Формы и функции управленческого контроля

Выполнение контрольной функции менеджмента связано со спецификой функций менеджмента в целом. Так, контроль обеспечивает правильную оценку ситуации и создает предпосылки для внесения корректив в планируемые показатели развития как отдельных подразделений, так и всей организации.

В функцию контроля входят сбор, обработка, анализ информации и фактические результаты хозяйственной деятельности всех подразделений фирмы, сравнение их с плановыми показателями, выявление отклонений и анализ причин этих отклонений, разработка мероприятий, необходимых для достижения намеченных целей.

Важной составляющей функции контроля является разработка стандартной системы отчетности, проверка этой отчетности и ее анализ как по результатам хозяйственной деятельности организации в целом, так и каждого отдельного подразделения. Поэтому осуществление функции контроля в первую очередь отражается на организации системы учета и отчетности, включающей финансовые, производственные показатели деятельности и проведения их анализа.

Организация широко использует такие формы контроля, как:

— финансовый как основу общего управленческого контроля, качества продукции, ценообразования, административный. Финансовый контроль осуществляется с помощью получения от каждого хозяйственного подразделения финансовой отчетности по основным экономическим показателям деятельности, оформленным в соответствии со стандартными формами, идентичными для местных и зарубежных дочерних компаний. Число позиций и сроки предоставления отчетности могут быть различны. Более детальная отчетность представляется крупными дочерними фирмами и компаниями, находящимися на важнейших рынках. Она ложится в основу сравнения фактических показателей с планируемыми. При этом в центре внимания находятся такие показатели, как уровень прибыли, издержки производства и их отношение к чистым продажам, обеспеченность собственными средствами, финансовое состояние. Анализ этих показателей осуществляется отдельно по каждому центру ответственности, а также по организации в целом;

— организационно-финансовый контроль осуществляется с помощью подразделений различных уровней управления, а в высшем звене управления — через аппарат контролера. Контроль за деятельностью производственных отделений и дочерних компаний осуществляется через их бухгалтерию, финансовую службу, систему планирования, которые собирают и обрабатывают информацию, характеризующую фактические результаты за определенный истекший период, отклонения от плановых показателей, и в особенности от показателей по прибыли и затратам. Они, также анализируют степень выполнения планов и причин отклонения. Так как система отчетности отделений и дочерних компаний обычно строится по такой же форме, что и система планирования, то это облегчает осуществление контроля за выполнением плановых показателей.

Повышение роли функции контроля в управлении организацией тесно связано с использованием автоматизированных информационных систем и электронно-вычислительной техники, которые позволяют оперативно и точно передавать информацию, производить ее обработку и анализ, выявлять отклонения от намеченных показателей и принимать решения, связанные с изменением условий на рынке. Применение электронно-вычислительной техники и автоматизированных систем способствовало усилению централизации и оперативности контроля в управлении, т. е. перенесению на высший уровень руководства контроля за деятельностью компании.

Система централизованного контроля позволяет поддерживать определенное сочетание централизации и децентрализации в управлении, так как предусматривает передачу контроля за оперативной деятельностью низовых звеньев руководителям соответствующих подразделений.