Закон информированности и упорядоченности

[И 112] В современном обществе уровень развития государств определяется не только экономическими и природными ресурсами, но и состоянием информационного обеспечения или состоянием информационной среды, в которой живет государство.

Закон информированности и упорядоченности означает, что любая социальная организация способна к выживанию только в том случае, если она обеспечена полной достоверной и упорядоченной (структурированной) информацией.

[И 113] Полнота информации определяется возможностями доступа к ресурсам информационного пространства, в котором действует организация, а также состоянием внешних и внутренних коммуникационных связей. В современных условиях любой организации доступны очень большие объемы информации. Практически по любому вопросу менеджер может получить исчерпывающую информацию. Информационный «голод» может возникнуть не из-за отсутствия информации, а из-за необходимости затрачивать на ее отбор и обработку большое количество времени и средств (имеются в виду материальные и людские ресурсы).

Достоверность информации – необходимое условие использования полученных данных в деятельности предприятия. Источники информации должны быть надежными и не вызывать сомнений. в ряде случаев в информационные базы данных вводится заведомо ложная информация, чтобы дезинформировать конкурентов или подорвать к ним доверие со стороны клиентов. Поэтому следует перепроверять и уточнять полученную информацию, прежде чем использовать ее для работы.

Упорядоченность информации подразумевает структурирование или распределение информации по степени важности для решения задач управления организацией.

[И 114] Процедура сбора и обработки информации состоит из нескольких этапов.

Первым этапом структурирования информации является определение цели отбора информации из общего потока. Выявив цель, производят сбор необходимой информации.

На втором этапе производят обработку и распределение информации по степени ее важности. Наиболее ценная информация анализируется системой в первую очередь и доводится до сведения всех заинтересованных лиц.

Третий этап упорядочения или структурирования информации должен обеспечить ее хранение. Этот этап предусматривает также разработку системы признаков, по которым нужная информация может быть найдена. Целесообразно в качестве одного из признаков использовать показатель ценности информации, в этом случае особо ценная информация всегда может быть «под рукой».

[И 115] Известно, что в бизнесе побеждает тот, кто владеет информацией, поэтому ценность информации для деловых организаций определяется во многом такими свойствами, как оперативность, достоверность и надежность.

Оперативность получения информации. По мнению Вебера, одного из основоположников науки об организации, одним из определяющих факторов повсеместного господства бюрократии является открытый доступ к новейшей информации, дающий возможность принимать эффективные решения и предвидеть конечные результаты.

В сложных многоуровневых системах управления деловой организацией скорость прохождения информации настолько замедляется, что зачастую управленцу приходится принимать решения, направленные на перспективу, на основе уже давно устаревшей информации.

Достоверность и надежность информации. В каналах передачи информации искажения могут быть вызваны как техническими, так и социально-психологическими причинами. Известно, что некоторые недобросовестные предприниматели прибегают к умышленной дезинформации, чтобы ввести в заблуждение клиентов или конкурентов.

Под надежностью информации понимают степень ее соответствия реальной ситуации, конкретным целям организации и методам управления. Понятие надежности тесно связано с представлениями о достоверности информации, которая, в свою очередь, непосредственно связана с коммерческой безопасностью.

[И 116] При оценке достоверности получаемой информации целесообразно разделить ее на три информационных категории:

- информационные сообщения, полученные из источника, о котором вы собираете информацию;

- информация, полученная из независимых источников;

- информация, полученная из неофициальных источников.

Сведения, получаемые на уровне неофициального общения, занимают промежуточное положение между двумя первыми категориями информации. Эти сведения принято называть слухами и считать ненадежной информацией. Тем не менее, такой информацией не следует пренебрегать, поскольку она может быть использована для проверки информации, полученной из других источников, или для уточнения имеющейся в распоряжении официальной информации.

[И 117] В информационном обмене системе с окружающей средой могут быть выделены два основных вида информации: входная информация и выходная.

Входная информация отражает структуру рынка, содержит информацию о деятельности государственных органов и о социально-экономическом состоянии общества. Первоочередной задачей организации является анализ структуры рынка и маркетинговый анализ.

Выходная информация является активным средством, которое обеспечивает создание имиджа организации и способствует вхождению организации в рынок. С этой целью используется реклама. Рекламная деятельность – это самое существенное приложение закона информированности и упорядоченности.