Нормы официально-делового языка

Деловой стиль – это арсенал лексических (словесных) и грамматических средств, которые помогают говорящему и пишущему подчеркнуть официальный характер общения.

Речевое письменное общение в сфере управления обладает рядом своеобразных характеристик, таких как:

a коллективное авторство – автором (как и адресатом) документной информации является коллективный субъект – организация, так как документ готовится специалистами, согласовывается, редактируется, подписывается руководителями;

a адресность документной информации – у каждого документа есть свой конкретный адресат, что определяет вид, содержание и структуру документа;

a наличие устоявшихся языковых формул - речевых клише, которые являются отражением повторяемости типовых управленческих действий и ситуаций;

a воздействующий (побуждающий к конкретным действиям) характер управленческой информации, который требует актуальности и достоверности информации, а также четкости, ясности, краткости и убедительности (аргументированности) её изложения.

Эти характеристики определяют следующие нормы делового языка:

~ нейтральный тон изложения, который предполагает исключение эмоциональной окраски и сокращения личностных моментов, увеличивая дистанцию между автором и адресатом, и, подчеркивая, тем самым, официальный характер сообщения;

~ точность изложения, которая гарантирует однозначность понимания текста и достигается за счет применения устойчивых терминов и выражений, принятых в управленческой среде и отсутствия образных выражений;

~ ясность изложения, которая предполагает однозначное понимание целей документа и достигается правильной композицией документа, отсутствием логических ошибок, четкостью формулировок, тщательным подбором слов, прямым порядком слов в предложении;

~ лаконичность изложения, которая необходима для экономии рабочего времени управленца и достигается за счет исключения речевой избыточности.

Эти нормы делового языка отражаются в его лексических, грамматических и композиционных формах, характеризующих особенности официально-делового стиля. Рассмотрим их.

1.1 Основные лексические (словарные) особенности, на которые следует, прежде всего, обращать внимание при составлении текстов документов:

1) Употреблять устойчивые языковые формулы делового языка, придающие тексту лаконичность -

- Сообщаем (или Установлено), что в период с … по …

- Сообщаем, что по состоянию на ….

- Направляем Вам согласованный с…

- В соответствии с договоренностью, достигнутой (где, когда) ….

- Принимая во внимание, что …, просим …

- Просим Вас изыскать возможность (рассмотреть вопрос о) …,

2) Следить за строгой сочетаемостью слов в определенных выражениях, таких как «приказ издается», «контроль возлагается (на кого-либо)», «должностной оклад устанавливается» и т.п., и, конечно, придерживаться общих правил русского языка в этом отношении, не путая, например сочетаемости слов в таких словосочетаниях как «иметь значение» и «играть роль»; «делать шаги»; «принимать меры»; «предпринимать усилия» и т.п.

3) Правильно употреблять специальную лексику:

- использовать термины в их точном значении, в том числе и иностранные слова; в случае сомнений в их правильном понимании дать в скобках расшифровку;

- избегать профессионализмов – понятий, известных только узким специалистам;

- не допускать жаргонизмов устной профессиональной речи (кардан, нал, безнал, недострой, студенты-дневники и т.п.).

4) Правильно употреблять сокращения слов.

5) Употреблять только общеизвестные аббревиатуры или специально вводить их в текст. Например: организационно-распорядительная документация (далее - ОРД).

6) Использовать вместо простых глаголов конструкции с отглагольными существительными:

- оказать содействие (помощь, поддержку) вместо содействовать (помочь, поддержать),

- произвести уборку (учет) вместо убрать (учесть),

- произвести ремонт вместо отремонтировать и т.п.

7) Избегать плеоназма (введения избыточных слов), например: в апреле месяце, прейскурант цен, главная суть, тонкий нюанс и т.п.

8) Избегать тавтологии: «явление проявляется», «следует учитывать следующие факты» и т.п.

9) Числительные в деловых документах всегда проставляются цифрами (кроме бухгалтерских документов, где дается и их словесная расшифровка).

1.2 Говоря о грамматических особенностях делового письменного языка, следует отметить, прежде всего, необходимость преимущественного употребления простых предложений с прямым порядком слов, а также простых распространенных предложений с обособленными оборотами.

Придаточные предложения рекомендуется заменять причастными и деепричастными оборотами. Например, вместо: «Здания, сооружения, оборудование и прилегающую территорию растворного узла, которые находятся в пользовании УС-2, просим передать ОКС», рекомендуется: «Здания, сооружения, оборудование и прилегающую территорию растворного узла, находящиеся в пользовании УС-2, просим передать ОКС».

Следует обращать внимание на правильное построение предложения с деепричастными оборотами. Деепричастие должно быть связано с существительным, обозначающим действующее лицо –субъект действия. Запомнить это правило хорошо помогает отрицательный пример, который приводил еще А.П. Чехов: «Подъезжая к вокзалу, с меня слетела шляпа». Другой яркий негативный пример: «Говоря о городе, он развивается нормально».

Кроме того, следует учитывать уместность употребления пассивных, активных и безличных конструкций предложения. Для пассивных конструкций характерна большая официальность, при которой акцентируется объект действия; для активных – меньшая официальность, акцентируется субъект действия, для безличных - некоторая управленческая неопределенность. Сравните:

«Нами рассмотрены Ваши предложения»,

«Мы рассмотрели Ваши предложения»,

«Ваши предложения рассматриваются».

Особый тип предложений, свойственный деловой речи, - сложные рубрицированные перечисления, дающие возможность языковыми средствами формализовать передачу однотипной информации, например:

«При проработке данного вопроса редакцией были сформулированы требования к выделяемому помещению, оно:

не должно требовать ремонта;

не должно располагаться на уровне одного этажа;

должно иметь не менее двух залов площадью 35-49 кв. м каждое для размещения компьютерной техники;

должно иметь не менее 16-ти кабинетов на 2-3 человека каждый и один зал для заседаний;

должно иметь ряд помещений технического характера».

Следует обращать также внимание на правильное употребление предлогов, учитывая то, каким падежом управляет предлог, и используя его в правильном значении. Это касается, прежде всего таких предлогов как:

«ввиду» (чего)– употребляется по отношению к причине, ожидаемой в будущем;

«вследствие» (чего) – употребляется по отношению к свершившемуся факту;

«благодаря» (чему) – по отношению к причине, вызвавшей желательные последствия;

«из-за» (чего)– о причине, вызвавшей нежелательные последствия;

«согласно» (чему) – приказу, вашей просьбе, постановлению.

1.3 Для текстов служебных документовхарактерны следующие композиционные особенности:

для всех документов -

соответствие структуры текста логике непротиворечивого изложения основных частей его содержания (для предотвращения возвратных движений при чтении документа, для быстрого и полного его понимания);

употребление абзацных отступов (для выделения логических частей);

отсутствие излишней информации (для исключения отвлечения внимания от основного содержания текста);

употребление пробелов и графических выделений, смена шрифта (для увеличения степени воздействия, а также скорости усвоения сути информации - экономия рабочего времени);

использование сквозной нумерации выделяемых частей - не допускается выражение «во-первых», если далее не следует хотя бы «во-вторых», если есть пункт 1, то должен быть, по крайней мере и пункт 2;

для многоаспектных документов –

употребление заголовков, подзаголовков, пунктов и подпунктов.

В целом, составляя тексты документов, следует соблюдать как общие правила русского языка, так и учитывать лексические, грамматические, и композиционные особенности его делового стиля, обусловленные содержанием типовых управленческих действий и официально-делового речевого общения.