Вопрос 3. Организационно-распорядительные методы управления

Организационно-распорядительные методы управления занимают важное место в общей системе инструментов научного руководства. Сущность этих методов заключается в осуществлении субъектом управления практических мер, направленных на обеспечение согласованного поведения отдельных элементов объекта управления с целью достижения оптимального результата.

Организационно-распорядительные методы позволяют осуществлять прямое воздействие на управляемый объект и повышать эффективность функционирования всей системы за счет лучшей организации управления.

Основу организационно распорядительных методов управления составляют законодательные и нормативные акты. На основании законодательных актов создаются базовые документы, регламентирующие деятельность предприятия: устав предприятия, положения о подразделениях и службах и т.п.

Организационно-распорядительные методы могут оказывать влияние, как на материальные, так и на социальные интересы людей, обеспечивая тем самым определенную мотивацию их поведения. С помощью этих методов достигается четкое распределение прав и обязанностей в аппарате управления, обеспечивается дисциплина и организованность в работе, осуществляется координация трудовой деятельности.

Организационно-распорядительные методы, используемые на микро уровне, способствуют достижению целей фирмы и реализации ее стратегии путем использования таких видов деятельности, как:

- формирование оптимальной структуры;

- рациональная организация и координация трудовой деятельности работников;

- регламентирование компетентности и ответственности подразделений;

- назначение и перемещение в должности;

- устранение дестабилизирующих факторов;

- распорядительство ресурсами, сроками исполнения, полномочиями;

- постановка контроля, санкций и т.д.

Таким образом, организационно-распорядительные методы конкретизируют задачи, способы и сроки выполнения работы, а также ответственность работников. В этом они коренным образом отличаются от экономических и социально-психологических методов.

Организационно распорядительные методы подразделяются на два крупных блока: на методы организационного воздействия и методы распорядительного воздействия.

К методам организационного воздействия относятся: организационное нормирование и планирование, организационный инструктаж, организационное распорядительство, контроль.

Для организационного нормирования используются:

номенклатурно-квалификационные нормативы (параметры материалов, покупных деталей и т. п.).

технические и чертежные стандарты и нормали;

организационно-структурные нормативы (организационные структуры, типовые схемы управления и т. п.);

оперативно-календарные нормативы, регламентирующие протекание производственных процессов;

административно-организационные нормативы (правила внутреннего распорядка, правила найма и т.п.).

Организационное планирование реализуется путем оперативно-производственного планирования, что свидетельствует о тесной связи организационно-распорядительных методов управления с экономическими. Организационное планирование включает четыре основных элемента:

задание, определяющее результаты работы (объем производства или товарооборота);

· качественные показатели

· лимиты ресурсов

· план организационно-технических мероприятий.

Организационный инструктаж предполагает инструктирование специалистов и служащих в системе управления для оказания им помощи в устранении трудностей, возникающих в процессе реализации управленческих решений.

Организационное распорядительство - это своевременная выдача распоряжений основным, вспомогательным и обслуживающим подразделениям предприятия.

Организационный контроль - это программа исполнения решений и распоряжений различных органов управления данного предприятия, а также вышестоящей организации.

Методы распорядительного воздействия представляют собой административное воздействие, осуществляемое при помощи приказов, распоряжений, директив, указаний, резолюций.

Приказ – это письменное или устное распоряжение руководителя, направленное на решение конкретной задачи, которое предписывает: что, когда, кому следует сделать. При этом обычно четко определяется ответственность исполнителя.

Приказ должен быть надлежащим образом оформлен и соответствовать нормам административного права, иначе он не является правомерным в юридическом отношении.

Распоряжение – управленческая команда руководителя, направленная на решение частных вопросов. Как правило распоряжение используется для конкретизации задач в рамках отдельных структурных подразделений.

Директива – решение о целях перспективного развития объекта управления. Директивы, как правило, определяют общую цель, связанную с политикой и миссией фирмы. Они обычно рассчитаны на длительный срок и требуют качественных изменений приемов работы.

Указания – постоянное распорядительное воздействие руководителя по разъяснению конкретных заданий.

Резолюция – распоряжение руководителя зафиксированное на документе.

Методы распорядительного воздействия должны осуществляться ясной и краткой форме с учетом существующих этических норм.

Особое место в системе методов управления занимают организационно-распорядительные методы управления (ОРМУ). Они включают приемы и способы воздействия субъекта управления на объект управления на основе силы и авторитета власти – указов, законов, постановлений, приказов, распоряжений, указаний, инструкций и т.п. Эти методы устанавливают обязанности, права, ответственность каждого руководителя и подчиненного (исполнителя), а также каждого звена и уровня управления. ОРМУ должны обеспечивать персональную ответственность каждого из работников аппарата управления за исполнение воли вышестоящих органов власти.

Основа организационно-распорядительных методов управления - организационные отношения, объективно существующие в любом обществе, любой социально-экономической системе.

Организационные отношения служат основой для построения иерархии властности, то есть соотношения прав и ответственности вдоль всей иерархии организационных отношений. Система субординационных отношений прав и ответственности играет решающую роль при построении системы организационно-распорядительных методов управления. Для того чтобы она работала эффективно, необходимо два основных условия:

- сбалансированность прав и ответственности на каждом из уровней управления;

- сбалансированность прав и ответственности между уровнями управления. При этом каждый из промежуточных уровней управления должен выступать в качестве «ретранслятора» (передающего устройства), не создающего помех и перекосов в системе управления.

При нарушении этих требований неизбежно возникают и развиваются поползновения к доминированию прав и снижению ответственности. Система превращается в автократическую систему, следствием чего выступают автократизм центра, парад суверенитетов, безответственность промежуточных уровней управления.

ОРМУ выражают в основном прямое директивное воздействие органов власти на управляемые системы, вследствие чего их часто называют административными.

Традиционно выделяют три группы организационно-распорядительных методов:

1) распорядительные;

2) организационно-стабилизирующие;

3) дисциплинирующие.

Эти три группы методов всегда используются комплексно и тесно взаимосвязаны друг с другом (рис. 1).

При этом все ОРМУ должны применяться в комплексе, способствуя организационной стабилизации системы.

Регламентирующие методы управления включают:

1) общеорганизационные методы управления, определяющие общие принципы устройства организации и структуру органов власти;

2) структурные методы управления, определяющие структуру органов власти, то есть набор звеньев и уровней управления;

3) должностные методы управления, определяющие должностной статус каждого лица, обладающего властью;

4) функциональные методы управления, определяющие порядок функционирования тех или иных управленческих структур.

Нормирующие методы управления основаны на использовании нормативов. Понятие нормативов следует четко отличать от понятия нормы. Норма - это величина, характеризующаяся естественные условия протекания природных и антропогенных процессов. Норматив - условное распределение (закрепление) чего-либо на единицу чего-либо. В состав нормирующих методов управления входят:

1) нормативы времени, например, затраты времени на единицу товара, на одного потребителя;

2) нормативы численности, например, количество управленцев на определенное число подчиненных;

3) нормативы величины, например, предельно допустимая концентрация вредных веществ в 1 м.кв. производственных помещений;

4) нормативы выработки - объем продукции, производимой за единицу времени при сдельной оплате труда.

Инструктирование также образует обширную сферу действия ОРМУ. Оно включает в себя различные виды информирования:

1) предостережение;

2) разъяснение;

3) ознакомление;

4) советы и т.п.

Инструктирующие методы управления преследуют цель ознакомить лицо с последствиями необдуманных, неоправданных или непрофессиональных действий, могущих повлечь за собой тяжелые экономические и др. последствия.

Объективная необходимость ОРМУ не подлежит сомнению, поскольку они являются составной, органической частью дисциплины в самом широком смысле. Необходимость четкого и безусловного соблюдения дисциплины является законом функционирования больших систем, безопасности и развития общества. Вместе с тем ОРМУ требует учета изменяющихся факторов, несоблюдение которых приводит к возникновению и развитию разрушительных тенденций. ОРМУ должны учитывать динамику, движение, многообразный, вероятностный характер причинно-следственных связей, разнообразных процессов и явлений.

Исходя из вышеизложенного, можно утверждать, что организационно-распорядительные методы управления предшествуют самой деятельности, создают для нее необходимые условия, а, следовательно, являются пассивными.

К организационно-распорядительным методам управления относятся:

– подбор, расстановка и работа с кадрами;

– организационное регламентирование (нормирование);

– организационное планирование;

– организационное распорядительство;

– организационный инструктаж;

– организационный контроль;

– организационный анализ;

– организационное проектирование;

– обобщение организационного опыта.

Подбор, расстановка и работа с кадрами включает в себя:

– составление методик и профессиограмм для оценки деловых и личных качеств граждан, поступающих на работу, в том числе квалификационных таблиц и справочников;

– разработку типовых документов для оформления приема на работу и учета кадров;

– создание систем и документации по аттестации и тарификации кадров; учет кадров;

– периодическую аттестацию руководителей и специалистов;

– разработку методик по обследованию кадров, регулированию личного состава, созданию кадрового резерва;

– принятие всех необходимых организационных мер для стабилизации кадров, всемерного сокращения их текучести.

Организационное нормирование (регламентирование) направлено на создание системы норм, правил, инструкций и регламентов, служащей базой для проектирования процессов на предприятии и управления ими. Организационный регламент включает в себя:

– Номенклатурно-классификационные нормативы;

– организационно-технические нормативы;

– организационно-структурные нормативы;

– оперативно- календарные нормативы, регламентирующие протекание процессов на предприятие ;

– административно-организационные нормативы.

Для эффективной организации управления предприятием при строгом соблюдении указанных норм и правил необходимо обеспечить выполнение ряда требований к организационному нормированию (регламентированию):

– нормирование (регламентирование) должно сочетаться со стимулированием (материальным и моральным) и эффективными санкциями за нарушение норм (правил);

– нормы (правила) должны отражать последние данные прогрессивного опыта;

– нормы (правила) должны быть оптимальными;

– нормы (правила) не должны быть слишком подробны, т.е. не должны стеснять, сковывать инициативу исполнителей;

– нормы (правила) должны способствовать укреплению личной ответственности.

Организационные нормативы разрабатываются и утверждаются на следующих уровнях управляющей системы:

– на уровне предприятия;

– на уровне местных органов управления;

– на федеральном уровне.

Задачи организационного планирования заключаются в том, чтобы расчетным путем определить:

– какой объем работы необходимо затратить, чтобы достичь цели;

– какова длительность в календарном отношении отдельных управленческих операций и процедур;

– каковы потребности работников управленческого аппарата в средствах и предметах труда.

Важнейшим элементом организаторской работы является обеспечение четкой целенаправленности и слаженности работы коллективов в рамках определенных требований к качеству продукции и некоторых ограничивающих условий в части предоставленных ресурсов. Основным орудием для создания такой целенаправленности и слаженности в управлении предприятием является оперативно-производственное планирование, включающее четыре основных элемента: задание, определяющее результаты работы; качественные показатели; лимиты ресурсов; план организационно-технических мероприятий.

Организационный инструктаж предполагает инструктаж исполнителей в управляемой системе; а также специалистов и служащих в управляющей системе.

Организационное распорядительство включает в себя: своевременную выдачу распоряжений основным, вспомогательным и обслуживающим подразделениям экономической системы; постановку конкретных задач всем исполнителям в управляющей системе, нижестоящим уровням управления; текущее административное распорядительство в управляющей и в управляемой системах в целях обеспечения технического, организационного и экономического регулирования; помощь исполнителям в устранении возникающих трудностей в процессе исполнения управленческих решений.

Организационный контроль предполагает контроль исполнения: решений, распоряжений вышестоящей организации и различных уровней управляющей системы данного звена предприятия, в том числе собственных решений (руководителя); соблюдения технических, экономических и организационных нормативов (правил), технологических режимов, трудовой дисциплины, правовых норм и выполнения плановых заданий.

Организационный анализ осуществляется в процессе исследования системы управления и служит информационной базой для организационного проектирования.

Организационное проектирование, служащее одним из главных методов рационализации систем управления, осуществляется на базе системы организационных нормативов и организационного анализа, имеет целью разработку модели структуры или процесса.

Процесс обобщения организационного опыта включает в себя: командировки для изучения опыта родственных предприятий своей отрасли, предприятий смежных отраслей, зарубежного опыта, изучение и обработка документальных информационных источников (книги, журналы, экспресс-информация, ведомственные материалы и т.д.)

Таким образом, организационно–распорядительные методы воздействия включают в себя комплекс разнообразных способов и приемов, с помощью которых осуществляется конкретная организаторская работа, как в сфере объекта, так и в сфере субъекта управления любого уровня.