Отражение расчетов с подотчетными лицами в бухгалтерском учете

Согласно Приказу Минфина России от 23.09.2005 № 123н «Об утверждении форм бюджетного учета» аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами (ф. 0504071) либо в Карточке учета средств и расчетов (ф. 0504051).

Учет расчетов с подотчетными лицами по выдаваемым им авансам ведется на счете 208 00 000 «Расчеты с подотчетными лицами». Особенности данного счета:

- он является только активным, поэтому кредитового сальдо по этому счету не должно быть;

- диапазон ведения аналитики по этому счету обширен, так как наличие 24 аналитических счетов позволяет это сделать на первичном уровне учета.

Информация для распределения расходов по аналитическим счетам берется из заявления о выдаче сумм в подотчет работника, на котором бухгалтерией проставляются коды классификации операций сектора государственного управления.

Операции по счету 020800000 оформляются следующими бухгалтерскими записями.

Выдача денежных сумм подотчетным лицам отражается по дебету соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020801560-020824560) и кредиту счетов 020104610 «Выбытия из кассы», 020105610 «Выбытия денежных документов», 030405000 «Расчеты по платежам из бюджета с финансовыми органами».

Списание с подотчетных лиц израсходованных сумм отражается по креди­ту соответствующих счетов аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020801660—020824660) и дебету соответствую­щих счетов аналитического учета счета 010500000 «Материальные запасы» (010501340-010506340), счета 010600000 ««Вложения в нефинансовые ак­тивы» (010601310,010602320, 010604340), счета 030200000 «Расчеты по при­нятым обязательствам (030201830-030205830, 030208830, 030209830, 030215830-030222830), 020402530 «Увеличение стоимости акций и иных форм участия в капитале», 020403520 «Увеличение стоимости ценных бумаг, кроме акций и иных форм участия в капитале» соответствующих счетов ана­литического учета счета 040101200 «Расходы учреждения», счета 030403830 «Расчеты по удержаниям из выплат по оплате труда».

На возвращенные остатки подотчетных сумм кредитуют соответствую­щие счета аналитического учета счета 020800000 «Расчеты с подотчетными лицами» (020801660-020824660) и дебетуют счет 020104510 «Поступления в кассу», 020105510 «Поступления денежных документов».

Аналитический учет расчетов с подотчетными лицами ведется в Журнале операций расчетов с подотчетными лицами либо в Карточке учета средств и расчетов. Запись в журнал операций расчетов с подотчетными лицами осуществля­ется на основании авансового отчета, приходного или расходного ордера. По каждой строке графы «Наименование показателя» записываются фами­лия подотчетного лица, суммы выданного аванса, произведенного расхода, поступившего остатка неиспользованного аванса, номер счета бюджетного учета по дебету и кредиту, количество приложений.

В конце месяца в журнале операций расчетов с подотчетными лицами подводятся итоговые суммы по дебету и кредиту счетов бюджетного учета с входящими и исходящими остатками по каждому подотчетному лицу и в целом по учреждению.

Из журнала операций в Главную книгу переносятся обороты по счетам, за исключением операций по выдаче и возврату подотчетных сумм, которые учтены в Журнале операций по счету «Касса».

При отражении сумм в иностранной валюте в соответствующей строке графы «Наименование показателя» приводится запись: «В рублевом эквива­ленте».

Рассмотрим на примере отражение в бухгалтерском учете операций по расчетам с подотчетными лицами.