Формуляр документа; состав реквизитов документа и их расположение.

Устойчивость форм управленческих документов обеспечивается жесткой фиксацией порядка расположения элементарных смысловых единиц текста (реквизитов документа) – его формуляром. Под формуляром понимают совокупность элементов (реквизитов) документа, расположенных на листе стандартного формата по определенной схеме. Элементы формуляра документа – это его заранее запланированная информация, то есть предполагаемое содержание, обусловленное целевым назначением документа. Типовой формуляр, или формуляр-образец, разрабатывается для определенного типа документов и представляет собой графическую модель или схему построения документа. Он устанавливает формат бумаги, расположение частей и зон документа, его реквизитов, размеры служебных полей на основе конструкционной сетки. Конструкционная сетка создается по определенным параметрам с учетом всего множества документов, используемых в той или иной сфере деятельности.

Формуляр-образец бланков управленческих документов представлен в уже названных ГОСТах.

Основное содержание документа передает реквизит «текст». Реквизиты 01-12, 14, 16, 22-25 (по ГОСТ Р 6.30-2003) – служат целям придания документу юридической силы и идентификационных признаков. Реквизиты 13-19, 21, 26-30 – предназначены для фиксации прохождения документов через управленческий аппарат и для поиска документированной информации. Для каждого конкретного вида документов характерен определенный набор реквизитов, среди которых выделяют постоянные и переменные. К оформлению каждого из реквизитов указанными ГОСТами предъявляются определенные требования, которые более подробно мы рассмотрим на семинарских занятиях.

Бланки документов.

Управленческие документы, как правило, создаются на бланках. Применение бланков сокращает время изготовления документа, повышает его качество и культуру ДОУ в целом. Бланк документа – это лист бумаги стандартного формата с заранее воспроизведенной постоянной информацией (обязательными реквизитами) об организации-авторе документа и местом, отведенным для переменной информации. Конкретный набор этих реквизитов определяется разновидностью документа. На бланках изготавливают только первую страницу документа. Рекомендуемые шрифты – типографские, размером от 6 до 16 кегля. Реквизит «наименование организации» может быть выполнен рисованными шрифтами от 6 до 24 кегля. Бланки могут быть выполнены типографским способом, средствами оперативной полиграфии или с помощью компьютера. Реквизит «текст» печатается шрифтом, максимально приближенным к шрифту печатной машинки.

Бланки могут иметь как продольное, так и угловое расположение постоянной информации (обязательных реквизитов). Вариант бланка с угловым расположением обязательных реквизитов – в левой верхней части листа стандартного формата - является наиболее экономичным по использованию площади листа. Допускается в целях экономии площади листа с продольным расположением обязательных реквизитов (вдоль верхнего поля листа стандартного формата) располагать на нижнем поле бланка номера телефонов, факсов, банковские реквизиты.

Для организаций, ее структурных подразделений и должностных лиц установлены следующие виды бланков документов: бланк письма; общий бланк; бланк конкретного вида документов.

Бланк письма содержит следующие постоянные реквизиты: герб или эмблему (только зарегистрированную) организации, наименование вышестоящей организации, наименование организации, справочные данные об организации, ОГРН, ИНН/КПП; для таких реквизитов как дата документа, регистрационный номер документа, ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа проставляются специальные отметки; может иметь также реквизиты код организации и код формы документа; кроме всего этого специальными отметками (уголками) могут быть отмечены поля и места расположения таких реквизитов как адресат, заголовок к тексту, отметка о контроле. Слова «Письмо», «Деловое письмо», «Сопроводительное письмо», «Коммерческое предложение» и т.п. не указываются, так как письма всегда изготавливаются на бланке письма и применение вышеуказанных слов для обозначения вида документа являлось бы дублированием информации. Бланк письма подписывает только руководитель организации.

Общий бланк используется для всех остальных документов организации и отличается от бланка письма тем, что вместо справочных данных об организации содержит реквизит «место составления или издания документа» и не содержит реквизитов «ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа» и «код формы документа».

Бланк вида документа представляет собой общий бланк с указанием наименования вида документа (Приказ, Акт, Протокол и т.д.) и «кода формы документа» (ниже наименования организации).

Бланк должностного лица – это общий бланк организации с указанием наименования должности (ниже наименования организации).

Бланк структурного подразделения – это общий бланк организации с указанием наименования подразделения (ниже наименования организации).

Существует также бланк на двух языках, который применяется как для переписки с иностранными корреспондентами (бланк письма), так и для бланков организаций субъектов РФ, имеющих наряду с русским языком национальный язык в качестве государственного. В этом случае реквизиты «справочные данные», «наименование организации» и «место издания документа» печатают на двух языках на одном уровне продольного бланка. Если бланк организации составлен на нескольких языках, то надписи на русском языке должны быть внесены первыми (вверху или слева).

При изготовлении бланков не допускается:

- размещение на бланке только сокращенного наименования организации-автора документа и отсутствие сведений о ведомственной принадлежности и организационно-правовой форме

- составление бланка на двух языках с различной информацией об организации-авторе документа на каждом из языков

- «украшение» бланка рисунками, которые можно принять за эмблему

- несоответствие данных об организации-авторе данным государственной регистрации

- произвольное расположение реквизитов бланка

- размещение дополнительных элементов (художественных, графических)

- размещение реквизитов на бланках российских организаций по образцам бланков зарубежных партнеров (кроме совместных предприятий)

Особенности требований к составлению и оформлению управленческих документов и правовых актов в федеральных органах Исполнительной власти РФ, на которые должны ориентироваться и органы местного самоуправления, изложены в Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, подготовленной на основе ГОСТ Р 6.30-2003 Министерством культуры РФ в 2006 году (Разделы I и II). С этой инструкцией следует познакомиться самостоятельно. В конкретном федеральном органе исполнительной власти на основе этой Типовой инструкции, а также регламента его деятельности и других нормативно-методических документов создается индивидуальная инструкция по делопроизводству, включающая раздел по офорпмлению документов.

Таким образом, создание документа предполагает: знание основных этапов процесса сбора информации по решаемому вопросу; умение выбрать вид документа, соответстветствующий основной управленческой задаче; умение грамотно составить текст документа; навыки по его оформлению на бланке в соответствии с требованиями ГОСТ Р 6. 30-2003, а для федеральных и местных органов исполнительной власти – в соответствии с индивидуальной инструкцией по делопроизводству, подготовленной на основе соответствующих типовых документов.

Нормативные акты

1. ГОСТ 6.10.5-87 Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца. – М.: ИПК Изд-во стандартов, 1987.

2. ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.– М.: ИПК Изд-во стандартов, 2003 или на сервере СМИУ по адресу: students “SMIM\Методические пособия\Приложения к курсу Документационное обеспечение управления.

3. Типовая инструкция по делопроизводству в Федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Минкультуры от 08.11.2205 № 536. Разделы I и II. // Текст Типовой инструкции без приложений см. на внутреннем сервере СМИУ по адресу: students “SMIM\Методические пособия\Приложения к курсу Документационное обеспечение управления.

Литература

1. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов / Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ-ДАНА, 2002. С. 55-115.

2. Организация работы с документами: Учебник / В.А. Кудряев и др. – М.: ИНФРА-М, 1998. С. 71-87.

3. Семянкова О.И. Текст управленческого документа как средство воздействия // Делопроизводство. – 2003. - № 4. – С. 64-67.

4. Демушкин А.С. Всё о печатях и штампах // Секретарское дело. – 2000. - № 4. – С. 14-17.

Вопросы для самопроверки:

1. Из каких процедур состоит процесс создания документа?

2. Каковы основные требования к составлению текста документа?

3. Каковы общие требования к оформлению и изготовлению документов?

4. В каком нормативном документе изложены требования к оформлению управленческих документов?

5. Что понимают под формуляром и формуляром-образцом документа?

6. Что такое «бланк документа»?

7. Какие виды бланков документов обычно применяют для создания документов организации?

8. В каком нормативном документе устанавливаются требования к оформлению документов, создаваемых федеральными органами исполнительной власти?

9. Какие нормативные документы регламентируют порядок прохождения создаваемых федеральными органами исполнительной власти документов и производимые с ними операции?