ВИМОГИ ДО БЛАНКІВ ДОКУМЕНТІВ

Діють такі єдині вимоги щодо оформлення ділової документації.

1. Для складання службових документів в установах належить використовувати папір форматів А4 (210 х 297 мм) та А5 (148 х 210 мм). Складання документів на папері довільного формату не дозволяється.

2. Як правило, усі службові документи мають оформлятися на бланках установи. Бланк - це аркуш паперу з відтвореними на ньому реквізитами, які містять постійну інформацію. Бланки виготовляються згідно з вимогами державних стандартів з обов'язковим додержанням таких правил:

- встановлюється два види бланків: бланк для листів і загальний бланк для інших видів організаційно-розпорядчих документів;

- бланки кожного виду слід виготовляти на основі кутового або поздовжнього розміщення реквізитів. Реквізити заголовка розміщуються центрованим (початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж площі) або прапоровим (кожний рядок реквізиту починається від лівої межі площі) способом;

- бланки належить виготовляти друкарським способом на білому папері або на папері світлих тонів;

- бланки документів повинні мати такі поля: ліве - 20 міліметрів; верхнє - не менше ніж 10 міліметрів; праве і нижнє - не менше ніж 8 міліметрів. Деякі внутрішні документи (заяви працівників, окремі службові довідки тощо) та документи, створювані від імені кількох або більше організацій, оформляються на бланках.

Встановлюють такі види бланків документів:

- загальний бланк для створювання різних видів документів (без

зазначання у бланку назви виду документа), крім листа;

- бланк листа;

- бланк конкретного виду документа (із зазначанням у бланку назви виду документа), крім листа.

На основі загального бланка організації можна розробляти бланки структурного підрозділу організації або бланки посадової особи у тому разі, якщо керівник підрозділу чи посадова особа має право підписувати документи.

Для виготовлення тих чи інших бланків документів встановлено два варіанти розташування реквізитів:

- кутове - постійні реквізити розташовуються в лівому верхньому куті;

- поздовжнє - постійні реквізити розташовуються уздовж верхньої частини аркуша.

Своєю чергою і кутове, і поздовжнє розташування реквізитів може бути:

- флаговим - кожний рядок реквізиту починається від лівої межі робочої площі;

- центрованим - початок і кінець кожного рядка реквізиту однаково віддалені від меж відведеної робочої площі.

При виготовленні бланків для службових листів наносять реквізити 1-9 і трафаретні частини реквізитів 11-13. Останні розміщують ліворуч, на площі, відведеній формуляром-зразком, незалежно від варіанту розташування постійних реквізитів - кутове чи поздовжнє. Крім зазначених реквізитів та трафаретних частин, можуть наноситися також обмежувальні позначки для реквізитів 16, 19, 20, 29-31.

Створюючи документ іноземною мовою, реквізити бланка (у межах площі, відведеної формуляром-зразком) треба продублювати цією мовою. На бланках з кутовим розташуванням реквізитів спочатку друкують реквізити 6-9 державною мовою, а нижче - іноземною. На бланках з поздовжнім розташуванням реквізитів зазначені реквізити друкують ліворуч державною мовою, а праворуч - іноземною.

При виготовленні загальних бланків обов'язково наносяться реквізити 1-3, 6- 8, а також можуть наноситися трафаретні частини реквізитів 11, 12, 14 і обмежувальні позначки для реквізитів 4, 5, 17, 19, 20.

На основі загального бланка можуть виготовлятися бланки для окремих видів документів - наказів, розпоряджень, вказівок, довідок тощо. В цьому разі загальний бланк доповнюють реквізитами 4, 5, 10.

Організації, підприємства, установи, в яких загальна кількість вихідних документів не перевищує 200 на рік, оформляючи документи, можуть користуватися гумовим чи виготовленим на спеціальній основі штемпелем. Склад і розташування реквізитів у штемпелі мають відповідати вимогам ГОСТ 6.38-90.

Згідно з нормативними документами дозволяється виготовляти посадові бланки. Склад цих бланків і розташування реквізитів на них мають відповідати вимогам ГОСТ 6.38- 90 до бланків службових листів. У посадових бланках уводять-додатковий реквізит "Назва посади", який розташовують нижче від реквізиту 7.

Зображення державного герба на бланках з кутовим та поздовжнім розташуванням реквізитів уміщують на верхньому березі бланка над серединою реквізитів. Зображення має вписуватися в коло діаметром до 20 мм.

Виготовляючи бланки документів, як емблему організації (реквізит 3) використовують товарний знак (знак обслуговування), зареєстрований у встановленому порядку. Замінювати назву організації її емблемою не можна. Зображення емблеми розташовують на лівому березі аркуша на рівні реквізиту 7.

Установи, об'єднання, організації, військові частини, які мають урядові нагороди (ордени), можуть уміщувати зображення їх на бланках службових документів чи включати назви нагород до своїх назв або робити те й інше разом.

Замість повної назви вищого органу - міністерства чи відомства (реквізит 6) - можна наносити його скорочену назву, визначену відповідним правовим актом (наприклад, "Мінхарчопром" замість "Міністерство харчової промисловості"). Реквізит 8 у разі потреби вдруковують.

Індекс підприємства зв'язку, поштову та телеграфну адресу, номер телетайпа (абонентського телеграфу), номер телефону, факсу (реквізит 9) зазначають відповідно до "Поштових правил Міністерства зв'язку". Банківські дані наводять таким чином, щоб їх можна було використати при виконанні розрахунково-грошових операцій.

На бланках для недержавних підприємств реквізити 1, 3, 6 не зазначають. Реквізит 2 допускається розташовувати на місці реквізиту 1, а реквізит 9 - на нижньому березі. Реквізити 29, 31 в такому разі розташовуватимуться вище за реквізит 9.

Бланки документів слід виготовляти на білому папері чи папері світлих тонів фарбами насиченого кольору.