Рабочая книга MS Excel

Итак, каждый документ — рабочая книга Excel — состоит из одной или нескольких страниц, называемых рабочими листами. Новая рабочая книга обычно содержит 16 листов, но их количество может быть увеличено и до 255. Рабочий лист — это электронный аналог листа бумаги, где могут размещаться таблицы и текстовые пояснения к ним. На одном рабочем листе можно расположить как одну, так и несколько таблиц с данными. Кроме таблиц, рабочий лист Excel может содержать различного рода графики и диаграммы. В нижней части каждого листа расположен специальный ярлычок с названием рабочего листа. Если это не так, то следует выполнить команду Сервис > Параметры и на странице Вид диалогового окна включить флажок ярлычки листов. По умолчанию листы имеют названия Лист 1, Лист 2 и т. д., но их можно изменить на более содержательные с помощью контекстного меню, в котором выбирается команда Переименовать. После чего название ярлыка выделяется и его можно заменить так же, как переименовывались файлы или папки. Перемещаться между листами рабочей книги можно, либо выполняя щелчок на соответствующих ярлычках листов, либо с помощью сочетаний клавиш Ctrl+PageUp (переход к следующему листу) и Ctrl+PageDown (переход к предыдущему листу).

Рабочий лист Excel состоит из 65 536 строк и 256 столбцов, следовательно, максимально возможный размер таблицы в Excel — 65536x256. Строки нумеруются последовательными натуральными числами (от 1 до 65 536), а столбцы обозначаются буквами латинского алфавита и их парными комбинациями (А, В, С и т. д. до Z, АА, АВ, АС и т. д. до AZ, ВА — BZ, ...,1А — IV). Номера или заголовки строк находятся в расположенном слева столбце заголовков строк, а обозначения или заголовки столбцов находятся в расположенной вверху строке заголовков столбцов (см. рис. 13.1). Пересечение строки и столбца образует ячейку. А обозначения строки и столбца, на пересечении которых она находится, образуют координаты, или адрес ячейки. Например, А1 представляет собой адрес ячейки, расположенной в левом верхнем углу рабочего листа на пересечении столбца А и строки с номером 1, НХ1233 — это адрес ячейки, расположенной на пересечении столбца НХ и строки с номером 1233. Такой способ адресации применяется для ячеек текущего рабочего листа. Если же требуется сослаться на ячейку, находящуюся на другом рабочем листе, то перед ее координатами следует указать название ярлычка листа и восклицательный знак: например, Лист16!А1 — адрес ячейки, расположенной на пересечении столбца А и строки с номером 1 на рабочем листе с названием Лист 16.

В ячейке может находиться:

§ содержимое;

§ примечание;

§ формат.

Ячейка может содержать до 255 символов, которые трактуются как ее содержимое. Это может быть:

§ текст;

§ число;

§ денежное значение;

§ процентное значение;

§ дата;

§ время;

§ формула;

§ графический объект.

Заметим, что денежное и процентное значения, дата и время фактически являются специальными формами числовых значений.

Независимо от наличия или отсутствия содержимого в ячейке могут находиться примечание, каким-либо образом комментирующее назначение ячейки или ее содержимое, а также формат.

ПРИМЕЧАНИЕ

Напоминаем, что под форматом понимают совокупность правил оформления данных. В случае программы Excel — оформления данных, хранящихся в ячейках таблицы. Например, при форматировании ячейки можно зафиксировать число знаков после запятой при отображении вещественных чисел, выбрать форму представления чисел в виде обыкновенной или десятичной дроби (1/2 или 0,5), уточнить порядок записи даты (день — месяц — год или месяц — день — год) или же указать после числа признак денежной единицы. Ячейка, содержащая формат, может выглядеть внешне как пустая, но если в такую ячейку записать данные, то они автоматически окажутся оформленными по правилам, образующим формат.

Ячейка, в которой находится курсор, является выделенной, текущей или активной. Внешним признаком выделенной ячейки является ее окаймление сплошной толстой линией. Кроме того, в правом нижнем углу окаймления размещается небольшой черный квадрат, который называется маркером заполнения. Во время позиционирования указателя мыши на маркере заполнения он принимает крестообразную форму . Буксировка указателя в этой ситуации приводит к автоматическому заполнению ячеек, затронутых буксировкой, содержимым исходной ячейки или некоторыми другими данными. На рисунке 13.1 выделенной является ячейка В2. Над выделенной ячейкой можно совершать различные операции: выполнять ввод данных в нее, редактирование, копирование, перемещение, форматирование, удалять данные из ячейки и т. д. Номер текущей ячейки и ее содержимое автоматически отображаются в строке формул (см. рис. 13.1).

ВНИМАНИЕ

В строке формул отображается точное, неотформатированное содержимое текущей ячейки, а данные, находящиеся в самой ячейке, могут иметь другой внешний вид. Особенно ярко это различие проявляется, если в ячейке находится формула. В этом случае в строке формул отображается запись формулы, а в ячейке — значение, вычисленное по этой формуле.