Период бюджетирования

Подготовительная работа к составлению бюджетов на следующий год должна начинаться за несколько месяцев до начала этого года. Если бюджет основан на календарном годе, то предварительные разработки целесообразно начинать с 1 октября. Бюджет может охватывать любой временной период. Однако чем больший временной лаг выражает бюджет, тем менее он надежен.

Краткосрочный бюджет (в пределах календарного года) более надежен и отражает содержание оперативных планов и тактических действий предприятия. Период бюджетирования зависит от тактических задач и необходимости применения бюджетирования для их решения. Он зависит от объемов производства и продаж, технологии и цикла производства, достоверности данных об ассортименте продукции, сезонности, оборачиваемости запасов, наличия ресурсов (материальных, трудовых и финансовых), резервов производственных мощностей (в случае расширения масштабов производства), уровня предпринимательского риска, государственного регулирования экономики (налоговые ставки, тарифы взносов в государственные внебюджетные фонды, учетная ставка Центрального банка РФ) и др.

Сезонные колебания возникают под влиянием ряда факторов объективного характера (климатические условия, возможности транспортировки сырья и материалов, поставки энергоресурсов и т. д.) и могут значительно влиять на покупательский спрос, поставки материальных ресурсов и состояние производственных запасов на предприятии.

Детализированный бюджет для каждого структурного подразделения (филиала, центра ответственности и др.) обычно разрабатывают на определенный период. Годовой бюджет можно разделить на двенадцать месяцев. Он может быть также распределен по месяцам на первые три месяца и по кварталам на оставшиеся девять месяцев. В течение года квартальные бюджеты делят на месячные. Последние из них могут быть детализированы по декадам и пятидневкам. Например, в течение первого квартала с появлением новой информации могут быть изменены бюджеты на последующие три квартала и будет подготовлен план на первый квартал следующего года.

Данный процесс называют непрерывным или скользящим составлением бюджета, что гарантирует наличие двенадцатимесячного бюджета, к которому добавляют бюджет на предстоящий квартал, как только истекает срок бюджета предыдущего квартала. В течение года период, на который составлен бюджет, будет сокращаться, и так до тех пор, пока не будет составлен бюджет на следующий год.

Таким образом, скользящие бюджеты гарантируют непрерывность планирования — это не единовременное событие, а последовательный процесс, когда руководители чувствуют необходимость заглядывать вперед и пересматривать планы на будущее. Более того, вполне вероятно, что фактические результаты будут сопоставлены с более реалистичными плановыми параметрами, поскольку операционные бюджеты систематически пересматривают и корректируют. Поскольку бюджеты пересматривают в конце каждого квартала или месяца, то существует опасность, что руководители структурных подразделений не будут уделять достаточного внимания подготовке бюджетов на следующий период, так как знают, что они, возможно, изменятся в процессе ежеквартального пересмотра. Однако данный негативный фактор блокируют необходимостью соблюдать должностные обязанности и инструкции на каждом предприятии, что предусматривают в соответствующих положениях по бюджетному управлению.

Непрерывность бюджетирования в значительной мере обеспечивают с помощью применения различных компьютерных технологий. Они полагают быстро и точно выполнять финансовые расчеты, проводить необходимые сравнения и постоянно отслеживать результаты отклонений от планов. Моделируя различные ситуации, руководитель (ведущий специалист) выбирает из набора альтернатив наилучший способ действий. Если его не устраивают результативные показатели, то он вправе изменить свои решения и установки.