Работнике и его трудовой деятельности.
Досье, или личные дела, представляют собой совокупность документов, содержащих персональные данные о работнике. Личные дела могут быть заведены на всех работников предприятия, либо только на руководителей и ведущих специалистов, при этом на остальных сотрудников оформляются личные карточки. Негосударственная организация вправе сама решить вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела, заводить на сотрудников, учитывая, что, независимо от выбора конкретной формы, документы по личному составу занимают значительное место среди документации организации и имеют длительные сроки хранения. Однако на практике личные карточки заводят на сотрудников в любом случае и их часто включают наряду с контрактами, трудовыми книжками и другими документами в состав обязательных для всех.
В состав личного дела группируются все документы, относящиеся к кадровым вопросам. Исключением могут стать справки с места жительства, о состоянии здоровья, о перемене фамилии и др., так как сведения из них переносятся в дополнение к анкете (личному листку по учету кадров) и другие информационные кадровые документы. При необходимости подобные документы могут формироваться в отдельные дела временного хранения.
В личных делах в соответствии с правилами архивной службы документы группируются в следующей последовательности (при их наличии):
· внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;
· заявление о приеме на работу, направлении или представлении;
· анкета (личный листок по учету кадров);
· дополнение к анкете (личному листку по учету кадров);
· резюме (автобиография);
· копии документов об образовании;
· выписки из приказов о назначении, перемещении, увольнении;
· справки и другие документы, относящиеся к данному лицу;
· лист – заверитель дела.
Личные дела, приказы о приеме, увольнении, переводе сотрудников подшиваются (переплетаются), полистно нумеруются, каждый документ в них учитывается. При работе с личными делами и другими кадровыми документами необходимо учитывать, что персональные данные (сведения о фактах, событиях и обстоятельствах трудовой деятельности и личной жизни) граждан Федеральный закон «Об информации, информатизации и защите информации; от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ» относится к категории конфиденциальной информации.
Особенность подготовки и хранения личных дел государственных служащих заключается в том, что они могут быть только постоянными, передаваемыми на новые места работы государственной службы. Ведение нескольких личных дел одного и того же государственного служащего быть не должно. Личное дело работника содержит внутреннюю опись документов.
ВНУТРЕННЯЯ ОПИСЬ
00.00.0000
Документов дела № _____
№ п/п | Индекс документа | Дата документа | Заголовок документа | №№ листов дела | Примечание |
Итого ___________________________________________________________________ документов
(цифрами и прописью)
Количество листов внутренней описи ___________________________________________________
(цифрами и прописью)
Должность И.О. Фамилия
Личное дело – документ длительного хранения (75 лет). Оно хранится в сейфе, выдается во временное пользование лишь ограниченному числу лиц. Изменения и дополнения в личные дела вносятся инспектором отдела персонала, ответственным за их ведение.
Внутренняя опись документов, имеющихся, в личном деле содержит сведения о порядковых номерах документов дела, их индексах, заголовках, датах. Листы личного дела и его внутренней описи нумеруются отдельно.
Внутренняя опись подписывается ее составителем с указанием должности, расшифровки подписи и даты составления.
Копии документов об утверждении в должности помещаются в личное дело руководителей организации. Это может быть копия протокола заседания Совета директоров или учредителей фирмы либо копия протокола собрания акционеров, избравшего или утвердившего своим решением назначение должностного лица.
К документам по личному составу условно можно отнести и личные доверенности, которые выдаются от лица (доверителя) на получение зарплаты и других выплат, связанных с трудовыми отношениями (пособий, стипендий). Такие доверенности в соответствии с Гражданским кодексом РФ нотариальному удостоверению не требуют и заверяются и регистрируются работником, ведущим кадровую документацию.
К документам по личному составу относятся следующие применительно к офисной деятельности не только пропуска и удостоверения, выдаваемые сотрудникам, но также дипломы и аттестаты, которыми подтверждается квалификация, и заявляются претензии на занятие той или иной должности. Копии дипломов и аттестатов, по законодательству, также заверяются работником, ведущим в офисе кадровую документацию, и хранятся вместе с другими информационными документами о сотрудниках организации.
Дата добавления: 2016-11-02; просмотров: 504;