Инструментарий процессного представления банка

Процессное представление банка является эффективным для анализа деятельности, осуществляемой в банке, и ее преобразований только при наличии действенных, наглядных и доступных инструментальных средств. При этом важно иметь эффективную, удобную и «прозрачную» (доступную для понимания требуемому кругу аналитиков, экспертов, менеджеров) технологию создания моделей ББП, в том числе средства документирования и меделирования, позволяющие решать следующие пять групп задач:

1. Документировать имеющиеся данные о технологии ББП, выявленные, например, в процессе опроса компетентных сотрудников, ответственных за организацию рассматриваемого процесса;

2. Определять и анализировать точки влияния потоков сопутствующего документооборота сценарий ББП;

3. Определять ситуации, в которых требуется принятие решения, влияющего на жизненный цикл ББП, например, изменение вида предоставляемых услуг;

4. Содействовать принятию оптимальных решений при реорганизации ББП;

5. Разрабатывать имитационные модели ББП, по принципу «как будет, если...».

Инструментарий процессного представления с успехом использовался для оптимизазации бизнес-процессов Boeing, Lufthansa, DaimlerChrysler, Volkswagen, IBM, BASF, Nestle, Deutsche Telecom, а также Deutsche Bank, DG Bank, Commerzbank, HypoVereinsbank, Dresdner Bank, ABN AMRO Bank, Allianz. Примеров использования IDEF-технологий в банковской системе Республики Беларусь практически нет. Это подтверждает проведенное исследование, которое показало, что 5,4% от общего числа опрошенных работников знают IDEF, а для анализа деятельности банка указанные технологии используются лишь 3,4% банковских работников. Это при том, что общие принципы технологии IDEF (семейство стандартов IDEF0 - IDEF14) были разработаны еще в 1981 году . Графический язык семейства IDEF, в первую очередь IDEF0 (язык функционального моделирования) и 1DEF3 (язык документирования процессов), достаточно прост и интуитивно понятен. Покажем это на примере описания одного из основных ББП - бизнес-процесса кредитования населения (ББП-КН).

Терминологическую основу IDEF0 составляют пять базовых проблемно независимых понятий: диаграмма, функциональный блок, интерфейсная дуга, глоссарий и декомпозиция. Диаграмма - главный компонент функциональной модели, который на каждом уровне иерархии изображается в виде совокупности функциональных блоков. Иерархически организованная совокупность диаграмм образует lDEF0-модель.

Контекстная диаграмма «ББП кредитования населения» (диаграмма с одним функциональным блоком, снабженным идентификатором «А-0») является верхним уровнем иерархии представления ББП кредитования населения (ББП-КН) моделью IDEF0 и описывает процесс в целом во взаимодействии его с внешней средой.

Функциональный блок - прямоугольник с уникальным идентификационным номером, графически отображающий определенную бизнес-функцию. В рамках рассматриваемой проблемы функциональный блок - процесс или его компонента. Каждая сторона функционального блока имеет свое назначение: левая сторона - вход процесса или его компоненты, правая сторона - выход процесса или его компоненты. Верхняя сторона функционального блока предназначена для входов управления. Поступающая сюда управляющая информация является наложенными на ББП ограничениями. Для ББП-КН ограничениями являются:

• инструкции Национального банка Республики Беларусь (по состоянию на февраль 2009 г. - основным нормативным документом в данной сфере является Инструкция о порядке предоставления (размещения) банками денежных средств в форме кредита и их возврата ;

• внутренние нормативные документы банка, разработанные в соответствии с действующим законодательством;

• требования клиента (наименование приобретаемой валюты, необходимый объем иной валюты и (или) сумма в белорусских рублей, направляемых на покупку, желаемый курс покупки валюты).

Нижняя сторона функционального блока используется для входов механизмов, или ресурсов процесса. Для анализируемого, как и для любого ББП, механизмами являются компоненты ресурсного потенциала банка.

Для отображения элемента системы, который оказывает влияние на бизнес-функцию, отображаемую функциональным блоком, используется интерфейсная дуга (поток, стрелка) – однонаправленная стрелка с уникальным именем. Интерфейсные дуги служат для отображения различных объектов, в той или иной степени определяющих процессы, проходящие в банке. Такими объектами в каждом конкретном случае являются элементы реального или виртуального мира: финансовые потоки (наличные и безналичные), потоки документов (коммерческие, финансовые и организационные документы), информация, данные о намерениях, устные распоряжения, клиенты, сотрудники, компьютерные сети, программные продукты и др.

Входными (стрелки входа) и выходными (стрелки выхода) интерфейсными дугами могут отображаться любые виды объектов. Управляющими интерфейсными дугами обозначаются только объекты, относящиеся к потокам документов и распорядительной информации, т.е. ограничения и инструкции, влияющие на ход выполнения процесса. Ресурсными дугами (стрелки механизма исполнения) обозначаются ресурсы, которые необходимы для выполнения процесса. Ресурсные интерфейсные дуги показывают, какие средства необходимы для выполнения бизнес-функции и определяют тех, кто будет выполнять конкретные функции.

Для словесного описания сущности элементов IDEF0: диаграммы, функционального блока или интерфейсной дуги в дополнение к графическому языку IDEF0 предусмотрено использование глоссария. Например, глоссарий для входящей интерфейсной дуги «Запрос клиента» может содержать перечень документов, которые клиент должен представить в банк при покупке иностранной валюты: заявку (обязательные реквизиты), платежные инструкции по перечислению рублевого эквивалента и комиссионных вознаграждений и пр. Для управляющей интерфейсной дуги «Инструкции Национального банка» глоссарий может содержать перечень действующих нормативных актов регулирующих проведение валютно-обменных операций, а для ресурсной дуги «Ресурсный потенциал банка» - подробный перечень компонентов ресурсного потенциала.

Декомпозиция (как принцип разбиения сложного объекта на простые, его составляющие) с точностью до обозначений повторяет декомпозицию, описанную выше. Число декомпозиций может быть не ограничено и определяется уровнем сложности, который необходимо показать в модели. Диаграмма декомпозиции - это иллюстрация «внутреннего строения» некоторого блока диаграммы предыдущего уровня. Каждый блок потенциально может быть детализирован на другой диаграмме. Результатом этого процесса является модель, где диаграмма верхнего уровня описывает ББП в целом, а диаграммы нижнего уровня описывают более детализированные аспекты процесса или его компоненты. Диаграмма первого уровня содержит функциональные блоки, отображающие главные функции функционального блока контекстной диаграммы и т.д. ББП-КН на первом этапе декомпозиции может быть представлен в виде взаимосвязанных функциональных блоков

• рассмотрение заявки клиента;

• выдача кредита;

• сопровождение кредита.

Положение функционального блока на диаграмме отражает его значимость. Функциональный блок, расположенный в верхнем левом углу диаграммы, влияет на результат выполнения всех последующих блоков. При дальнейшей декомпозиции функциональных блоков средствами IDEF0 ввиду сложных параллельно-последовательных связей составляющих ББП-КН, требуется переход сразу на существенно более глубокий уровень детализации процесса. Диаграмма становится неудобной для чтения и понимания.

IDEF3 в отличие от IDEF0 позволяет графически описать не только процессы, выполняющиеся в определенной последовательности, но и описать объекты, участвующие совместно в одном процессе. Средствами IDEF3 каждый функциональный блок IDEF0 может быть представлен в виде отдельного процесса. Технологию IDEF3 определяют два основных проблемно независимых понятия: сценарий и диаграмма.

Сценарий выделяет последовательность действий или субпроцессов в рамках рассматриваемого процесса и содержит в себе его описание. Исполнение каждого сценария сопровождается соответствующим документооборотом, который состоит из двух основных потоков: документов, определяющих структуру и последовательность процесса (инструкции органов валютного регулирования и контроля, внутренние нормативные документы т.д.) и документов, отображающих ход их выполнения (результаты предварительного, текущего контроля, реестр заявок и пр.).

Диаграмма в 1DEF3 (как и в IDEF0) является геометрической интерпретацией модели. Однако внешний вид и ее свойства отличаются от рассмотренных. Диаграмма IDEF3 не учитывает используемые механизмы, а также не отражает ограничения, наложенные на объект. Использование в IDEF3-модели различных типов соединений позволяет учесть логику взаимодействия составляющих ББП субпроцессов при их слиянии или разветвлении. Таким образом, представление ББП совокупностью стандартизованных IDEF-диаграм, функциональных блоков и интерфейсных дуг (снабженных при необходимости глоссарием) не только удобно для восприятия, но и позволяет эффективно организовать коллективную работу над исследованием ББП. Однако конкретные инструментальные средства имеют ряд ограничений. Так, IDEF0 не позволяет моделировать последовательно-параллельные процессы, a IDEF3 не учитывает наложенные на объект ограничения и используемые в ББП ресурсы. Совместное использование методологий IDEF0 и IDEF3 поможет построить смешанную модель, которая при достаточной наглядности адекватно отражает ББП.