Архивное хранение дел

ПОДГОТОВКА ДЕЛ К АРХИВНОМУ ХРАНЕНИЮ

При изучении предыдущей темы уже указывалось на необходимость хранения документов, что связано с потребностью организации иметь возможность многократно использовать накопленную информацию в текущей и стратегической деятельности. Отмечалось, что часть документов, имеющих срок хранения свыше 10 лет, передается на хранение в ведомственный архив, а документы, подлежащие постоянному (вечному) хранению – в федеральные государственные архивы.

В данной теме рассматриваются делопроизводственные технологические операции по подготовке документов к длительному хранению и осуществлению их архивного хранения. Изучение темы предполагает знакомство с основами организации архивной службы в РФ и некоторыми правилами работы архивов, а также знание таких операций и понятий делопроизводства как: дополнительное оформление обложки дела для передачи в ведомственный или государственный архивы, пересистематизация документов внутри дела, нумерация листов в деле, составление «внутренней описи» документов дела и его «заверительной записи», переплет дела, составление «описи дел», передаваемых в архив.

С особенностями подготовки дел к архивному хранению в федеральных органах исполнительной власти следует самостоятельно познакомиться по Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти (раздел YII).

Архивное хранение дел

Постоянное хранение дел осуществляется в федеральных государственных архивах России (куда входят и все бывшие центральные государственные архивы СССР).

В соответствии с «Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах» «совокупность документов, отражающих материальную и духовную жизнь ее народов, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое или культурное значение и являющихся частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации» образует Архивный фонд РФ. Архивный фонд состоит из 2-х частей: государственной (документы государственных институтов России на всем протяжении ее истории) и негосударственной (документы, находящиеся в собственности частных лиц и негосударственных организаций). Отнесение документов к составу Архивного фонда РФ осуществляется органами Архивной службы совместно с собственниками после экспертизы их ценности.

Федеральным органом исполнительной власти, осуществляющим государственную политику в области архивного дела, является находящаяся в ведении Правительства РФ Государственная Федеральная архивная служба России (Росархив), которая действует в соответствии с «Основами законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах» (от 07.07.93.) и Положениями об Архивном фонде РФ и о Государственной архивной службе России. В систему Росархива входят федеральные государственные архивы (14), научные учреждения, реставрационные мастерские и иные организации, а также органы управления архивным делом субъектов федерации, краев, областей, городов федерального значения, автономных образований и подведомственные им архивы. Сеть государственных архивов в настоящее время насчитывает 2664 архива, включая городские и муниципальные (2090).

Росархив имеет право получать от любых организаций сведения об осуществлении в них делопроизводства, о работе ведомственных архивов. Создание тайных (неучтенных) архивов запрещено законодательством об архивном деле в РФ. Росархив является координационным, организационно-методическим и контролирующим центром всей архивной работы в РФ.

Ведомственные архивы создаются в организации, их деятельность регламентируется нормативным документом «Основные правила работы ведомственных архивов». Срок передачи дел в архив из подразделений устанавливается руководителем организации, также как и перечень дел передаваемых в архив. (Считается целесообразным передавать в архив дела, срок хранения которых превышает три года).

Государственные архивы РФ и ведомственные архивы организаций обеспечивают систематизацию и сохранность документов, полученных на хранение. Систематизация документов в архиве осуществляется с помощью учетных документов, основу которых составляют описи дел, передаваемых в архив, а также книга учета поступления и выбытия документови топографические указатели для определения адресов хранения конкретных дел. Дела в архивохранилищах хранятся в связках, картонных коробках и иных контейнерах (к которым прикрепляются ярлыки с указанными на них номерами описи дел, года и крайних номеров дел, включенных в данную упаковку) на пронумерованных полках - специально оборудованных стеллажах (нумерация стеллажей осуществляется слева направо, полок – сверху вниз).

Документы архива подразделяются на документы общего делопроизводства и обособленного хранения (конфиденциальные, по личному составу и технические), а также на документы на бумажной и пленочной основе. В настоящее время формируются в составе архива самостоятельные фонды документов на электронных носителях, лучшим из которых на сегодняшний день считается не перезаписываемый оптический диск (СDR). Обложка СDR оформляется также как обложка бумажного дела, но вместо реквизита «на ____ листах» проставляется реквизит «на ____ Кб». В помещениях архива для обеспечения сохранности документов и облегчения доступа к ним сотрудников архива устанавливается особый режим хранения: поддержание необходимой температуры и влажности, проветривания, определенная частота влажной уборки; для защиты от постороннего доступа устанавливается специальное оборудование на окнах и дверях, принимаются особые противопожарные меры; рабочие комнаты сотрудников находятся вне помещений архивного фонда. Регулярно, а также при смене заведующих архивом, при массовой порче или гибели дел проводятся проверки фактического наличия и физического состояния дел, что фиксируется соответствующими актами. Актом оформляется и изъятие документа из дела (для выдачи лицам или организациям) или переформирование дел.

Условия хранения документов в архивах должны предусматривать доступность их использования и – для ведомственных архивов – их движения в связи с необходимостью уничтожения дел с закончившемся сроком хранения.

Одной из форм использования архивных фондов является безвозмездная выдача архивной информации социально-правового характера, необходимой для обеспечения прав и законных интересов граждан: содержание правильно и полностью оформленных архивных справок, копии хранящихся в архивах документов и выписки из них можно оспорить только в судебном порядке.

Другой формой использования архивных фондов является предоставление документов для их изучения (в специально оборудованном при архиве читальном зале или во временное пользование). Допуск для работы с документами государственного архива определяется его руководителем на основании письменного ходатайства организации, а ведомственного архива - руководством архива организации. Предоставление дел во временное пользование (за пределами архива) оформляется соответствующим актом в 2-х экземплярах.

Документы, не связанные с запросами социально-правового характера архивы предоставляют на творческой и (или) коммерческой основе.