Документационное обеспечение туроперейтинга.

Работа с документами является одной из наиболее важных составляющих работы менеджера туроператора, на которую им тратится основная часть рабочего времени. Внимательное и серьезное отношение к документальному сопровождению туроперейтинга необходимо в силу веских причин:

– во-первых, туристская услуга (как и любая другая услуга) отличается от товара изменчивостью своего качества, по этой причине все составляющие турпродукта должны быть строго регламентированы, их малейшие изменения требуют оперативного отражения в соответствующих документах;

– во-вторых, текущий туроперейтинг представляет собой большой поток информации, проходящей через менеджеров туроператора. При этом практически любая входящая и исходящая информация нуждается в учете и носит порой принципиальный характер для самого туроперейтинга;

– в-третьих, наличие определенного перечня документов установленного образца является необходимым условием легального туроперейтинга и бухгалтерского учета.

Документы туроператора можно классифицировать по ряду признаков:

– по кругу пользователей документацией можно выделить документы для внутреннего пользования и для пользования третьими лицами;

– по источнику информации, содержащейся в документе, бывают входящие и исходящие;

– по степени и форме волеизъявления в документе можно выделить согласительные, императивные, разрешительные, рекомендационные и консультационно-разъяснительные документы.

Ведущей классификацией документов туроперейтинга является классификация по отношению содержащейся в документах информации к той или иной сфере деятельности туроператора. На основании этой классификации можно выделить:

– уставные документы;

– бухгалтерские и статистические документы;

– документы внутреннего распорядка;

– документы, регламентирующие отношения с поставщиками;

– документы, регламентирующие отношения с агентами;

– документы, регламентирующие отношения с туристами;

– документы, регламентирующие отношения с партнерами.

Уставные документы туроператора имеют ряд характеристик:

– их наличие и юридическая сила необходимы по действующим на территории страны или региона законам и подзаконным актам;

– они являются подтверждением легальности туристического бизнеса и содержат минимум информации о правовых основах деятельности туроператора.

По существующим в Российской Федерации нормативно-правовым актам к уставным документам туроператора можно отнести следующие:

– Устав туроператора – основной документ, содержащий сведения о составе учредителей фирмы, их взносах в Уставный капитал, их правах и обязанностях в ходе управления фирмой;

– Учредительный договор – смысл которого заключается в отражении добровольного характера объединения усилий учредителей для достижения совместных коммерческих целей и интересов;

– Свидетельство о государственной регистрации фирмы – туроператора;

– Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе;

– Свидетельства о постановке на учет во внебюджетных фондах.

Данный неполный перечень уставных документов является общим для любых юридических лиц, действующих на территории России.

Перечисленные уставные документы (их оригиналы или нотариально заверенные копии) должны постоянно храниться в офисе туроператора и предоставляться по требованию клиентов, партнеров либо представителей органов государственной власти.

Бухгалтерские или статистические документы туроператора мало чем отличаются от подобных документов фирм, занимающихся другими видами коммерческой деятельности. Их характерными чертами являются:

– строго установленный государственными властными органами образец документов и правила их заполнения;

– предназначенность данной документации как для внутреннего пользования, так и для предоставления третьим лицам (например, отчеты перед налоговой инспекцией или внебюджетными фондами);

– установленные государственными органами правила хранения этой документации;

– право составления и подписи бухгалтерских или статистических документов принадлежит ограниченному кругу лиц, что закрепляется Уставом или приказами туроператора.

Бухгалтерские документы, в основном, регулируют следующие сферы работы туроператора:

– осуществление наличных и безналичных расчетов;

– соблюдение кассовой дисциплины;

– выплата установленных налогов и сборов;

– начисление заработной платы сотрудникам;

– денежные или имущественные отношения между учредителями фирмы;

– инвентаризация и учет фондов фирмы;

– накопление резервных фондов;

– учет и контроль дебиторской и кредиторской задолженности фирмы.

Перечисленные отношения регламентируются большим количеством бухгалтерской документации, которую также, в свою очередь, можно классифицировать на несколько групп:

– банковские документы (платежные поручения, счета, счета-фактуры и др.);

– кассовые документы (ордера, кассовая книга и др.);

– документы по учету материальных ценностей или документов строгой отчетности;

– документы по заработной плате (ведомости);

– и т.д.

Статистические документы предоставляются в соответствующие статические органы, которые занимаются рекомендациями по повышению эффективности макроэкономического государственного регулирования туристического рынка.

Внутрислужебные документы предназначены только для внутреннего пользования и обычно регулируют:

– отношения менеджмента туроператора с персоналом (личные дела сотрудников, трудовые договора, должностные инструкции, приказы по найму, продвижению по службе, увольнению, предоставлении отпусков и т.д.);

– организационные вопросы текущей деятельности фирмы (штатное расписание, график рабочего дня, организационная структура фирмы, схемы взаимоотношений между отделами);

– проблемы эргономичности, экологичности и безопасности трудовой деятельности (правила пожарной безопасности на рабочем месте, планы эвакуации в случае пожара и т.д.).

Характерными чертами внутрислужебных документов являются:

– необходимость их наличия в работе туроператора (как исходя из логики, так и по требованию органов власти);

– и авторы, и пользователи данной документации являются работниками одной фирмы;

– наличие данной документации и ее соответствие государственным требованиям может проверяться третьими лицами.