і строки виконання їх. Дію, яку слід виконати, виражають дієсловом у неозначеній формі (здійснити, забезпечити, покласти, відвантажити, зарахувати та ін.). Виконавцями можуть бути установа, структурний підрозділ або посадова особа, яку називають у давальному відмінку.

Наказ може мати загальний для усіх виконавців строк виконання або встановлювати конкретні строки виконання для кожної дії. Наприклад:

Відділу вторинних енергоресурсів завершити розгляд поданих методик до 06.03.2005, відділу нормування сировини і матеріалів до 06.04.2005, відділу паливних ресурсів до 06.05.2005.

Строк виконання п. 1, 3, 6 цього наказу - 10.01.2005, п. 2, 4, 5, 7 - 20.01.2005.

Строк виконання цього наказу 30.06.2005.

Розпорядчу частину наказу дозволяється викладати у табличній формі із зазначенням у називному відмінку назви установи або посади і прізвища виконавця.

В одному з останніх пунктів розпорядчої частини зазначають осіб, на яких покладено контроль за виконанням наказу: "Контроль за виконанням п. 5 і 8 цього наказу покласти на головного бухгалтера центральної бухгалтерії міністерства; п. 6 і 7 - на головного бухгалтера господарського управління міністерства".

У разі потреби окремим пунктом у кінці наказу перелічують розпорядчі документи, які цим наказом скасовуються, змінюються або доповнюються.

Проект наказу погоджують візуванням із зацікавленими установами і підрозділами, юрисконсультом і посадовими особами, яких він стосується. На візування звертають особливу увагу, оскільки окремі пункти наказу можуть стосуватися різних підрозділів і осіб. Проект наказу в усіх випадках візують особа, що його склала, і керівник структурного підрозділу, який виносить проект наказу або готує його.

Проект наказу погоджують з юрисконсультом з таких питань:

• доцільність видання наказу з певного питання;

• відповідність проекту наказу постановам уряду, наказам керівництва установи, діючому законодавству, нормам, положенням, інструкціям;

• логічна побудова тексту, правильність редакції, чіткість формулювань і відповідність окремих формулювань спеціальним вимогам, що діють у деяких органах (наприклад, вимогам суду, прокуратури, органів охорони праці, соціального забезпечення, охорони здоров'я та ін.).

Наказ має не тільки адміністративно-правове, а й виховне значення, тому його формулювання повинно відрізнятися винятковою точністю і високою культурою викладення.

Виконавець, що готує проект наказу, визначає установи, підрозділи і посадових осіб, яким слід його направити. Список адресатів можна друкувати на звороті останнього аркуша наказу або додавати у вигляді самостійного документу.

Наказ набуває сили з моменту його підписання (деякі пункти можуть мати свої строки набування сили). Призначають і переміщують працівників, якщо строки спеціально не обумовлені, з дня підписання наказу.

Наказ друкують на бланках формату А4. Формуляр наказу містить такі реквізити: назву виду документа (наказ), місце складання або видання, дату, індекс, заголовок до тексту, текст, підпис, візи.

За мірою удосконалення управлінської діяльності, поглиблення розподілу праці в управлінні, більш повного і чіткого його документування, розробкою положень про підрозділи, посадові інструкції, перелік обов'язків зникає потреба в оформленні деяких управлінських рішень за допомогою видання наказу. Так, у багатьох установах і на підприємствах не видають наказів про надання відпусток, відрядження і з деяких інших питань.

З наказом ознайомлюють усіх зазначених у ньому осіб, які розписуються на одному з примірників наказу або спеціальному бланку. У ряді випадків накази доводять до відома усіх співробітників і вивішують для ознайомлення з їхнім змістом.

Накази із загальних питань і щодо особового складу мають окрему самостійну індексацію, яка починається з початку кожного календарного року.

Практика свідчить, що чим вищий рівень організації виробництва, праці та управління, тим менше видають в установі письмових наказів. Невиправдано велика кількість наказів послаблює їхнє значення, перетворюючи у формальні акти, збільшує документообіг і витрати праці в управлінні. Крім того, із збільшенням кількості наказів зростає вірогідність неузгоджених дій, рішень, заходів та ін.

Протокол - це документ, що фіксує хід обговорення питань і прийняття рішень на зборах, нарадах, конференціях і засіданнях колегіальних органів, або документ, складений офіційною особою для посвідчення будь-якого факту (протокол інспектора пожежної охорони, санітарного інспектора та ін.). Останній за своїм змістом наближається до актів.

Протоколи, що фіксують хід роботи і рішення постійних колегіальних (колегії, комітети, ради, президії, комісії) і тимчасових (конференції, збори, наради, комісії) органів, можуть бути трьох видів:

1) короткі - записують питання, що обговорюються, прізвища доповідачів і тих, хто виступає, прийняті рішення;

2) повні - містять крім вже зазначеного короткий запис виступів доповідачів і учасників;

3) стенографічні - увесь хід засідання записують дослівно.

У повних і стенографічних протоколах відбивають зміст усіх виступів з питань, що розглядаються. Протоколи ведуть посадові особи (секретарі, діловоди, стенографістки), або вибрані на засіданні секретаріати, або секретар.

Протокол складають на основі рукописних, стенографічних, магнітофонних записів, зроблених під час засідання. Крім того, при оформленні протоколу використовуються подані до засідання матеріали - тексти, тези доповідей і виступів, довідки, проекти рішень та ін. Про­токол повинен відрізнятися повнотою і точністю викладення виступів і ходу зборів. У ньому необхідно відображувати усі міркування, які виникали в процесі обговорення, погляди і заяви, а також прийняті рішення.

У протоколі заповнюють такі реквізити: назву структурного підрозділу (якщо в цьому є потреба), назву виду документа (протокол), коди, дату, індекс, грифи затвердження (якщо протокол підлягає затвердженню), заголовок, текст, підписи голови і секретаря.

Заголовком тексту протоколу є назва колегіального органу або конкретної наради і обговорюване питання.

Текст протоколу складається із вступної та основної частин, у вступній частині після слова "Присутні" зазначають прізвища присутніх на засіданні членів колегіального органу або співробітників, а також запрошених осіб. Якщо їх було більше ніж 15, до протоколу додають список присутніх. У цьому випадку у вступній частині протоколу зазначають тільки загальну кількість їх. Прізвища осіб, що брали участь у засіданні, розміщують в алфавітному порядку (окремо - членів колегіального органу, окремо - запрошених). Після прізвища запрошеної особи зазначають назву установи, яку вона представляє, місце роботи і посаду.

На багатьох зборах і засіданнях зазначають тільки кількісний склад присутніх: "Присутні 150 чол." Ініціали і прізвища голови і секретаря, яких обирають, фіксують у вступній частині протоколу. Тут указують також порядок денний засідання - перелік чітко сформульованих питань, які слід розглянути. Питання у порядку денному розміщують за важливістю, складністю і відведеним часом їх обговорення. Найпростіші питання, як правило, вказують останніми. Питання формулюють у називному відмінку, наприклад: "Розгляд звіту за 2005р." (неправильно "Про розгляд звіту за 2005р.").

Основна частина тексту протоколу складається з розділів, що відповідають пунктам порядку денного. Розділи нумерують і будують за схемою: слухали - виступили - вирішили (ухвалили).

У тих випадках, коли текст доповіді додають, виступи у розділі "СЛУХАЛИ" не записують, а після прізвища доповідача зазначають "Текст доповіді додано".

У розділі "ВИСТУПИЛИ" особливу увагу звертають на ті виступи, де було виявлено незгоду з положеннями доповіді і особливу думку особи, що виступала. Запис виступів і доповідей не обов'язково фіксують слово в слово. Іноді це може бути короткий звіт про неї.

Питання до доповідача і тих, хто виступає, а також їхні відповіді заносять у протокол за мірою виступів за такою формою:

В.Л. Сидоренко - Коли було завершено ремонт цеху?

О.В. Василенко - у другій декаді серпня 2005р.

Слову "УХВАЛИЛИ" у протоколах сесій Рад народних депутатів і їх виконавчих комітетів відповідає слово "ВИРІШИЛИ".

Якщо рішення містить різні питання, його розподіляють на пункти, які нумерують арабськими цифрами. Кожен пункт друкують з абзацу. Якщо рішенням або одним з його пунктів затверджується будь-який документ, то останній додають до протоколу. Стиль протокольних рішень - розпорядчий, лаконічний, такий, що не допускає подвійного тлумачення.

Якщо одне з питань порядку денного не розглядали на цьому засіданні, це фіксують у протоколі.

Датою протоколу є дата події (наради, зборів, сесії та ін.). Якщо вона триває два і більше днів, через тире зазначають дати початку і закінчення наради, зборів, наприклад, 22-23 березня 2005 р.

Протокол повинен мати індекс (номер), який звичайно є порядковим номером засідання постійно діючого колегіального органу. Протоколи спільних засідань мають номер, що складається з порядкових номерів протоколів установ, які беруть участь у засіданні. Як правило, їх нумерують у межах року або строку повноважень колегіального органу.

Витяг з протоколу оформлюють на бланку. Нижче від реквізиту "підпис" розміщують реквізит "позначення про засвідчення копії". У тексті витягу може бути зазначений той або інший пункт протоколу повністю (слухали, виступили, ухвалили) або частково (слухали, ухвалили). Індексом витягу є індекс протоколу. На бланку ставлять дату протоколу. Дату, коли було зроблено витяг, зазначають у реквізиті "позначення про засвідчення копії".

Розпорядження видають Кабінет Міністрів України, районні Ради народних депутатів, адміністрації представників президента, підприємств у межах прав, які надаються їм законодавчими актами.

У деяких випадках розпорядження видають і інші організації.

Текст розпорядження має констатуючу і розпорядчу частини. У першій зазначають мету або причину видання розпорядження, у другій, яка починається словом "ПРОПОНУЮ", - дії, що треба виконати. У констатуючій частині доцільно використовувати стійкі формулювання типу "згідно з", "у зв'язку", "з метою". Наприклад: "У зв'язку з відрядженням за кордон завідуючого відділом № 5 С.І. Курченко покласти виконання його обов'язків на головного спеціаліста Н.С. Самійленка з 26.07.2005р.".

Формуляр розпорядження включає такі реквізити: назву структурного підрозділу (якщо розпорядження видає його керівник), коди, назву виду документа (розпорядження), дату, індекс, місце ви­дання, заголовок до тексту, текст, підпис, візи. Виконавцями розпоряджень можуть бути установи, структурні, підрозділи або посадові особи; в останньому пункті розпорядження зазначають осіб, на яких покладається контроль за виконанням розпоряджень.

Рішення приймають місцеві органи державної влади і державного управління - місцеві Ради народних депутатів, а також інші колегіальні органи - колегії міністерств і відомств, науково-технічні та інші ради, комітети та ін.

Проекти рішення візують особа, яка склала його, керівник підрозділу, що виносить цей проект, зазначені у ньому виконавці, юрисконсульт, а також посадові особи, відповідальні за виконання рішення.

Текст рішення складається з констатуючої і розпорядчої частин. У констатуючій висвітлюють причини видання рішення і мету, якої слід досягти при його виконанні. Якщо рішення видають на основі розпорядчого документу вищестоящого органу, то в констатуючій частині зазначають назву, номер, дату, заголовок цього розпорядчого документу, а також передають зміст того розділу документу, який стосується діяльності виконкому або іншого колегіального органу, що його приймає.

Тема 15. Оформлення документації з особового складу

У невеликих установах, організаціях і на підприємствах, що не мають кадрових служб і працівників, документацію по кадрах нерідко веде керівник.

Документи по кадрах є однією з груп організаційно-розпорядчої документації. Значення їх визначається, зокрема, тим, що в них фіксують відомості, необхідні для реалізації громадянами права на працю, освіту, пенсійне забезпечення та ін.

Основні документи, які утворюються в процесі роботи з кадрами, такі: накази по особовому складу, особові картки, довідки, анкети, заяви, особисті документи громадян - дипломи, атестати, посвідчення, свідоцтва та ін. Документи керівників і спеціалістів формують в особові справи.

Для підприємств і організацій затверджено уніфіковану систему первинної облікової документації, до складу якої входять документи з обліку особового складу. До таких документів належать типові міжвідомчі форми: № Т-1 "Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу"; форма № Т-4 "Облікова картка наукового працівника"; № Т-5 "Наказ (розпорядження) про переведення на іншу роботу"; № Т-6 "Наказ (розпорядження) про надання відпустки"; № Т-8 "Наказ (розпорядження) про припинення трудового договору" та деякі інші.

Записки про прийняття, переведення і звільнення, що діяли раніше і мали силу наказу, тепер не використовуються.

Наказ по особовому складу є одним з найважливіших видів організаційно-розпорядчої документації. Ним оформлюють призначення, переміщення, звільнення, заохочення, стягнення та ін. На­каз видають на підставі заяв, доповідних записок, особистих рішень керівників та ін.

Складають накази по особовому складу згідно із загальними вимогами до оформлення організаційно-розпорядчих документів.

Накази по особовому складу оформлюють окремо від наказів із загальних питань. Вони мають окрему самостійну індексацію, яка починається з початку кожного календарного року. До порядкового номера наказу додають букви "о/с" (особовий склад), наприклад: "Наказ № 15 о/с". Якщо на підприємстві відрядження і відпустки оформлюють виданням наказів, то такі накази виділяють в окремі групи

("Накази про відрядження", "Накази про падання відпусток"), кожна з яких має свою індексацію. Це зумовлено тим, що на відміну від інших наказів по кадрах ці накази мають інші строки зберігання.

У наказах по особовому складу пункти розміщують звичайно у такому порядку: призначення на посаду, прийняття на роботу, переміщення, звільнення з роботи та ін. Пункти мають порядкову нумерацію і позначають їх арабськими цифрами, наприклад:

1. Призначити:

Петрова Олексія Васильовича старшим економістом... Сухова Петра Григоровича маркетологом...

2. Перевести:

Назаренка Андрія Івановича, старшого товарознавця комерційного відділу... Іванова Івана Михайловича...

3. Звільнити:

Іванова Василя Петровича, заступника головного бухгалтера...

З метою підвищення довідкової виразності наказу по особовому складу рекомендується починати кожний пункт наказу із зазначення прізвища та ініціалів, а в разі потреби - імені і по батькові особи, на яку він поширюється. Потім вказують його посаду (ступінь, звання, спеціальність, та ін.), назву відділу, де ця особа працює, дію, яку слід виконати згідно з наказом:

Сабурова Івана Тихоновича, старшого інженера відділу собівартості планово-економічного управління, призначити на посаду завідуючого зведено-статистичним сектором цього управління з 15.11.2003р. з окладом згідно із штатним розкладом.

Підстава: доповідна записка начальника управління.

Якщо є кілька осіб, на яких поширюється дія, відповідний пункт наказу можна починати із зазначення цієї дії.

Прізвища осіб у межах одного параграфу (пункту) наказу розміщують в алфавітному порядку і друкують великими літерами.

У кожному пункті наказу рекомендується вказувати, які документи були підставою для його видання.

Накази по особовому складу візують, як правило, працівник кадрової служби і юрисконсульт, їх можуть також візувати і інші працівники.

При оформленні наказів необхідно додержувати вимог і правил, що забезпечують їх юридичну силу. Обов'язковими в них мають бути такі реквізити: автор документа, назва виду, дата, індекс, місце видання, заголовок, текст, підпис керівника установи (підприємства).

Наказ (розпорядження) про прийняття на роботу підписує керівник підприємства або його заступник, який має на це право, потім ставлять номер і дату. Такий наказ видають і доводять до відома працівника до початку роботи. Підпис працівника на наказі свідчить про його згоду з усіма положеннями наказу.

Наказ набуває сили з моменту його підписання. Окремі параграфи наказу можуть визначати свої строки набуття його сили.

На підставі наказу (розпорядження) про прийняття на роботу заповнюють особову картку працівника (форма № Т-2), роблять запис у його трудовій книжці, а бухгалтерія відкриває особовий рахунок або інший відповідний документ.

Переведення на іншу роботу оформлюють наказом (розпорядженням) адміністрації установи (підприємства). Оскільки перевести на постійну роботу можна лише за згодою працівника, цю згоду оформлюють його підписом на наказі (розпорядженні).

У наказі про переведення на іншу роботу слід чітко формулювати мотиви і підстави переведення.

Звільнення з роботи (припинення трудового договору) незалежно від підстави обов'язково оформлюють наказом (розпорядженням) адміністрації підприємства. На підставі цього наказу (розпорядження) роблять запис у трудовій книжці та особовій картці працівника, а бухгалтерія здійснює з ним розрахунок.

Формулювання у наказах і трудових книжках мають відповідати вимогам про працю і містити посилання на відповідні статті законодавства.

Дія трудового договору припиняється у день, зазначений у наказі (розпорядженні). Проте на практиці у двох випадках (в разі звільнення за прогул без поважних причин і за вчинення злочину) допускаються відхилення від цього загального правила.

Надання відпустки здійснюється згідно із графіком відпусток, який адміністрація підприємства зобов'язана складати перед початком кожного календарного року. Складання графіку відпусток передбачено законодавством. Його проект готують за попе­реднім погодженням з керівниками структурних підрозділів.

Графік відпусток затверджує керівник підприємства після погодження з профспілковим комітетом.

Особову картку заводять на кожного працівника при прийнятті його на роботу, її використовують для аналізу складу і обліку кадрів. Картку оформляють на основі представлених працівником документів (паспорту, диплому, військового квитку, трудової книжки та ін.).

В особовій картці систематично відображують усі подальші зміни даних про працівника (освіту, місце проживання та ін.). Особа, яку приймають на роботу, ставить свій підпис у картці і зазначає дату її заповнення. Розділ особової картки "Додаткові відомості" призначений для запису даних, не відображених у інших розділах (про навчання у цей момент, наявність другої професії, роботу за сумісництвом тощо).

Формування особових справ здійснюється протягом усього періоду роботи певної особи на підприємстві. В разі повторного прийняття працівника на підприємство на нього заводять нову особову справу.

Документи в особових справах розміщують у такій послідовності:

• внутрішній опис усіх документів, що є в особовій справі;

• заява про прийняття на роботу, направлення або подання; анкета, листок з обліку кадрів;

• автобіографія, документи про освіту, витяги з наказів про призначення, переміщення, звільнення (копії записок про прийняття на роботу, переведення, звільнення);

• доповнення до особової картки з обліку кадрів і заохочень;

• довідки та інші документи, що стосуються цієї особи (крім довідок з місця проживання, про стан здоров'я та інших документів другорядного значення, які групують окремо від особових справ).

У межах зазначених груп документи розміщують за хронологією.

Копії наказів про стягнення, заохочення, зміну прізвища та ін. у зв'язку із внесенням цих даних як доповнення до особового листка з обліку кадрів у особову справу не вміщують.

Список літератури

1. Балабанова Л.В.Організація праці менеджера: Навч. пос. - К., 2004.

2. Бухалков М.И. Внутрифирменное планирование: Учебник. – М.:ИНФРА-М, 1999.

3. Весни В.Р. Технология работы с персоналом и деловыми партнерами. – М.: ТД Элит - 2000, 2003.

4. Виноградський М.Д., Виноградська А.М., Шканова О.М. Організація праці менеджера: Навч. пос. - К., 2003.

5. Гупалов В.К. Управление рабочим временем. – 2-е изд. Пере раб. И доп. – М.: Финансы и статистика, 1998.

6. Десслер Г. Управление персоналом(Пер. с англ.). – М.: БИНОМ, 1997.

7. ДСТУ 2392-94 Інформація та документація. Базові поняття. Терміни та визначення. К., 1997.

8. ДСТУ 2732-94 Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення. – К., 1996.

9. ДСТУ 300-95 Система организационно-распорядительной документации: Требования к оформлениюд окументов, 1995.

10. ДСТУ 3239-95 Документація у сфері зовнішньої торгівлі. Формуляр зразок. – К., 1996.

11. Журавлев, Карташев, Маусов, Одегов Технология управления персоналом. Настольная книга менеджера. – М.: Экзамен,1999.

12. Закон Украины «О защите прав потребителей» от 01.10.91// Правда Украины. – 1991. – 26 ноября.

13. Зудина Л.Н. Организация управленческого труда. – М.: ИНФРА-М, 1997.

14. Кирсанова М.В., Аксенов Ю.М. Курс делопроизводства: Уч. пос. – Москва-Новосибирск, 1999.

15. Колот А.М. Мотивація, стимулювання й оцінка персоналу: Навч. пос. – К.:КНЕУ, 1998.

16. Курочки А.С. Управление предприятием. – К.: МАУП, 1998.

17. Мошек Г.Є. Організація праці менеджера. – К.: КДТЕУ, 1995.

18. Основы менеджмента: Учебное пособие для вузов. – М.: 1998.

19. Паламар Л.М., Кацавець Г.М. Мова ділових паперів. – К.: Либідь, 1995.

20. Экономика для менеджеров: десять важных инструментов для руководителей. Пер. с англ. – М.: Дело, 1996.

21. Эффективное управление фирмой: современная теория и практика/ Бондарь Н.П., Васюхин О.В., Голубев А.А., Подлесных В.И. – СПб.: Изд. Дом «Бизнес-пресса», 1999.