Классификация документов.

Распорядительные документы – содержат разрешение на выполнение какой-либо хозяйственной операции, то есть отражают вопросы руководства деятельностью организации.

Исполнительные (оправдательные) документы – содержат данные об исполнении хозяйственной операции, и подтверждают совершение факта хозяйственной деятельности.

Документы бухгалтерского оформления – составляются и используются для нужд бухгалтерии, при этом конкретизируют и поясняют отражение в бухгалтерском учете тех или иных фактов хозяйственной деятельности либо их последствий.

Комбинированные документы – содержат признаки всех вышеперечисленных документов и преследуют цель максимального сокращения количества документов.

Первичные документы – составляются в момент совершения операции и являются первым свидетельством хозяйственной операции.

Сводные документы – составляются на основании первичных документов и обобщают сведения, содержащиеся в них.

Разовые документы – отражают одну или несколько операций одновременно.

Накопительные документы – применяются для многократной записи ряда однородных операций в течение определенного времени. Итоги в них выводят в конце отчетного периода.

Единую форму документов разрабатывают централизованно. Разработка таких форм для оформления однородных хозяйственных операций в различных организациях называется унификацией, а установление одинаковых стандартных размеров бланков типовых документов – стандартизацией.

3.10. Виды проверок бухгалтерских документов

Существуют обязательные требования, которые предъявляются к заполнению первичных документов:

1. Первичный документ составляют в момент совершения хозяйственной операции или сразу после ее окончания.

2. Первичные документы должны содержать обязательные реквизиты:

- наименование документа;

- дата составления;

- содержание хозяйственной операции;

- измерители хозяйственной операции;

- наименование должностных лиц, ответственных за операцию;

- наименование организации, от имени которой составлен документ;

- личные подписи.

Отсутствие какого-либо обязательного реквизита лишает документ юридической силы, и его показатели не могут быть включены в систему бухгалтерского учета.

3. Первичные документы составляются по унифицированным (типовым) формам. Эти формы разрабатывает Государственный комитет по статистике.

Поступающие в бухгалтерию документы проверяются и обрабатываются. Проверка может быть:

- формальной – проверка наличия и подлинности подписей ответственных лиц, соответствия правилам оформления документа, а также наличия приложений, перечисленных в документе;

- арифметической – проверка правильности подсчета, выделения итогов и других арифметических действий;

- по существу – выяснение соответствия хозяйственных операций, оформленных документами, действующему законодательству, правилам выполнения этих операций, установленным нормам, сметам или плановым заданиям, а также их хозяйственной целесообразности.

Если при проверке документа обнаруживают ошибки, то его возвращают составителям для исправления или нового составления. В кассовых и банковских документах никаких исправлений, подчисток и помарок быть не должно. В остальных документах можно делать, но оговоренные. При этом зачеркивается неправильный текст или цифра одной линией и над зачеркнутым текстом (цифрой) пишется правильная информация и рядом словосочетание «исправленному верить». Далее ставят дату и подпись.

После тщательной и всесторонней проверки документов приступают к их бухгалтерской обработке, которая состоит из их сортировки по признаку однородности, гашения документов, составления сводных документов и бухгалтерской проводки.

В конечном итоге все документы попадают в архив, где они должны храниться в соответствии с законодательством о бухгалтерском учете не менее 5 лет, а по налоговому законодательству – не менее 4 лет. Ответственность за архивацию документов несет руководитель организации.

Таким образом, маршрут и время прохождения документов с момента составления и до сдачи в архив называется документооборотом. Задача правильной организации документооборота состоит в том, чтобы обеспечить нормальное движение документов. Для обеспечения оптимальной последовательности движения документов главным бухгалтером организации разрабатывается график документооборота, который изображается в виде таблицы.

3.11. Сущность и значение стоимостного измерения объектов бухгалтерского учета

В бухгалтерском учете используются различные измерители. Однако стоимостная оценка объектов бухгалтерского учета является основной. Именно она обеспечивает возможность получения обобщающих показателей, оценивающих финансово-хозяйственную деятельность организации.

Применение денежного измерителя в бухгалтерском учете как обобщающего позволяет измерять разнородные экономические явления. Реализуются эти возможности при помощи оценки и калькуляции.

Оценка – это способ выражения имущества и обязательств в денежном измерителе (рублях) путем суммирования фактически произведенных расходов.

Основные правила оценки установлены в законе «О бухгалтерском учете» и в «Положении по ведению бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности РФ».

Стоимостное измерение позволяет получить представление, как об общей стоимости имущества организации, так и об оценке отдельных его частей.

В основе оценки лежат основные принципы бухгалтерского учета:

1. Документирование хозяйственных операций;

2. Последовательное применение учетной политики;

3. Принцип начисления, то есть хозяйственные операции отражаются в том отчетном периоде, когда они произошли;

4. Принцип полноты информации, то есть все хозяйственные операции должны отражаться в бухгалтерском учете.

На оценку влияют следующие факторы:

- вид объекта оценки;

- степень ликвидности объекта;

- цель проведения оценки (для бухгалтерской отчетности или для налогообложения).

3.12. Виды оценок, применяемые в бухгалтерском учете

1. Фактическая себестоимость приобретения или создания имущества. Это основной вид оценки. При нем в стоимость приобретенного имущества включаются все расходы, связанные с его приобретением (покупная стоимость имущества, начисленные проценты за кредит, полученные консультации и т.д.).

2. Рыночная стоимость (стоимость реализации), то есть сумма денежных средств, которая может быть получена в результате продажи объекта или при наступлении срока его ликвидации.

3. Восстановительная стоимость применяется в отношении основных средств, то есть в сумме денежных средств, которая должна быть учтена на дату составления отчетности в случае необходимости замены какого-либо объекта. Это стоимость основных средств после их переоценки.

4. Остаточная стоимость рассматривается как реальная стоимость и исчисляется путем вычитания из первоначальной стоимости объекта суммы его износа за период эксплуатации.

Выбор способа оценки зависит от объекта оценки. В зависимости от этого выделяют: оценку обязательств, доходов и расходов организации, а также ее средств производства и материально-производственных запасов.

Обязательства организации подразделяются на дебиторскую и кредиторскую задолженность. Выделяют 2 подхода для оценки дебиторской задолженности:

1) дебиторская задолженность оценивается по цене объекта продажи, предусмотренной договором купли-продажи.

2) цена договором купли-продажи не устанавливается, а определяется как цена, которая при сравнимых обстоятельствах обычно взимается за аналогичный объект продажи. Такая оценка получила название справедливой стоимости.

Оценка кредиторской задолженности осуществляется исходя из условий ее возникновения. Оценка задолженности перед поставщиками и подрядчиками осуществляется исходя из условий договора аналогично способам для оценки дебиторской задолженности. А прочая кредиторская задолженность отражается в бухгалтерском учете в месяце ее начислении в фактическом объеме.

Доходами от обычных видов деятельности считается выручка от продажи продукции и товаров, поступления, связанные с выполнением работ, оказанием услуг. Выручка трактуется как величина денежных средств или иного имущества, полученная или подлежащая получению от дебитора, то есть сумма дебиторской задолженности. То есть принципы оценки доходов совпадают с принципами оценки дебиторской задолженности. Величина расходов признается в бухгалтерском учете в их фактических суммах.

Основные средства и нематериальные активы оцениваются по первоначальной, остаточной и, только для основных средств, восстановительной стоимости. Объекты основных средств используются организацией длительное время. Поэтому развитие производительных сил, а также инфляционные процессы могут потребовать установления реальной стоимости объектов основных средств. Для этого организация может переоценивать их путем индексации первоначальной стоимости или прямым пересчетом по документально подтвержденным рыночным ценам. Полученная в результате переоценки объектов стоимость является восстановительной стоимостью.

Производственные запасы при их оприходовании вначале принимаются к учету по учетным ценам, в основе которых лежат внутрихозяйственные стоимостные нормативы. По истечении отчетного периода учетные цены на израсходованные материалы с помощью специального расчета доводят до уровня их фактической себестоимости.

Активы и обязательства, выраженные в иностранной валюте, должны пересчитываться на рубли по курсу ЦБ РФ.

3.13. Инвентаризация – как элемент метода бухгалтерского учета

Для подтверждения правильности ведения бухгалтерского учета периодически проводят инвентаризацию имущества и обязательств.

Инвентаризация – это способ определения фактического наличия товарно-материальных ценностей на предприятии и сверка их с данными бухгалтерского учета.

Инвентаризацию проводят в соответствии с Методическими указаниями по инвентаризации имущества и финансовых обязательств, утвержденных приказом Минфина РФ №49 от 13 июня 1995г.

Необходимость периодического проведения инвентаризации имущества и обязательств вызывается следующими причинами:

1. Естественные потери (естественная убыль) товарно-материальных ценностей, возникающие под влиянием биологических, физических и химических воздействий внешней среды;

2. Неправильное отражение в учете товарно-материальных ценностей из-за ошибок в самих документах.

В ходе инвентаризации проверяется наличие материальных ценностей и денежных средств, находящихся на хранении у материально ответственных лиц. Тем самым инвентаризация позволяет проверить их работу и повысить ответственность за вверенные ценности и правильное документальное оформление их движения.

Задачи инвентаризации:

1. Выявление фактического наличия основных средств, материалов, готовой продукции, денежных средств и т.д.;

2. Сопоставление фактического наличия имущества с данными бухгалтерского учета;

3. Определение излишек или недостач

3.14. Виды инвентаризации, способы, порядок и техника ее проведения

Виды инвентаризации:

- частичная – охватывает какой-либо один вид имущества предприятия;

- полная – распространяется на все без исключения материальные ценности и денежные средства, расчеты и другие статьи баланса;

- плановая – проводится в заранее установленные сроки;

- внезапная – проводится, чтобы установить наличие ценностей, неожиданно для материально ответственного лица.

Случаи обязательной инвентаризации:

1) перед составлением годового отчета, кроме имущества, инвентаризация которого проводилась не ранее 1 октября отчетного года;

2) при смене материально ответственных лиц;

3) в случае стихийных бедствий, пожара;

4) при смене собственников;

5) в случае хищений, порчи имущества;

6) по решению суда или прокуратуры.

Инвентаризация основных средств проводится 1 раз в 3 года, а библиотечных фондов – 1 раз в 5 лет.

Во всех остальных случаях предприятие само решает, проводить инвентаризацию или нет.

Инвентаризацию проводит инвентаризационная комиссия, которая назначается приказом руководителя предприятия. В комиссию включаются разные специалисты: инженерно-технические работники, товароведы, экономисты, сами материально ответственные лица, работники бухгалтерии.

Инвентаризацию можно разделить на 4 этапа:

1. Подготовительный;

2. Проверка фактического наличия материальных ценностей;

3. Документальное оформление результатов инвентаризации;

4. Принятие решений руководителем по результатам инвентаризации.

До проведения инвентаризации материально ответственное лицо (МОЛ) дает расписку в том, что все материальные ценности оприходованы и оформлены первичными документами. Она проводится обязательно в присутствии материально ответственных лиц. В процессе инвентаризации происходит взвешивание, обмеры.

Результаты инвентаризации записывают в инвентаризационную опись. В ней приводятся наименования проверяемых видов имущества, фактическое количество имущества, а также приводятся данные бухгалтерского учета этого имущества. Затем данные инвентаризации сравнивают в описи с данными бухгалтерского учета. Выявленные расхождения записывают в сличительную ведомость.

В конце инвентаризации материально ответственное лицо снова дает расписку в том, что инвентаризация проведена в его присутствии и никаких претензий к комиссии у него нет.

Члены комиссии подписывают инвентаризационную опись, результаты инвентаризации утверждаются руководителем предприятия.

Если в ходе инвентаризации выявлены излишки или недостачи, то материально ответственное лицо дает объяснения в письменном виде. Излишки приходуют в бухгалтерском учете, то есть учитывают на тех счетах, на которых выявили излишнее имущество. Недостачи списывают в пределах норм естественной убыли на затраты, а недостачи сверх норм естественной убыли относят либо на виновника, если он есть, либо на финансовый результат организации.

Контрольные вопросы:

1. Метод бухгалтерского учета и его элементы.

2. Понятие первичного учета.

3. Балансовый метод отражения данных.

4. Система счетов бухгалтерского учета.

5. Двойная запись на счетах бухгалтерского учета, ее контрольное значение.

6. Понятие и виды стоимостного измерения объектов учета.

7. Понятие, виды и техника проведения инвентаризации.

Рекомендуемая литература:

1. План счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций. Инструкция по его применению.

2. Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете».

3. Адыкаева Е.Н. Теория бухгалтерского учета в схемах и таблицах: учебное пособие / Е.Н. Адыкаева. Новосибирск: Новосибирский гос. архитектурно-строительный ун-т, 2012.

4. Кондраков Н.П. Бухгалтерский учет: Учебник. – М.: Инфра-М, 2012.

5. Соколов Я.В. Основы теории бухгалтерского учета. – М.: Финансы и статистика, 2012.

6. Соколов Я.В., Соколов В.Я. История бухгалтерского учета. – М.: Финансы и статистика, 2010.

7. Шеремет А.Д. Теория экономического анализа: учебник для студентов высших учебных заведений, обучающихся по направлению подготовки 521600 "Экономика" / А. Д. Шеремет. 3-е изд., доп. Москва: ИНФРА-М, 2011.

Интернет – ресурсы:

1. www.minfin.ru

2. www.glavbukh.ru

3. www.consultant.ru

Тема 4. Основы технологии и организация бухгалтерского учета в хозяйствующих субъектах. Учетная политика

Краткий план лекции:

4.1. Понятие организации бухгалтерского учета на предприятии.

4.2. Формы ведения учета.

4.3. Централизация, децентрализация учета. Организационные формы бухгалтерской службы.

4.4. Взаимоотношения бухгалтерии с другими подразделениями предприятия по вопросам постановки и ведения учета и предоставления отчетности.

4.5. Права и обязанности главного бухгалтера. Должностные инструкции других бухгалтеров.

4.6. Учетная политика в системе управления коммерческой организацией.

4.1. Понятие организации бухгалтерского учета на предприятии

Под организацией бухгалтерского учета понимают систему условий для получения своевременной и достоверной информации о хозяйственной деятельности предприятия и осуществления контроля за использованием производственных ресурсов и реализацией готовой продукции.

Слагаемые этой системы – первичный учет, документооборот, инвентаризация, План счетов бухгалтерского учета, формы бухгалтерского учета, формы организации учетно-вычислительных работ, объем и содержание отчетности.

Ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта.

В случае, если индивидуальный предприниматель, лицо, занимающееся частной практикой, ведут бухгалтерский учет в соответствии с Федеральным законом, они сами организуют ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета, а также несут иные обязанности, установленные Федеральным законом для руководителя экономического субъекта.

Руководитель экономического субъекта, за исключением кредитной организации, обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо этого субъекта либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета.

Руководитель кредитной организации обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера.

Руководитель субъекта малого и среднего предпринимательства может принять ведение бухгалтерского учета на себя.

4.2. Формы ведения учета

Для отражения хозяйственных операций в бухгалтерском учете используют различные регистры. При этом формы этих регистров, порядок и последовательность записи в них, а также технические средства учета разнообразны. Определенное сочетание применяемых в бухгалтерском учете регистров хронологического и систематического учета, порядок ведения синтетического и аналитического учета, определенные связи между учетными регистрами, способ и техника осуществления учетных записей – все это определяет форму ведения бухгалтерского учета.

Форма бухгалтерского учета – это совокупность учетных регистров, их взаимосвязь, последовательности и способы записи в них хозяйственных операций.

Применяются следующие формы бухгалтерского учета:

1. Мемориально-ордерная форма;

2. Журнально-ордерная форма;

3. Автоматизированная форма;

4. Упрощенная форма для малых предприятий.

Выбор формы бухгалтерского учета зависит от размеров организации, уровня автоматизации и субъективных факторов.