Учет денежных средств и денежных документов в кассе

К кассовым операциям относится любое движение, т. е. изменение остатка наличных денежных средств в отечественной и иностранной валюте, иных документов, хранящихся в кассе организации. Основными документами, регулирующими порядок их осуществления, документального оформления, контроля и учета, являются:

- Федеральный закон от 22 мая 2003 г № 54-ФЗ «О применении контрольно-кассовой техники при осуществлении наличных денежных расчетов или) расчетов с использованием платежных карт»;

- письмо Центрального банка Российской Федерации от 4 октября 1993 г. №18 «Об утверждении Порядка ведения кассовых операций в Российской федерации»;

- положение Центрального банка Российской Федерации от 5 января 1998 г. № 14-п (в ред. от 31 октября 2002 г.) «О правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации»;

- указание Центрального банка Российской Федерации от 20 июня 2007 г. № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньгами и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя».

Организации независимо от организационно-правовых форм и сферы деятельности обязаны хранить свободные денежные средства в учреждениях банков. Организации производят расчеты по своим обязательствам с други­ми организациями, как правило, в безналичном порядке через банки или применяют другие формы безналичных расчетов, устанавливаемые Цент­ральным банком Российской Федерации в соответствии с законодательством Российской Федерации.

Для осуществления расчетов наличными деньгами каждая организация должна иметь кассу и вести кассовую книгу по установленной форме. Прием наличных денег организациями при осуществлении расчетов с населением производится с обязательным применением контрольно-кассовых машин.

Наличные деньги, полученные организациями в банках, расходуются на цели, указанные в чеке.

Ведение кассовых операций возложено на кассира, с которым в соответст­вии с трудовым законодательством заключается договор о полной материаль­ной ответственности за сохранность всех принятых им ценностей и за ущерб, причиненный предприятию в результате как умышленных действий, так и небрежного или недобросовестного отношения к своим обязанностям. В организациях, имеющих несколько касс (например, организации торгов­ли, транспорта и др.), существует главная касса. Ее ведет главный кассир, ко­торому подчиняются и перед которым ежедневно отчитываются кассиры операционных касс.

Руководители организаций обязаны оборудовать кассу (изолированное помещение, предназначенное для приема, выдачи и временного хранения наличных денег) и обеспечить сохранность денег в помещении кассы, а так­же при доставке их из учреждения банка и сдаче в банк. Помещение кассы должно быть изолировано, а двери в кассу во время совершения операций за­крыты с внутренней стороны. Доступ в помещение кассы лицам, не имею­щим отношения к ее работе, воспрещается.

В соответствии с указанием Центрального банка Российской Федерации от 20 июня 2007 г. № 1843-У «О предельном размере расчетов наличными деньга­ми и расходовании наличных денег, поступивших в кассу юридического лица или кассу индивидуального предпринимателя» в настоящее время в Россий­ской Федерации установлен предельный размер расчетов наличными деньга­ми между юридическими лицами по одной сделке в сумме 100 тыс. руб.

В кассах предприятий могут храниться наличные деньги в пределах лими­тов, устанавливаемых обслуживающими их учреждениями банков по согла­сованию с руководителями этих предприятий. Лимит кассы — это предельная сумма денежных средств, которая может постоянно находиться в кассе организации.

В соответствии с главой 2 Положения о правилах организации наличного денежного обращения на территории Российской Федерации, утвержденного Центральным банком Российской Федерации от 5 января 1998 г. № 14-П е ред. указаний Центрального банка Российской Федерации от 31 октября 2002г. № 1201-У), лимит остатка наличных денег в кассе устанавливается учреждениями банков ежегодно всем предприятиям независимо от организационно-правовой формы и сферы деятельности, имеющим кассу и осуществляющим налично-денежные расчеты.

Для установления лимита остатка наличных денег в кассе предприятие представляет в учреждение банка, осуществляющее его расчетно-кассовое обслуживание, расчет по форме № 0408020 «Расчет на установление пред­приятию лимита остатка кассы и оформление разрешения на расходование наличных денег из выручки, поступающей в его кассу».

По предприятию, в состав которого входят подразделения, не имеющие самостоятельного баланса и счетов в учреждениях банков, устанавливается единый лимит остатка кассы с учетом этих структурных подразделений. Лимит остатка кассы структурным подразделениям доводится до их сведения приказом руководителя предприятия.

Все наличные денежные средства сверх установленного лимита остатка наличных денег в кассе организации обязаны сдавать в банк в соответствую­щем порядке и в согласованные сроки. Наличные деньги также могут быть сданы инкассаторам и в объединенные кассы при предприятиях для последующей сдачи в банк, а также предприятиям связи для перечисления на счетах банках на основе заключенных договоров.

Предприятия, имеющие постоянную денежную выручку, по согласованию с обслуживающими их банками могут расходовать ее на оплату труда и вы­плату социально-трудовых льгот, закупку сельскохозяйственной продукции, скупку тары и вещей у населения.

Превышение установленного лимита в кассе наличных денег допускается лишь в течение 3 рабочих дней в период выплаты заработной платы работни­кам организации, премий, пособий по социальному страхованию и сти­пендий (в районах Крайнего Севера и приравненных к ним местностях — до 5 дней), включая день получения денег в банке. Остаток не выданной на­личности возвращается в банк.

Для учета кассовых операций применяются унифицированные формы первичной документации, утвержденные постановлением Госкомстата Рос­сии от 18 августа 1998 г. № 88 (в ред. от 3 мая 2000 г.), согласованные с Мин­фином России и Минэкономики России :

- приходный кассовый ордер (форма № КО-1);

- расходный кассовый ордер (форма № КО-2);

- журнал регистрации приходных и расходных кассовых документов (форма №КО-3);

- кассовая книга (форма № КО-4);

- книга учета принятых и выданных кассиром денежных средств (фор­ма № КО-5).

Учет наличных денежных средств в кассе ведется на основании кассовых документов на счете 50 «Касса». Приход средств в кассу показывается по дебету счета, а расход — по кредиту. Счета, корреспондирующие счету 50 «Касса», указываются бухгалтером в первичных кассовых документах — ордерах и ведомостях — в момент их выписки, т. е. еще до совершения самой кассовой операции, и затем они переносятся из документов в кассовую книгу. К счету 50 «Касса» могут быть открыты субсчета: 50-1 «Касса организации»; 50-2 «Операционная касса»; 50-3 «Денежные документы» и др.

Поступление наличных денежных средств в кассу с расчетного счета отражается по

Д 50«Касса» кредита счета,

К 51 «Расчетные счета», 52 «Валютные счета» (если средства даются в иностранной валюте).

Денежные средства из кассы расходуются прежде всего на выплату заработной платы:

Д 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

К 50 «Касса».

Не выданные по ведомости суммы депонируются и относятся:

Д 70 «Расчеты с персоналом по оплате труда»

К 76-4 «Расчеты по депонированным суммам».

Наличная выручка, остаток денежных средств в кассе сверх установленного лимита сдаются в банк. При сдаче кассиром организации денег непосредственно в кассу банка делается запись:

Д 51«Расчетные счета», 52 «Валютные счета»

К 50 «Касса»

Поступление денежных документов в кассу отражается:

Д 50-5 «Денежные документы»

К 50-1 «Касса организации» — при приобретении денежных документов за наличный расчет;

или

К 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — при сдаче в кассу документов, приобретенных сотрудниками организации;

или

К 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — при получении денежных документов, приобретенных по безналичному расчету.

Выдача денежных документов под отчет отражается:

Д 71 «Расчеты с подотчетными лицами» — при выдаче документов под отчет (например, билетов на проезд к месту командировки);

Д 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» — при возврате денеж­ных документов, приобретенных по безналичному расчету (например, при возврате билетов транспортному агентству);

Д 26 «Общехозяйственные расходы» — при использовании денежных докумен­тов на нужды организации (например, отправка почтовой корреспонденции

Д 73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» — при выдаче путевок работникам.

К 50 «Касса»

Если путевки оплачиваются работниками только частично, то часть их стоимости, оплачиваемая организацией, относится:

Д 91-2 «Прочие расходы».

К 50-3.