ЛИЧНЫЙ ЛИСТОК ПО УЧЕТУ КАДРОВ

Он содержит биографические сведения о работнике, его образовании, выполняемой работе с начала трудовой деятельности, семейном положении и др.

Личный листок заполняетсяот руки самим работником при поступлении на работу. При его заполнении используют следующие документы:

· паспорт;

· трудовая книжка;

· военный билет;

· документ об образовании (диплом, удостоверение, сертификат, свидетельство, аттестат), документы Высшей аттестационной комиссии о присуждении ученой степени и о присвоении ученого звания (диплом и аттестат);

· документы об имеющихся изобретениях.

В графе «Образование» в личных листках применяют формулировки: «начальное», «неполное среднее», «среднее», «среднее специальное», «незаконченное высшее», «высшее» - в зависимости от того, какой документ имеется у работника.

В графу «Выполняемая работа с начала трудовой деятельности» сведения о работе берут из трудовой книжки. В этой графе фиксируется обучение в учебном заведении, предшествующее трудовой деятельности.

В графе «Семейное положение» используют следующие формулировки: «женат» («замужем»), «разведен (а)», «вдовец (вдова)», «холост» («не замужем»), после чего перечисляют всех членов семьи с указанием степени родства («отец», «мать», «жена», «муж», «сын», «дочь»). При этом указывают фамилию, имя, отчество, год рождения каждого члена семьи.

В практике оформления приема на работу часто используется «Анкета» - документ, аналогичный «Личному листку по учету кадров». В отличие от личного листка анкета подписывается не только самим лицом, поступающим на работу, но и сотрудником, ответственным за персонал фирмы.

ЛИЧНОЕ ДЕЛО

Личное дело (досье)представляет собой совокупность документов, содержащих сведения о работниках организации (предприятия). Личные дела могут заводиться на всех работников, но чаще всего – на руководителей и ведущих специалистов (при этом на всех сотрудников оформляют личные карточки формы Т-2).

Организация (предприятие) вправе сама решить вопрос о том, какие документы, личные карточки или личные дела заводить на сотрудников.

В состав личного дела должны входить следующие документы:

· внутренняя опись документов, имеющихся в личном деле;

· заявление о приеме не работу;

· анкета или личный листок по учету кадров;

· автобиография;

· копии документов об образовании, присуждении стипендий, присвоении ученых званий;

· копии документов об утверждении в должности;

· характеристики или рекомендательные письма;

· трудовой контракт (договор);

· копии приказов о назначении, перемещении, увольнении;

· дополнение к личному листку по учету кадров;

· справки и другие документы, относящиеся к данному работнику.

В личное дело могут быть включены такие документы, как списки изобретений, научных трудов и др. Необходимо иметь в виду, что при приеме на работу запрещается требовать от поступающего лица документы, не предусмотренные законодательством.

Личное дело заводятпосле издания приказа о приеме не работу.Все документы, относящиеся к личному делу, по мере поступления(в хронологическом порядке)подшиваются в папку-скоросшиватель. На ее обложке указывают полностью фамилию, имя и отчество сотрудника.

Личные деласотрудников организации (предприятия)хранятся у инспектора по кадрамили секретаря в сейфе и выдаются во временное пользование лишь определенным должностным лицам. Изменения в личные дела вносят только лица, ответственные за их ведение.

Личные дела уволенных работников должны передаваться на архивное хранение и храниться 75 лет.