Вопрос №3. Важнейшие категории теории управления

В управлении и менеджменте используются одни и те же категории, к которым относятся такие понятия, как «объект и субъект управления», «прямые и обратные связи между ними», «система управления», «окружающая среда».

При рассмотрении основных категорий менеджмента и управления на уровне предприятий и организаций необходимо учитывать специфику их деятельности и общие задачи функционирования хозяйствующих субъектов.

Объект управления - это управляемая подсистема, т.е. то, чем управляют (отрасль, торговая фирма, подразделение и т. п.).

Субъект управления - это управляющая подсистема т.е. то, что управляет, (аппарат управления отраслью, торговой фирмой, подразделением).

Между субъектом и объектом управления существуют прямые и обратные связи. Прямая связь - это команда, поступающая от субъекта к объекту управления. Обратная связь - это информация, поступающая от объекта к субъекту управления, об исполнении команд и состоянии объекта управления.

Характерной особенностью предприятия (организации) является то, что в качестве субъекта и объекта управления выступают люди. Следовательно, предприятие (организацию) можно рассматривать как социальную систему управления, а отношения управления, складывающиеся в этой системе, как часть производственных отношений.

В социальной системе управления объект управления часто называют управляемой подсистемой, субъект - управляющей подсистемой. Социальную систему управления характеризует ряд общих условий. Прежде всего, управляемая система обладает способностью изменять свои параметры (или свойства) под воздействием управляющей системы. При этом для эффективного управления необходимы критерии и показатели, наиболее полно отражающие важнейшие параметры деятельности объекта управления. Например, для торговой фирмы такими показателями могут быть: торговые площади, издержки обращения, численность персонала, объем розничного товарооборота, прибыль, рентабель­ность и др.

Субъект управления воздействует на объект в соответствии с определенной целью. Для этого управляющая подсистема должна предвидеть состояние объекта управления после соответствующего воздействия. Для ориентации на опреде­ленную цель субъекту управления должна поступать информация о состоянии объекта после воздействия, т.е. в системе управления должны быть четко организованы прямые и обратные связи. И, наконец, любая экономическая система управления должна располагать определенными материальными, трудовыми, финансовыми и другими ресурсами.

Специфика социальной системы управления обусловливает особенности управления процессом труда в каждой фирме, что находит свое выражение в рационализации соединения живого труда с предметами и орудиями труда, в совершенствовании форм и приемов трудовой деятельности, в том числе и в управлении.

Вместе с тем для всех предприятий (организаций) все большее значение приобретает социальная сторона управления, которая охватывает различные аспекты управленческого общения, соблюдение этических норм и правил общения менеджера с персоналом.

Каждая социальная система управления связана со средой, в которой она существует.

Окружающая (внешняя) среда - это все то, что окружает данное организацию: поставщики и покупатели, конкурирующие организации, культура, политическая ситуация и др. Окружающая среда активно влияет на любую организацию, поставляя ей кадры, орудия труда, сырье, материалы или товары, энергоносители и т.д. В свою очередь и организация влияет на окружающую среду, когда производит и реализует товары и услуги. Например, предприятия торговли оказывают непосредственное влияние на формирование и удовлетворение потребностей и спроса покупателей, воспитывают вкус и культуру потребления. В свою очередь ассортимент реализуемых ими товаров зависит от уровня развития отраслей пищевой и легкой промышленности, состояния экспорта, импорта и т. д.

Все категории управления тесно взаимосвязаны и взаимозависимы (см. рис.1.1).

Рис. 1.1 Взаимосвязь основных категорий управления

В некоторых литературных источниках выделяют также и внутреннюю среду организации, которую составляют цели, задачи, технологии, структура управления и люди.

Управленческая операция— законченное и целесообразное действие, направленное на выполнение конкретной задачи техни­ческого, организационного или социального характера. Каждая операция выполняется в соответствии с определенными правила­ми, инструкциями и должна быть увязана с предыдущими и пос­ледующими операциями технологического цикла. Прохождение операций во времени и пространстве и составляет процесс управ­ления (рис. 2).

б

в

Рис. 2. Порядок выполнения операций:

а — последовательный; б — параллельный; в — параллельно-последовательный

При последовательном сочетании операций каждая последую­щая начинается после окончания предыдущей, при параллель­ном — одновременно выполняются отдельные процедуры, что ус­коряет процесс и создает условия для групповой обработки инфор­мации. Системы управления должны быть динамичными и детер­минированными, т.е. обеспечивать реакцию на изменения окружа­ющей среды и взаимосвязь элементов, подразделений органов уп­равления. Если в организационной структуре есть элемент, дей­ствия которого не влияют на поведение системы и не реализуют ни одну из целей ее функционирования, то это является верным признаком ненужности этого элемента.

Управление не может претендовать на статус точной науки, поскольку процесс управления протекает в условиях значительной неопределенности и для него характерно множество внешних и внутренних переменных. Однако наука управления позволяет сис­тематизировать, анализировать управленческий процесс и разра­батывать рекомендации по его оптимизации.

Цель - это желаемое состояние организации,

Задача - это предписанная работа (или серия работ), которая должна быть выполнена установленных способом в заранее определенный срок.

Технология - это средства, при помощи которых предмет труда трансформируется в готовую продукцию.

Структура управления - это логическое соотношение функциональных зон и уровней управления, используемых для достижения поставленных целей.

Люди - это главная производительная сила организации.

Управлениеобеспечивает непрерывное и целенаправленное воздействие на управляемый объект, которым может быть техно­логическая установка, коллектив или отдельная личность. Управ­ление есть процесс, а система управления— механизм, который обеспечивает этот процесс. Любой динамический процесс, в кото­ром могут участвовать и люди, состоит из отдельных процедур, операций и взаимосвязанных этапов. Их последовательность и вза­имосвязь составляют технологию управленческого (в нашем случае) процесса. Строго говоря, технология управления состоит из информационных, вычислительных, организационных и логичес­ких операций, выполняемых руководителями и специалистами раз­личного профиля по определенному алгоритму вручную или с ис­пользованием технических средств. Технология управления — это приемы, порядок, регламент выполнения процесса управления.

Часто технологический процесс управления осуществляется в условиях неопределенности, при неполноте исходной информации. Однако дефицит информации не является непреодолимым пре­пятствием для принятия прогнозного управленческого решения. Например, при изменении условий внешней среды предприятие, стремящееся к выживанию и достижению максимальной прибыли, будет адекватно реагировать на эти изменения и механизм адап­тации предприятия, принимаемые управленческие решения мо­гут быть многовариантными (невольно напрашивается аналогия с естественным отбором в биологической эволюции).

Содержание процесса управления зависит от вида анализируемой системы (техническая, биологическая, социальная) и может быть представлено с различной степенью детализации этапов, фаз и функций управления.

При организации управления рассматривают наиболее общие этапы процесса: (рис.1. 1):

1) Уяснение поставленной задачи (цели) (целевой этап - Ц);

2) Сбор информации и оценка обстановки (информационный этап - И);

3) Принятие решения о выборе наиболее рационального способа достижения поставленной цели (решающий этап - Р);

4) Планирование предстоящих действий в соответствии с принятым решением (планирующий этап - П);

5) Доведение принятого решения до подчиненных в виде приказов, приказаний, распоряжений, команд и т. д. (доводящий этап - Д);

6) Контроль результатов выполнения принятого решения подчиненными войсками (контролирующий этап - К).

Уяснение поставленной задачи (цели) управления.В ходе этого этапа руководитель уясняет задачу (цель) управления, которую формулирует старший начальник (вышестоящий орган управления). При этом руководитель изучает полученный приказ (распоряжение), уясняет замысел старшего начальника, оценивает возможности своего предприятия ( отдела, службы) в достижении поставленной цели, наличие необходимых ресурсов (финансовых, энергетических и др) порядок обеспечения выполняемых действий, характер взаимодействия с другими партнерами по бизнесу и делает предварительный вывод о своевременном выполнении полученного приказа с требуемым качеством. В том случае, если руководитель, зная возможности своего предприятия отдела (службы) , убежден в том, что заданная цель не будет достигнута (или достижение поставленной цели управления связано с большими финансовыми потерями ), то он обязан обоснованно доложить свои соображения старшему начальнику.

Сбор информации и оценка обстановки. При выполнении данного этапа руководитель, с учетом отведенного времени, производит детальный сбор всех данных, необходимых для эффективного достижения поставленной цели, и оценку обстановки, в условиях которой будет осуществляться реализация последующих этапов процесса управления. При этом осуществляется сбор и оценка данных о внутренней и внешней среде, районе предстоящих действий, климатических и географических условиях, населении в районе предстоящих действий, экологических последствиях при достижении поставленной цели. Затем руководитель обобщает полученные данные, формирует предварительные выводы о замысле предстоящих действий и определяет наиболее вероятные альтернативные варианты способов достижения заданной цели. В том случае, если руководитель после детальной оценки обстановки приходит к выводу о невозможности достижения заданной цели или к выводу о предстоящих недопустимых финансовых потерях или вредных экологических последствиях, то он также обязан обоснованно доложить свои соображения старшему начальнику.

Принятие решения. Результатом выполнения данного этапа является решение руководителя о выборе наиболее рационального способа достижения поставленной цели. Принятие решения является наиболее сложным и ответственным этапом процесса управления и основывается на предварительной обработке полученных данных о внутренней и внешней среде, поступающих от подчиненных руководителей служб, применении методов теории выработки решений, средств вычислительной техники, опыте и интуиции руководителя.

Планирование предстоящих действийосуществляется в соответствии с принятым решением. В процессе планирования уточняются задачи подчиненным производится расчет времени решения данных задач и очередность их выполнения, определяются необходимые ресурсы, устанавливается порядок взаимодействия структурных подразделений предприятия

Доведение принятого решения до подчиненныхпроизводится в виде распоряжений (приказов, директив, команд), которые оформляются, как правило, письменно и доводятся непосредственно или с использованием средств связи. При получении соответствующего распоряжения подчиненный исполнитель подтверждает факт получения распоряжения, уясняет его, а после исполнения докладывает о результатах выполнения данного распоряжения. В том случае, если в качестве исполнителя выступает руководитель промежуточного звена управления, то полученное распоряжение может являться для него аналогом поставленной задачи (цели) управления. В соответствии с этим данный руководитель приступает к реализации всех вышеперечисленных этапов процесса управления данным промежуточным звеном, т.е. уясняет полученное распоряжение (поставленную задачу), оценивает обстановку, принимает решение и т.д.

Контроль результатов выполнения принятого решенияпроизводится на основании докладов подчиненных о результатах выполнения полученных распоряжений, лично руководителем, его заместителями или с помощью назначаемых комиссий. На основании результатов контроля принимаются меры по повышению эффективности и качества выполнения принятого решения.

В идеальном случае для несложных четко определенных задач цель управления достигается при однократном выполнении перечисленных этапов. Однако в реальных условиях с учетом постоянно меняющейся обстановки и воздействий окружающей среды процесс управления имеет итеративный характер, т.е. возникают ситуации когда требуется неоднократно возвращаться к предыдущим этапам, пока не будет достигнута конечная цель управления (например, если руководитель в результате контроля выполнения принятого решения К убедился, что оно доведено неправильно или содержит ошибки, то он должен повторить этап доведения Д или скорректировать ранее принятое решение Р и т. д.).