Інформаційна діяльність і її характеристики
Основний клас завдань, властивих офісу, - документальне забезпечення управління. Рішення будь-яких завдань управління передбачає проведення великого обсягу типових офісних робіт, які включають: обробку вхідної й вихідної інформації; збір і наступний аналіз даних з урахуванням різних критеріїв відбору; зберігання інформації, що надійшла,, забезпечення швидкого доступу до неї, пошук і вибірка інформації, необхідної в цей момент.
Таблиця 6.1 - Класифікація управлінських задач організації по ступені інтелектуальності й складності
| Клас задачи | Тип | Характеристики | Методи рішення |
| Задачі прийняття рішень в умовах повної визначеності. | Випадкові й невизначені фактори відсутні. Найбільш прості завдання, що складаються з повністю формалізованих процедур, виконання яких, крім витрат часу, не становить ніякої складностідля виконавців. | Завдання стандартизуються й програмуються. До них відносяться контроль і облік, оформлення документів, їх тиражування, розсилання й ін. Такі завдання вирішуються практично всіма автоматизованими інформаційними системами | |
| Задачі прийняття рішень в умовах ризику. | Більше складні завдання. Вони включають випадкові фактори, для яких відомі закони їхнього впливу. | Постановка й рішення таких задач можливі на основі методів теорії ймовірностей, аналітичного й імітаційного моделювання. | |
| Слабко структуровані задачі. | Містять невідомі або не вимірювані компоненти (кількісно не оцінювані) | Постановка задач базується на прийнятті рішень в умовах неповної інформації. У ряді випадків вдається побудувати формальні схеми рішення на основі застосування теорії нечітких множин. | |
| Задачі прийняття рішень в умовах протидії або конфлікту (наприклад, необхідно враховувати наявність активно діючих конкурентів). | Можуть бути присутні випадкові фактори, закони впливу яких невідомі. | Постановка й рішення таких задач можливі (але не завжди) методами теорії ймовірностей, нечітких множин і теорії ігор | |
| Задачі прийняття рішень, що характеризуються відсутністю можливості формалізації через високий ступінь невизначеності | Найбільш складні задачі прийняття рішень. До таких задач відносяться більшість проблем прогнозування, перспективного планування. | Спеціальні математичні методи прогнозування поводження складних систем, методи управління в умовах ризику й невизначеності (стохастичне програмування) і т.п. |
Таблиця 6.2 - Класифікація працівників організації відповідно до виконуваних завдань
| Групи працівників | Клас задач | Характеристика діяльності | Розподіл робочого часу |
| Керівники – генеральні директори, головні адміністратори, виконавчі директори, начальники відділів | 4, 5 | Творчий елемент роботи максимальний, а рутинний зміст мінімальний. Ці працівники несуть найбільшу відповідальність за прийняття рішень і є основними користувачами всіх інформаційних ресурсів організації. Основна форма діяльності – ділове спілкування. | Ділові контакти - 47%, робота з документами - 29%, телефонні переговори - 9%, відрядження (поїздки) - 6%, аналіз проблем і прийняття рішень - 4%, інше - 5%. |
| Фахівці | 2, 3 | Частка рутинної роботи різна й, при раціональній технології, повинна бути незначної. Формують інтелектуальний базис установи, забезпечують для керівника практично всю інформаційну підготовку прийняття рішення. Є основними виконавцями документів, визначають їх якість. | Ділові контакти - 23%, робота з документами - 42%, телефонні переговори - 17%, аналітична робота - 12%, інше - 6%. |
| Технічні працівники | Виконують всю рутинну роботу. Робота цих працівників регламентована, але не має потреби в розумінні змісту інформації, що оброблюється. Основний критерій продуктивності їх роботи - оперативність і своєчасність обробки без збоїв і помилок. | Робота з документами - 69%. телефонні переговори - 20%. ведення обліку - 6%. інше - 5%. |
Діяльність в області інформаційного менеджменту пов'язана із проведенням таких видів робіт: визначення кола управлінських задач, які вирішуються, як на рівні всієї організації, так і в кожному з її підрозділів; визначення найбільш важливих напрямків діяльності організації на певних етапах її розвитку; уточнення складу й структури інформаційних матеріалів, необхідних для забезпечення управлінських рішень.
Дата добавления: 2016-05-11; просмотров: 609;