Использование форм обращения в служебных документах

Деловое общение является официальным по своему характеру и его участниками являются должностные лица и работники, действующие от имени организаций; с этим связаны особенности употребления обращения в служебной переписке.

Обращение может быть официальным – оно выражается в адресовании документа конкретному должностному лицу, как к представителю организации, и личным – при этом используются определенные формулы обращения к конкретным лицам.

При официальном обращении текст документа начинается сразу с деловой информации. Примером может служить заявление сотрудника о предоставлении ему отпуска (о приеме на работу, об увольнении и т.п.). Заявление имеет реквизит адресат – указание должности, фамилии, имени и отчества лица, к которому обращен текст заявления, начинающийся сразу после наименования документа и заголовка к нему со слов «Прошу предоставить мне …». Основная масса служебных писем также оформляется подобным образом.

Личное обращение – это апелляция к личности адресата, ее целью является установление (часто первичного) контакта, а также привлечение внимания к содержанию документа.

Личное обращение к адресату в служебной переписке используется в том случае, если ситуация требует обратиться непосредственно к должностному лицу. В коммерческой переписке такое обращение является обязательным. Личное обращение указывает на то, что информация направляется лично этому должностному лицу (например, как специалисту в определенной сфере), а также в тех случаях, когда при разрешении служебных вопросов требуется его вмешательство, хотя решение этих вопросов делегировано другим должностным лицам. В целом, формулы личного обращения употребляются, как правило в случаях, выходящих за рамки текущей служебно-управленческой деятельности.

При употреблении определенных формул личного обращения учитываются служебное положение, сфера деятельности адресата и иные аспекты делового документа.

Общая формула:

Уважаемый господин (госпожа) (указывается только фамилия)! Или: Уважаемые господа!

Обращение к должностным лицам высших и центральных органов государственной, муниципальной власти, высшему руководству организаций:

Уважаемый господин Президент (Председатель, Мэр, Министр и т.п.)! Фамилия при этом не указывается.

Обращение к лицам одного профессионального или статусного круга:

Уважаемые коллеги!

В письмах-приглашениях, -извещениях и иных случаях, когда документ адресован конкретному лицу (известным специалистам, депутатам, деятелям науки и искусства и т.п.), допускается обращение по имени и отчеству:

Уважаемый Юрий Владимирович,! Или: Уважаемая Ольга Петровна!

В этих случаях используется так называемая «круговая» формула вежливости - перед подписью ставятся слова: «С уважением», далее следуют указание должности, подпись и ее расшифровка. Формула обращения к адресату по имени и отчеству подчеркивает, что данная информация направлена лично для него.

При формулировке просьб, запросов, мнений, предложений и т.п. принята форма их выражения от первого лица множественного числа:

«Предлагаем…, Представляем…, Направляем…, Напоминаем… и т.п.».

Формулировка излагаемой информации от первого лица единственного числа – «предлагаю», «прошу» и т.п. используется в письмах конфиденциального характера или в документах, оформленных на бланке должностного лица.

Ответы на полученные запросы, если они подписаны не руководителем организации, следует адресовать лицу, направившему письмо – заместителю руководителя организации, иному лицу, поскольку решение данного вопроса находится в сфере делегированных ему полномочий.

Следует без ошибок употреблять в текстах документов название высших государственных и иных должностей: должность должна быть указана правильно со всеми входящими в нее словами. Для должностей органов власти – по соответствующему реестру, для должностей высшего руководства иных организаций или церковных иерархов в соответствии с заранее осуществленными уточнениями.

Например: Первый заместитель Председателя Правительства Российской Федерации, Руководитель Администрации Президента Российской Федерации и т.п.

В названии должностей церковных православных иерархов обычно все слова кроме служебных пишутся с большой буквы, например: Святейший Патриарх Московский и всея Руси.

Таким образом, правильно составленный служебный документ должен соответствовать не только требованиям, обусловленным содержанием управленческой деятельности и регламентацией ДОУ, о чем мы говорили в предыдущей теме, но и нормам официально-делового стиля русского языка.

Литература:

1. Рахманин Л.В. Стилистика деловой речи и редактирование служебных документов. – М.: Высшая школа, 1988 и посл. изд.

2. Словарь сокращений и аббревиатур. – М., 1995.

Вопросы для самоконтроля:

1. Какими характеристиками обладает речевое письменное общение в сфере управления?

2. Какие нормы являются обязательными для делового языка?

3. Каковы лексические особенности составления текстов документов?

4. Каковы грамматические особенности составления текстов документов?

5. Каковы композиционные особенности составления текстов документов?

6. Из каких основных элементов состоит схема процесса редактирования текста документа?:

7. Какие виды правки могут быть использованы при редактировании текста документа?

8. Какие виды правки требуют обязательного согласования с составителем документа?

9. Какие формулы личного обращения обычно употребляются в служебных документах?

10. Какие особенности написания в служебных документах должностей официальных лиц следует учитывать?