Прием, передача и доставка документов
Прием и передача документов на всех этапах их обработки осуществляются, как правило, без расписок. Расписки следует оформлять только при передаче важнейших контролируемых документов, а также документов, связанных с денежной отчетностью. Движение зарегистрированных документов между подразделениями, секретариатом руководства, канцелярией фиксируется в регистрационных формах – карточке, журнале, ПЭВМ. В канцелярии (секретарь-референт) организации должны знать, каком подразделении, у кого из исполнителей находится документ в любое время. При этом не обязательно канцелярии и секретарю видеть сам документ, достаточно информации от подразделения или исполнителя о передаче документа другому подразделению или исполнителю.
Контрольная служба извещается о передаче контролируемого документа от одного подразделения и исполнителя другому только в том случае, когда меняется ответственное за исполнение лицо.
Доставка документов во многом определяет быстроту их обработки и исполнения. Доставку документов внутри организации осуществляют курьерская связь и секретари. В крупных учреждениях целесообразно использовать технические средства – пневмопочту, транспортеры.
Учет объема документооборота
Объем документооборота – это общее количество входящих, исходящих и внутренних документов за год. Учет документооборота необходим для определения загрузки подразделений, отдельных работников и организации в целом. Эти данные используются при разработке мероприятий по совершенствованию делопроизводства и при решении вопроса о внедрении средств механизации для обработки документов.
Входящие, исходящие, внутренние документы, предложения и заявления граждан подлежат раздельному учету. Копии документов, изготовленные средством оперативного размножения, учитываются отдельно. Общее количество выражается дробью, где числитель обозначает количество основных документов, а знаменатель – количество экземпляров копий документов.
Входящие и исходящие документы учитываются на участке приема и отправки корреспонденции. Внутренние документы учитываются по месту их регистрации или подготовки. Каждый документ учитывается один раз.
Учет объема документооборота осуществляет канцелярия организации, оформляя результаты в виде справки.
Лекция 10 Хранение документов в организации и обеспечение их сохранности.
Организация хранения документов.
Дата добавления: 2016-06-02; просмотров: 1178;