Время осуществления контроля.

По признаку времени решения задач контроль можно разделить на три основных вида:

а) предварительный контроль, осуществляемый до фактического начала работ;

б) текущий контроль, осуществляемый непосредственно в ходе проведения работ;

в) заключительный контроль, осуществляемый либо сразу по завершении контролируемой работы, либо по истечении периода времени, определенного заранее.

Эти виды контроля схожи, но различаются только временем осуществления.

Это обстоятельство станет более понятным после краткого ознакомления с выделенными видами контроля.

Предварительный контроль тесно переплетается с другими функциями (планированием, анализом) и поэтому бывает очень трудно определить состав задач, отнесенных к данному виду контроля. Сложность выявления задач объясняется спецификой процесса предварительного контроля. Это проявляется в следующем:

Ø контроль осуществляется не на стадии выполнения плановых заданий или распоряжений руководства, а на стадии планирования, организации, разработки проектов и др.;

Ø контроль выражается не в сопоставлении текущего состояния со стандартами, а в соблюдении определенных правил, норм, ограничений, требований, процедур поведения. Их строгое соблюдение при разработке программ деятельности, оргструктур управления и др. – это способ контроля эффективного выполнения всей работы;

Ø контроль осуществляет не специальный контролер или вышестоящий руководитель, а непосредственно исполнитель проекта путем соблюдения правил.

На предприятиях предварительный контроль используется в следующих видах деятельности: разработке различных проектов (планы, оргструктуры управления и т. п.), в подборе человеческих ресурсов, поиске финансовых ресурсов, определении материальных ресурсов.

Например, проведение собеседований (контроль уровня квалификации) при приеме работников на предприятие, предварительный контроль сырья, материалов, комплектующих непосредственно у поставщика или определение стандартов на поставляемые материалы. Разработка оргструктуры управления требует соблюдения определенных правил и норм.

Предварительный контроль включает в себя в основном задачи общего характера, которые относятся к экспедиторскому, линейному и функциональному контролю.

Текущий контроль направлен на выявление отклонений непосредственно в ходе осуществления процесса выполнения работ.

Сферой его применения являются процессы выполнения управленческих решений и диспетчирование осуществления производственного процесса. Текущий контроль большей частью охватывает частные задачи и является прерогативой начальника контролирующих работу своих подчиненных. Он используется в следующих областях управления:

Ø контроль исполнения решений;

Ø проведение пооперационного контроля в технологическом процессе производства продукции;

Ø обеспечение обратной связи в коммуникациях;

Ø определение изменений во внешней среде - конкуренции, законодательств культурной среде, экономике и др.;

Ø процесс адаптации организации к происходящим изменениям и усовершенствование деятельности.

Текущий контроль может проводиться как во время выполнения работы (пооперационный контроль), так и для измерения фактических результатов, полученных после проведения работ, направленных на достижение целей (линейный контроль). Это наиболее распространенная и наиболее видимая часть контроля, осуществляемого в организациях.

Заключительный контроль включает в себя задачи, которые решаются только после того, как работа выполнена. Контроль может выполняться сразу после завершения работы в целом (например, приемка готовой продукции техническим контролем) либо по истечении заранее установленного времени после выполненной работы.

Можно поставить вопрос: для чего нужен такой контроль, если работа уже сделана, и повлиять на нее невозможно. В качестве аргумента можно привести цитату из мудрой китайской книги «И. Цзинь» («Книги перемен»): «Когда умный человек видит, почему он добился успеха, он делает так снова. Когда же он видит свои ошибки, он не повторяет их».

Заключительный контроль позволяет провести глубокий анализ выполненной работы для того, чтобы выявить причины такого выполнения работы. Например, финишный контроль готовой продукции проводится не только для того, чтобы бракованная продукция не была отправлена потребителю, но и для выявления причин, послуживших причиной брака.

Вторым важным направлением заключительного контроля является точное и объективное измерение полученного результата выполненной работы для последующего мотивационного вознаграждения исполнителя.

Рассмотренная классификация видов контроля есть ни что иное, как взгляд с различных сторон на одну и ту же контрольную деятельность: назначение контроля, и время осуществления, параметры контроля, источники информации, место проведения. Для каждой конкретной цели может быть использована определенная классификационная характеристика.

Например, для распределения задач по вертикали при проектировании оргструктуры управления их нужно рассматривать по признаку параметров контроля (общие и частные), а для распределения по горизонтали – по назначению контроля (линейный, функциональный и операционный). Если нужно разрабатывать схему технологии осуществления контроля, то задачи нужно рассматривать с позиций времени контроля (предварительный, текущий, заключительный).

10.2. Процесс и принципы контроля

Процесс контроля представляет собой набор процедур решения задач контроля, обеспечивающих поиск учетной информации о поведении объекта (людей, занятых в производственном процессе и выполняющих другие функции управления, а также параметров орудий и средств производства) и сравнение ее со стандартами или плановыми сказателями для определения расхождения между текущим состоянием и установленными параметрами.

Контроль может осуществляться в отношении деятельности „отдельного сотрудника, группы сотрудников, отдела, службы или всей организации. Разработка алгоритма (схемы) и выбор методов решения задач контроля зависит от целей контроля. Достижение целей обеспечивается составом и содержанием задач контроля.

Задачи контроля.

Функция контроля - это совокупность задач управления, решение которых направлено на получение информации, характеризующей состояние контролируемых параметров объекта.

Как нам уже известно, задача управления является одним из элементов организационной структуры управления, следовательно, схема контроля зависит от выбранного типа оргструктуры управления и является ее составной частью. Поэтому схема контроля проектируется вместе с разработкой оргструктуры управления.

Напомним, что задачи контроля занимают свое место в общей схеме решения задач управления. Они являются составной частью модуля регулирования (рис. 10.1).

Модуль регулирования демонстрирует, насколько близко, на первый взгляд, слиты задачи контроля, анализа планирования, учета и регулирования (руководства).

Задачи контроля играют связующую роль между задачами планирования, устанавливающими стандарты, задачами учета, фиксирующими состояние контролируемого объекта, и задачами регулирования, обеспечивающими корректировку в том случае, если достигнутые фактические результаты существенно отличаются от установленных стандартов или плановых показателей. В практике управления возможны случаи, когда информация, используемая для контроля не подлежит учету (нет потребности). В этом случае контроль представляет собой процесс наблюдения за поведением контролируемого объекта.

Разумеется, не все процессы и объекты в организации контролируются. Сплошной контроль сдерживает инициативу работников, превращает организацию в жестко регулируемую систему и снижает эффективность ее функционирования. Как правило, такая система контроля не соответствует соотношению: затраты - прибыль. Необходимо помнить, что каждый контролируемый параметр удорожает систему контроля. Чтобы этого не произошло, при разработке схемы контроля необходимо четко определить состав задач контроля. Каждая задача, которая может быть или должна быть включена в схемы контроля, сопоставляется:

Ø с подсистемой (объектом или процессом), состояние которой необходимо контролировать;

Ø с параметрами объектов или процессов, которые возможно измерить;

Ø с влиянием вариаций параметров, влияющих на достижение целей;

Ø с соотношением расходов на сбор информации по каждому контролируемому параметру с ожидаемым выигрышем.

Для получения ответов на поставленные требования можно пользоваться законом Парето (20:80) или принципом выборочности.

Содержание задачи контроля (исходная информация, время, параметры, назначение контроля) определяется целью контроля. Важной характеристикой задач контроля является его направленность на среду (внутреннюю, внешнюю). Эти характеристики позволяют провести условную классификацию задач контроля (рис. 10.2).

Цели контроля.

Организация имеет множество конкретных целей, параметры процесса, достижения которых поддаются измерению.

Цели контроля - установить допустимые отклонения плановой деятельности от стандартов. В процессе контроля стандарты отличаются двумя очень важными особенностями:

Ø наличием временных рамок, в которых должна быть выполнена работа;

Ø наличием конкретного критерия, по отношению к которому можно оценить степень выполнения работы. Например, снизить затраты труда на 5 % в 2007 году.

Бывают цели, по которым трудно установить количественные значения параметров, но контролировать их достижение важно для организации. В этом случае должны быть выбраны косвенные показатели, которые имеют отношение к данной цели, и они поддаются измерению. Однако важно помнить, что на достижение данной конкретной цели могут оказывать влияние и другие факторы.

Менеджеру нужно уметь определять степень влияния того или иного фактора на процесс достижения цели.

Область, в которой установить показатели для контроля результатов особенно трудно, это НИОКР.