Методи контролю правильності заповнення і переносу даних з первинних документів

Проектування процесів контролю правильності заповнення і переносу даних з первинних документів пов'язане із знанням методів забезпечення достовірності інформації в економічній інформаційній системі.

Більшість методів контролю базується на введенні і використанні надлишковості розрядів, реквізитів, записів. Можна застосовувати двократну і природну надлишковість.

Надлишкові розряди розраховуються згідно з визначеним алгоритмом перетворення значень контрольованого числа і записуються разом з контрольованим числом. Прикладом такого методу може служити контроль за модулем. Надлишкові реквізити є функцією від маніпулювання сукупністю контрольованих реквізитів. Переважно використовується операція підсумовування. Одержана контрольна сума записується у спеціально відведеній графі.

Надлишкові записи містять контрольну інформацію, що стосується блока записів або файлів загалом (наприклад, балансовий контроль).

Двократна надлишковість утворюється під час повторного переносу даних на машинний носій з подальшим порівнянням результатів, а природна - базується на розумно передбачуваних значеннях контрольованих реквізитів. До них належать контроль за модулем і контрольне підсумовування.

Контроль за модулем. Для розрахунку контрольного розряду широко вико­ристовують методи контролю за модулем 9,10,11,13. Їх суть у тому, що спочатку визначається сума S розрядів коду (сума добутків П_і, одержаних при множенні кожного розряду Р_і на його вагу, або порядковий номер n_і у коді, тобто П_і = Р_і*n_і), потім її ділять на вибраний модуль m і одержаний залишок d від ділення віднімають з того самого модуля. Одержана різниця R = m - d(або її молодший розряд) у вигляді контрольного розряду приписується до коду справа.

Приклад. Розрахувати контрольний розряд числа 24856 за модулем 9:

S= 2*5 + 4*4 + 8*3 + 5*2 + 6*1 = 66,

S/m = 66/9 = 7 (3), тобто (d=3),

R=m-d=9-3=6.

Отже, число з контрольним розрядом 248566. При вводі таких кодів в ЕОМ програмним шляхом виконуються необхідні контрольні обчислення.

Контрольне підсумовування можна організувати за рядком або графою документа.

Контрольна сума-це сума усіх цифрових реквізитів в контролюючій послідовності. Визначається вона до переносу даних на машинний носій вручну за допомогою калькуляторів. Прикладом може служити пошук контрольних сум для нижченаведеного документа:

Після переносу даних на машинні носії контрольну суму знову підра­ховують, але вже за допомогою програми. Незбіг контрольних сум, підрахо­ваних вручну і автоматично, свідчить про помилковий рядок. Використовуючи контрольну суму за графою документа, аналогічно можна виявити місцезнаходження помилки.

Досить часто в бухгалтерських розрахунках застосовуються надлишкові записи, які характеризують документ в цілому. До таких методів належить балансовий контроль. Припустимо, необхідно видати користувачу відомість такого змісту:

Контроль полягає в обчисленні і порівнянні сум:

581,50-133,75 = 447,75.

До методів, що базуються на природній надлишковості, належать :

• метод перевірки границь (метод "вилки");

• метод довідника;

• метод перевірки структури коду;

• метод перевірки сум і добутків.

Метод перевірки границь можливий, якщо множина дозволених значень контрольованого реквізиту знаходиться в деяких границях заборо­нених значень, тобто

А_minА ≤ А_max .

Допустимо, значення реквізиту "код складу" знаходиться в діапазоні від 1 до 12. Тоді контроль організується за допомогою правила вигляду: 1 ≤код складу ≤ 12.

Метод ефективний, якщо значення контрольованого реквізиту розміщені рівномірно на числовій осі.

Метод довідника базується на спеціально створених таблицях, де розміщуються правильні коди реквізитів (наприклад, коди постачальників). Під час контролю відбувається звертання до таблиці-довідника з метою пошуку контрольованого коду. Якщо такий код знайдений, вважається, що помилка відсутня.

При методі перевірки структури коду використовують окремі його розряди. Наприклад, п'ятирозрядний табельний номер має таку структуру:

• 1-й розряд - номер цеху;

• 2-й – 5-й розряди - номер робітника в цеху.

Якщо на підприємстві три цехи, то можна використати перший розряд для контролю шляхом порівняння його з цифрами 1, 2 або 3.

Метод перевірки сум і добутків передбачає наявність у документі, який вводять, сум і чисел, які складають ці суми. Таке саме відбувається з добутками. Припустимо, в документі зазначена кількість поставлених матеріалів за кварталами. Кількість за рік повинна дорівнювати сумі поставок за квартали.

Існують також методи автоматичного виправлення помилок.Вони базуються на розв'язанні системи рівнянь, кількість яких дорівнює сумі рядків і стовпців документа. Інформаційні елементи складаються з двох частин: власне, код реквізиту і його контрольного розряду (розраховується за модулем).

На сьогодні існують програмні системи, які забезпечують введення і контроль даних. Здебільшого ці пакети контролюють формат реквізиту, наявність заборонених символів, значення надлишкових розрядів, діапазон значень, номенклатуру значень за довідником, підсумкові суми.

Всі розглянуті вище методи контролю достовірності інформації реалізуються винятково програмним шляхом. Ті ж методи, які не вимагають цього, виконуються вручну на основі інструкцій. Наприклад, контроль правильності заповнення первинних документів.