ВИМОГИ ДО ЗМІСТУ ТА РОЗТАШУВАННЯ РЕКВІЗИТІВ

Під час оформлювання документів треба дотримуватись правил їх складання, які передбачають правильне написання реквізитів, їх розіщення на бланку документа. Додержання цих вимог надає документу юридичної сили.

Реквізити	Вимоги до змісту та розміщення реквізитів

01 — зображення Державного герба України, герба Автономної Республіки Крим	Розміщують на верхньому березі бланка з кутовою розташованістю реквізитів над серединою рядків з назвою організації, а на бланках із поздовжньою розташованістю реквізитів — у центрі верхнього берега. Розмір зображення: висота — 17 мм, ширина — 12 мм
02 — зображення емблеми організації або товарного знака (знака обслуговування)	Розміщують ліворуч на рівні назви організації. Зображення емблеми або товарного знака (знака обслуговування) має бути зареєстроване в установленому порядку. Емблему не відтворюють на бланку, де вже розміщено зображення Державного герба України. На бланках недержавних організацій емблему або товарний знак (знак обслуговування) дозволяється розміщувати на верхньому березі бланка, де на бланках державних організації розміщують зображення Державного герба України
03 — зображення нагород	Розміщують на лівому березі бланка на рівні реквізиту «Назва організації», «Назва структурного підрозділу організації»
04 — код організації	Проставляється за Єдиним державним реєстром підприємств та організацій України (ЄДРПОУ) після реквізиту «Довідкові дані про організацію»
05 — код форми документа	Цей реквізит (якщо він є) проставляють згідно з Державним класифікатором України «Державний класифікатор управлінської документації ДК 010-98», затвердженим наказом Держстандарту України від 31 грудня 1998 р. № 1024
06 — назва організації вищого рівня	Зазначають скорочено, а у разі відсутності офіційно зареєстрованого скорочення — повністю
07 — назва організації	Назва організації — автора документа має відповідати назві, зазначеній у його установчих документах. Скорочену назву організації зазначають тоді, коли її офіційно зафіксовано в статуті (положенні). Подають її у дужках (або без них) нижче повної, окремим рядком у центрі. На бланках організації, яка має подвійне або потрійне підпорядкування вказують назви всіх організацій вищого рівня. У бланку організації, яка підпорядкована водночас місцевій адміністрації та міністерству (іншому центральному органу виконавчої влади), розміщують лише назву державної адміністрації.
08 — назва структурного підрозділу організації	Зазначають тоді, коли структурний підрозділ є автором документа. Розміщують нижче реквізиту «Назва організації»
09 — довідкові дані про організацію	Розміщують нижче назви організації або її структурного підрозділу. Реквізит складається з таких елементів: - поштова адреса; - номер телефону, телекса, факсу; - адреса електронної пошти та вебсайту; - посилання на ліцензії та патенти; - номери рахунків у банку. Порядок і форма запису відомостей про поштову і телеграфну адресу, що наводяться у бланку листів, мають відповідати Правилам надання послуг поштового зв'язку, затвердженим постановою Кабінету Міністрів України від 5 березня 2009 р. № 270 (зі змінами, далі — Правила надання поштового зв'язку). Наприклад: вул. Теремківська, 11, м. Київ, 03110 Тел. 876 09 57, факс 899 54 23 E-mail: mail@mail.ua Р/р № 45798632145875 у Печерському відділі Укрсоцбанку м. Київ
10 — назва виду документа	Назва виду документа має відповідати переліку форм, які використовують в організації. Назву виду документа (наказ, розпорядження тощо) зазначають друкарським або машинописним способами. Друкують великими літерами. У листах назву виду документа не зазначають
11 — дата документа	Датою документа є дата його підписання. Елементи дати наводяться арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Наприклад: 25.01.2011. У текстах нормативно-правових актів і документах, що містять відомості фінансового характеру, застосовується словесно-цифровий спосіб оформлення дат, наприклад: 25 січня 2011 р. або 28 січня 2011 року. Дозволяється застосовувати міжнародну систему датування у такій послідовності: рік, місяць, число. Наприклад: 2011.01.25. Дату підписання проставляють у лівій верхній частині документа поряд із реєстраційним індексом на спеціально відведеному місці на бланку. Якщо документ складений не на бланку, його дату проставляють нижче підпису ліворуч. Дата спільного документа двох або більшої кількості організацій — єдина і відповідає даті пізнішого підпису
12 — реєстраційний індекс документа	Це умовне цифрове позначення, яке надають документові під час його реєстрації. Складається з його порядкового номера, індексу справи за номенклатурою, індексу питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо. Складові індексу відокремлюються одна від одної правобіжною скісною рискою: 418/01 або 45/07/69, де 418 - порядковий реєстраційний номер, а 01 - умовне позначення групи документів згідно з класифікатором виконавців, прийнятими в установі. Якщо документ підготували дві чи більше організацій, то реєстраційний індекс складають з індексів кожної з цих організацій, їх проставляють теж через риску згідно з послідовністю підписів авторів документа. Місце розташування цього реквізиту залежить від бланка та виду документа
13 — посилання на реєстраційний індекс і дату документа, на який дають відповідь	Нижче або на рівні реєстраційного індексу на спеціально відведеному місці на бланку. Містить реєстраційний індекс і дату вхідного документа: На № 18/03-06 від 27.02.2010
14 — місце складення або видання документа	На рівні або нижче реквізитів 11,12. 3азначають на всіх документах, крім листів, які містять ці відомості у довідкових даних про організацію. Місце видання не треба вказувати в документі, якщо воно міститься в назві організації, наприклад: Донецька державна авіакомпанія "Донбас - Східні авіалінії України", проте його обов'язково треба зазначати в тому разі, якщо документ цієї організації було складено в іншому місці.
15 — гриф обмеження доступу до документа	У верхньому куті на відстані 104 мм від межі лівого берега на першій сторінці документа без лапок над реквізитами "Адресат" Таємно. Для службового користування (ДСК). За потреби його доповнюють відомостями, передбаченими нормативно-правовими актами, які регламентують порядок ведення діловодства, що містить інформацію обмеженого доступу.
16 — адресат	Сукупність точних і повних відомостей, згідно з якими документ має бути доставлений за призначенням. Праворуч (на відстані 92 мм) у верхній частині бланка або чистого аркуша паперу. Кожний елемент - назва установи, підрозділу, посада, ініціал(и) й прізвище, поштова адреса пишеться з великої літери. Адресатами документа можуть бути організації, їхні структурні підрозділи, посадові та приватні особи. Якщо документ адресовано організації або її структурному підрозділові без зазначення посадової особи, їхні назви подаються у називному відмінку: Міністерство охорони здоров'я України. Якщо документ адресовано керівникові установи або його заступникові, назва установи входить до складу назви посади адресата: Генеральному директорові спільного підприємства "Ділове партнерство" Стадниченку Є.Д. Якщо документ надсилають посадовій особі, назву установи зазначають у називному відмінку, а посаду і прізвище адресата - у давальному: Державний комітет архівів України Відділ формування Національного архівного фонду і діловодства Провідному спеціалістові Прізвище, ініціал(и). Якщо адресують багатьом однорідним організаціям, адресата зазначають узагальнено: Директорам центральних державних архівів України Документ не повинен містити більше чотирьох адресатів. За наявності більшої кількості адресатів складають список для розсилання, а на кожному документі зазначають тільки одного адресата. До реквізиту "Адресат" може входити поштова адреса, яку вказують після назви установи, структурного підрозділу: Спілка орендарів і підприємців України вул. Григорія Сковороди, 5 а м. Київ, 04070. Якщо документ надсилають фізичній особі, то у давальному відмінку зазначають прізвище, ім'я, по батькові (або ініціали) адресата, вулицю, номер будинку і квартири, населений пункт (місто), район, область, поштовий індекс: Романюку Олексію Федоровичу вул. Грушевського, буд. 9, кв. 3, м. Вінниця, 21003
17 — гриф затвердження документа	Розміщують у правому верхньому куті першого аркуша документа. Документ може бути затверджений: - посадовою особою (посадовими особами); - рішенням колегіального органу; - іншим розпорядчим документом. Якщо документ затверджує конкретна посадова особа, гриф затвердження документа складається зі слова ЗАТВЕРДЖУЮ (без лапок), назви посади, підпису, ініціала(ів) та прізвища особи, яка затвердила документ, дати затвердження, наприклад: ЗАТВЕРДЖУЮ Директор загальноосвітнього навчального закладу № 1111 Макаренко О. Д. 28.05.2010 Макаренко Якщо документ затверджують кілька посадових осіб, то їхні грифи затвердження розташовують на одному рівні. Якщо документ затверджено постановою, рішенням, наказом, протоколом, то гриф затвердження складається зі слова ЗАТВЕРДЖЕНО (без лапок), назви документа, що затверджує створений документ, у називному відмінку, його дати і номера, наприклад: ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ директора спеціалізованого навчального закладу № 291 12.10.2010 № 1111
18 — резолюція	Розміщують нижче реквізиту «Адресат», паралельно до основного тексту або на вільній площі лицьового боку першого аркуша, але не на березі документа, призначеного для підшивання. Написання резолюції на окремих аркушах чи спеціальних бланках допускається у таких випадках: - у разі необхідності повернення документа; - за потреби деталізувати порядок виконання документа й уточнення виконавців; - за відсутності на документі вільного місця для резолюції. Реквізит складається з таких елементів: - прізвище виконавця (виконавців) у давальному відмінку; - зміст доручення; - термін виконання; - особистий підпис керівника; - дата. Наприклад: Василенко М. М. Прошу довести до відома працівників ﷒ 16.05.2011 Василенко
19 — заголовок до тексту документа	Друкується малими літерами, розміщується під назвою виду документа, містить короткий виклад змісту документа. Заголовок відповідає на питання "про що?", "кого?", "чого?". Наприклад: Наказ (про що?) про створення установи Посадова інструкція (кого?) секретаря-референта Протокол (чого?) засідання правління. Максимальна довжина рядка заголовка 72 мм (28 друкованих знаків). Якщо заголовок до тексту перевищує 150 друкованих знаків (5 рядків), його дозволено продовжувати до межі правого берега. Крапку в кінці заголовка не ставлять. Оформлюють без відступу від межі лівого берега. Текст документа, надрукований на папері формату А5, дозволено подавати без заголовка. Заголовок не складається до текстів телефонограм, телеграм та повідомлень.
20 — відмітка про контроль	На лівому березі першого аркуша документа, на рівні заголовка до тексту. Відмітку позначають літерою "К", словом або штампом "Контроль" (без лапок).
21 — текст документа	Усю ділову документацію ведуть державною мовою. У містах, населених пунктах, де більшість населення становлять громадяни, які належать до національних меншин, тексти документів у внутрішньому веденні ділової документації можна складати поряд з державною мовою, мовою відповідної національної меншини у порядку, встановленому чинним законодавством. Документи, що надсилають зарубіжним адресатам, можна оформлювати державною мовою або мовою країни-адресата чи однією з мов міжнародного спілкування. Текст документа оформлюють у вигляді суцільного складного тексту, таблиці або поєднання цих форм. Для чіткої організації текст поділяють на дві смислові частини: - опис причин, фактів, подій, що стали підставою для складання документа; - висновки, пропозиції, прохання, розпорядження, рішення, рекомендації. Для полегшення сприйняття документа текст поділяють на абзаци. Тексти складних і великих за обсягом документів (правила, інструкції, огляди, звіти тощо) поділяють на розділи, підрозділи, пункти, підпункти, які нумерують арабськими цифрами і друкують з абзацу
22 — відмітка про наявність додатків	Розміщують під текстом документа. Додатки до документів можуть бути трьох видів: - на додатках, що затверджуються або вводяться в дію розпорядчими документами (наказами, розпорядженнями, постановами), проставляють гриф затвердження, наприклад: ЗАТВЕРДЖЕНО Наказ директора загальноосвітнього навчального закладу № 1111 10.02.2011 № 23 - додатки (графіки, схеми, таблиці, списки тощо), що пояснюють або доповнюють зміст основного документа (наказу, плану, звіту, інструкції тощо), оформлюють на стандартних аркушах. У верхньому правому куті першого аркуша зазначають слово «Додаток», наприклад: Додаток до п. 2.1. Інструкції У разі наявності кількох додатків на них зазначають порядкові номери, наприклад: Додаток 1, Додаток 2 тощо. Знак № перед цифровим позначенням не ставлять. - додатки, що є самостійними документами без зазначення адресної частини і надсилаються із супровідним листом, оформлюють так: — про наявність додатків до документа зазначають після тексту документа перед підписом; — якщо документ має додатки, повна назва яких наводиться в тексті, то відмітку про наявність додатків оформлюють так: Додаток: на 7 арк. у 2 прим. — якщо документ має додатки, повна назва яких у тексті не наводиться, то ці назви необхідно подати після тексту із зазначенням кількості аркушів у кожному додатку та кількості їх примірників, наприклад: Додатки: 1. План заходів тижня з охорони праці та безпеки життєдіяльності загальноосвітнього навчального закладу на 5 арк. в 1 прим.; 2. Звіт про проведення тижня з охорони праці та безпеки життєдіяльності у загальноосвітньому навчальному закладі на 2 арк. в 1 прим. — якщо до документа додається інший документ, який має додатки, то відмітку про наявність додатків оформлюють так: Додаток: Висновок санітарно-епідеміологічної комісії від 14.12.2011 № 8 і додаток до нього, всього на 25 арк. у 2 прим. — за великої кількості додатків на них складають опис, а в самому документі після тексту зазначають: Додаток: відповідно до опису на 3 арк. — якщо додаток надсилають не за всіма зазначеними в документі адресами, відмітку про наявність документа оформлюють так: Додаток: на 5 арк. у 2 прим., на першу адресу
23 — підпис	Розміщують під текстом документа або під відміткою про наявність додатків. До складу підпису входять: - назва посади особи, яка підписує документ; - особистий підпис; - ініціали та прізвище. Директор загальноосвітнього навчального закладу № 1111 Симоненко В. В. Симоненко або Директор Симоненко В.В. Симоненко — якщо документи підписують кілька осіб, то їхні підписи розміщують один під одним відповідно до підпорядкованості посадових осіб, наприклад: Директор Симоненко В. В. Симоненко Заступник директора з виховної роботи Василенко Н.Л. Василенко Якщо документ підписують кілька осіб з однаковими посадами, то їх підписи розміщують на одному рівні. Якщо посадова особа, підпис якої зазначено на проекті документа, відсутня, то його підписує особа, яка виконує її обов'язки, або її заступник. У цьому разі обов'язково зазначають посаду і прізвище особи, яка підписала документ. Не можна ставити прийменник «За» чи скісну риску перед назвою посади. Додавання до назви посади керівника слів «Виконуючий обов'язки» або «В. О.» застосовують у разі заміщення керівника за наказом. Документи колегіальних органів підписують голова та секретар колегіального органу. Наприклад: Голова ради закладу Макаренко Р. Н. Макаренко Секретар засідання Іваненко П. П. Іваненко На документах, що засвідчують права громадян, юридичних осіб або фіксують факти втрати грошових коштів і матеріальних цінностей, підпис відповідальної особи завіряють печаткою
24 — гриф погодження документа	Розміщують нижче реквізиту «Підпис». Реквізит складається з таких елементів: - слово ПОГОДЖЕНО (без лапок); - назва посади особи, яка погоджує документ (включаючи назву організації); - особистий підпис, ініціали, прізвище; - дата погодження. ПОГОДЖЕНО Директор загальноосвітнього навчального закладу № 1111 Мельничук О. О. 19.02.2011 Мельничук Якщо зовнішнє погодження документа здійснюється колегіальним органом, то гриф погодження оформлюють так: ПОГОДЖЕНО Протокол засідання піклувальної ради навчального закладу 10.02.2011 №21
25 — візи документа	Розміщують нижче реквізиту «Підпис» як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа. Реквізит складається з таких елементів: - назва посади особи, яка візує документ; - особистий підпис особи, яка візує документ; - ініціали і прізвище особи, яка візує документ. Завідувач господарства Юрченко О.Р. 13.03.2011 Юрченко
26 — відбиток печатки	Відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Перелік документів, на які ставлять відбиток печатки, визначає організація на підставі нормативно-правових актів. Його подають в інструкції з діловодства організації. Відбиток печатки ставлять так, щоб він захоплював кілька останніх літер назви посади особи, яка підписала документ
27 — відмітка про засвідчення копії	Нижче реквізиту "Підпис" (23); складається зі: - слів - Згідно з оригіналом; - назви посади; - особистого підпису особи, яка засвідчує копію; - ініціалу (ів) і прізвища; - дати засвідчення копи. Наприклад: Згідно з оригіналом Секретар Підпис Ініціал(и), прізвище 12.02.2011 Інколи для надання копії юридичної сили її засвідчують відбитком печатки. Наприклад, готуючи пакет документів для подання до Пенсійного фонду з метою нарахування чи перерахування пенсії працівників установи, інспектор відділу кадрів повинен обов'язково засвідчити копію з розпорядчого документа про призначення працівника на посаду та копію трудової книжки відбитком печатки: Згідно з оригіналом Інспектор відділу кадрів (підпис) Т. Сомик 11.05.2011
28 — прізвище виконавця і номер його телефону	На лицьовому боці в нижньому лівому кутку останнього аркуша документа без відступу від межі лівого берега. Цей реквізит складається з: - прізвища або прізвища, ім'я по батькові виконавця; - номера його службового телефону. Наприклад: Матвієнко 2167903 Матвіснко Галина Іванівна 2167903
29 — відмітка про виконання документа і направлення його до справи	Розміщують у лівому кутку нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа, містить такі відомості: - посилання на дату і номер документа про його виконання або стислу довідку про виконання; - сповз "До справи", номер справи, де документ буде зберігатися; -назву посади виконавця; - особистий підпис виконавця; розшифрування підпису; - дату направлення документа до справи. Наприклад: Питання вирішено у телефонній розмові з П.П.Самійленком 18.03.2011 До справи № 09-02 Секретар (підпис) Л.К.Пушка 19.03.2011 Відмітка може містити посилання на дату І номер документа, який було підготовлено у відповіді на виконуваний документ: Відповідь надіслано листом 07.04.2011 До справи № 02-06 Офіс-менеджер (підпис) А.М. Клименко 08.04.2011 Відмітка "До справи" свідчить про те, що роботу над документом закінчено.
30 — відмітка про наявність документа в електронній формі	Відмітка вказує на місце зберігання документа в комп'ютері. Розміщується в центрі нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа. Вона містить: - повне ім'я файла і його місце зберігання; - код оператора; -Інші пошукові відомості. server/d:/viddil - kadriv/2010/nakaz_18 doc
31 — відмітка про надходження документа до організації	У правому кутку нижнього берега лицьового боку першого аркуша документа, найчастіше ставлять за допомогою штампа. Цей реквізит містить: скорочену назву організації (або абревіатуру); -вхідний реєстраційний індекс документа; -дату (за потреби - годину і хвилини) надходження документа: Укр Авто Вх. № 340 19.05.2010
32 — запис про державну реєстрацію	Фіксують тільки на нормативно-правових актах органів державної влади, долучених до державного реєстру відповідно до Указу Президента України "Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади". № 493 від 3 жовтня 1992 р. Його розташовують після номера акта чи після грифа затвердження. Проставляють у Міністерстві юстиції України: ЗАРЕЄСТРОВАНО в Міністерстві юстиції України "07" квітня 2010 р. за № 073/4801 Керівник реєстраційного органу (підпис)

<7 8 91011 12 13 >

Дата добавления: 2016-05-16; просмотров: 3209;