Оформление и описание законченных дел

В конце каждого календарного года производится подготовка дел к хранению. В делах сроком хранения до 10 лет документы систематизируются и оставляются в тех же обложках, в которых они формировались. Эти дела хранятся, как правило, в тех подразделениях, где они формировались, если инструкцией по делопроизводству не предусмотрена передача их в ведомственный архив.

Подготовка дел к длительному хранению предполагает осуществление дополнительных делопроизводственных операций: завершенные дела со сроком хранения свыше 10 лет подлежат дальнейшему оформлению и описанию в специальных учетных формах в соответствии с требованием Архивной службы РФ.

Дополнительное оформление дел состоит из следующих операций:

- удаление всех металлических скрепок;

- пересистематизация документов в деле в прямом хронологическом, алфавитном или алфавитно-хронологическом порядке (при этом документы, не удобные для подшивки – фотографии, документы без полей, на плотном носителе – вкладываются в чистые конверты);

- нумерация листов в деле (конверт имеет свой, следующий за предыдущим листом порядковый номер, а вложения получают очередные порядковые номера) в верхнем правом углу, а фотографии и иные иллюстрации – на обороте в верхнем левом углу графитным черным карандашом. Если после завершения операции нумерования листов обнаружены не пронумерованные документы, они вкладываются на свое место в принятом для данного дела порядке и получают литерные номера;

- составление внутренней описи дела и размещение ее перед листами дела;

- составление заверительной записи (на листе формата А 4) и размещение ее в конце дела;

- переплет документов на 4 прокола в твердую обложку (гибкий переплет позволяет копировать документы, не расшивая их, изымать документы в случае необходимости: для реставрации, переформирования, выдачи государственным органам или владельцам). Особо ценные документы разрешается хранить непрошитыми в закрытых твердых папках с тремя клапанами и в специальных картонных футлярах.

Для небумажных носителей применяются специальные упаковки.

Внутренняя опись дела №____ составляется в виде таблицы, после которой делается итоговая запись с указанием количества включенных в нее документов и листов самой описи:

Итого_____________________ документов. Количество листов внутренней описи _______

Должность составителя (подпись) Расшифровка подписи

Дата___ _______

Лист-заверитель дела №____ (заверительная запись) составляется для каждой единицы хранения и представляет собой фиксацию количества и особенностей нумерации листов в деле:

В дело подшито и пронумеровано (цифрами и прописью) листов,

в том числе: литерные номера листов (перечисляются) ,

пропущенные номера листов (перечисляются)

+ листов внутренней описи (цифрами и прописью)

Должность составителя (подпись) Расшифровка подписи

Дата____ ______

После подготовки внутренней описи и заверительной записи дело прошивается.

При оформлении обложки дела постоянного или длительного сроков хранения (ГОСТ 17914-72) дополнительно вводятся следующие реквизиты: для дела постоянного хранения - место для наименования Госархива и наименования организации-фондообразователя, шифры государственного и ведомственного (для дела длительного срока хранения) архивов (образец оформления дан в Приложении).

Составление описей дел. Подготовленное таким образом дело включается в опись дел для передачи на архивное хранение. Ответственность за ее составление несет руководитель подразделения.

Опись дел – это архивный справочник, представляющий собой систематизированный перечень заголовков дел и предназначенный для учета, раскрытия состава и содержания дел, закрепления их систематизации внутри архивного фонда. Систематизацию дел в описи и присвоение ей номера осуществляет архив организации. (При включении в опись дел с нарушениями систематизации они вносятся последними под соответствующими своим местам литерными номерами).

Опись для передачи дел в ведомственный архив составляется в 2-х, а для передачи в государственных архив в 4-х экземплярах.

Опись дел оформляется на общем бланке организации с грифом утверждения руководителем организации и визой согласования с ЭК организации, а для дел постоянного хранения с грифом утверждения ЭПК архивного управления, который ставится прежде утверждения руководителем организации. Составляется в виде таблицы, графами которой являются (в описи дел постоянного хранения графа 6 опускается):

1) порядковый номер, 2) индекс дела, 3) заголовок дела, 4) дата дела,

5) количество листов в деле, 6) срок хранения дела, 7) примечания.

В конце делается итоговая запись:

Пример: В данную опись внесено 15 (пятнадцать) дел с № 1 по № 16, в том числе:

Литерные номера: 9а, 9б;

Пропущенные номера: 11

Должность составителя (подпись) Расшифровка подписи

Дата ___ _______

Зав. архивом

Дата приема____ ______, _(количество)_ дел (подпись) Расшифровка подписи

Регистрационные карточки также включаются в опись как отдельное дело. Опись представляет собой перечень дел (если дело имеет части или тома, им присваивается свой порядковый номер) с самостоятельной законченной нумерацией.

В крупных организациях описи дел могут составляется по структурным подразделениям (с указанием его наименования как раздела описи), эти описи подписываются составителями и утверждаются руководителями, а затем на их основе ведомственным архивом готовится сводная опись. Описи должны быть подготовлены в течении года после их завершения. Годовые описи дел, подлежащие передаче в госархив, утверждаются вначале ЭПК архива, а затем руководителем организации.

Одновременно с годовыми описями дел готовится Акт о выделении к уничтожению документов, не подлежащих дальнейшему хранению (срок хранения которых истек в предыдущем году). Акт согласовывается с ЭК организации, и утверждается руководителем организации только после составления описей дел постоянного хранения и описей дел по личному составу.