Облік і документування інших розрахунків з працівниками підприємства

Основна питома вага розрахунків з працівниками підприємства крім розрахунків по оплаті праці припадає на розрахунки з підзвітними особами.

Підзвітні особи — це працівники підприємства, яким із каси видано під звіт грошові кошти для поїздки у відрядження або для закупівлі товарів (оплати послуг) з подальшим звітом про використання виданих сум..

Перелік осіб, яким видається аванс під звіт, встановлюється наказом керівника, що служить документом на видачу авансу на господарські потреби, а в разі видачі авансу на відрядження оформлюється, крім того, і посвідчення про відрядження.

Строк відрядження в межах України не може перевищувати 30 календарних днів; за кордон - 60 календарних днів.

Згідно з пп. 140.1.7 п. 140.1 ст. 140 Податкового кодексу до податкових витрат можуть відноситися добові для відряджень у межах України у розмірі не більш як 0,2 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження, а для відряджень за кордон - не вище 0,75 розміру мінімальної заробітної плати, встановленої законом на 1 січня податкового (звітного) року, в розрахунку за кожен календарний день такого відрядження.

Станом на 01.01.2013 р. розмір мінімальної заробітної плати становив 1147 грн. Таким чином, граничний розмір добових в розрахунку за кожен календарний день відрядження, які можуть включатися до податкових витрат у 2013 р.: по Україні - 229,40 грн.; за кордон - 860,25 грн.

Фактичні витрати, оплачені підзвітними особами, підтверджуються товарними і фіскальними чеками магазинів, квитанціями відділень зв’язку, актами купліпродажу — на підтвердження господарських витрат; проїзними документами, квитанціями готелів тощо — на підтвердження витрат на відрядження. Зведеним документом витрат, оплачених підзвітними особами, є авансовий звіт, який складається не пізніше 5ти робочих днів після повернення з відрядження і на наступну добу після одержання авансу на господарські потреби.

Облік розрахунків із підзвітними особами ведеться на рахунку № 372 «Розрахунки з підзвітними особами». На дебет цього рахунка відноситься сума виданого авансу:

Дт 372 «Розрахунки з підзвітними особами» Кт 30 «Каса».

За кредитом рахунка 372 обліковуються витрачені суми:

а) на відрядження:

Дт 91 «Загальновиробничі витрати» — за відрядження цехового персоналу,

Дт 92 «Адміністративні витратами» — за відрядження загальногосподарського персоналу.

б) на господарські витрати:

Дт 20 «Виробничі запаси»

Дт 22 «Малоцінні та швидкозношувані предмети» — на вартість придбаних запасів або оплачених витратах на їх перевезення, зберігання

Дт 15 «Капітальні інвестиції» — при оплаті витрат на капітальне будівництво, придбання необоротних активів та нематеріальних активів

Кт 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Щодо кожного авансового звіту визначається результат використання авансу. Якщо сума авансу перевищує витрати, невикористана сума повертається у касу:

Дт 30 «Каса»

Кт 372 «Розрахунки з підзвітними особами».

Якщо ж сума фактичних витрат перевищує суму авансу, перевитрата повертається підзвітній особі з каси:

Дт 372 «Розрахунки з підзвітними особами»

Кт 30 «Каса».

Аналітичний облік розрахунків із підзвітними особами організується у розрізі особових рахунків і щодо кожної авансової суми окремо.