Программный инструментарий менеджера

Ни одна программа не существует сама по себе. Ее функциональные и архитектурные особенности напрямую связаны со средой ее использования.

Среда управления

В любой организации можно выделить три группы сотрудников, участвующих в процессе управления ее деятельностью.

1. Высшее руководство, т. е. специалисты, отвечающие за постановку целей и задач, укрупненное планирование деятельности организации и оценку выполнения этих планов.

2. Менеджеры, ответственные за разработку детальных планов достижения целей, поставленных высшим руководством; распределение работ по конкретным исполнителям, планирование использования ресурсов, контроль над выполнением планов и подготовку укрупненных отчетов для высшего руководства.

3. Специалисты на местах, ответственные за выполнение определенных работ в соответствии с графиком, предоставление отчетов о состоянии выполняемых работ, их качестве, доступности, загрузке ресурсов и т. д.

Существенные отличия в выполняемых задачах определяют различия в требованиях, которые предъявляют эти группы пользователей к программному обеспечению.

Компания Welcom Software Technologies провела исследование, позволившее определить различия в требованиях, предъявляемых к программному обеспечению на разных уровнях управления проектом. В результате были выделены три уровня управления: высшего руководства, стратегический и уровень операций.

Требования, выдвигаемые на уровнях высшего руководства и операций, применимы абсолютно к любой автоматизированной системе для управления предприятием. А требования специалистов, занимающихся детальным планированием (стратегический уровень),зависят от предметной области, в которой они работают.

Следует отметить, что сотрудников, работающих на уровне детального планирования проекта, можно разделить на две группы.

К первой относятся специалисты, ответственные за планирование сложных комплексных проектов. Для них характерно профессиональное образование в сфере управления проектами, и работа по планированию проекта является их основной обязанностью. Именно им в большей мере присущи требования к мощности и гибкости программного обеспечения.

При реализации несложных проектов (или в небольших организациях) уровень детального планирования будет представлен второй группой сотрудников — руководителями, для которых планирование проектов не является основной работой. Это может быть директор небольшой фирмы или заместитель руководителя крупной организации, планирующий текущую деятельность своего предприятия, или начальники отделов, которые планируют загрузку своих сотрудников. Для этой группы управленцев более важны такие характеристики системы, как простота использования и легкость обучения.

Средства календарно-сетевого планирования

Из средств календарно-сетевого планирования наиболее четко выделены только две группы продуктов: пакеты для составления расписаний и комплексные системы.

Пакеты для составления расписаний (Project Schedulers) в первую очередь ориентированы на тех руководителей, которым время от времени приходится планировать простые проекты. Это программное обеспечение позволяет задавать взаимосвязи между работами, строить диаграммы GANTT и сетевые диаграммы, рассчитывать критический путь, упрощенно оценивать загрузку ресурсов, стоимость проекта и т. д. В качестве примера таких программ можно назвать: FastTrack Scheduler, Milestones Etc., Visio Standard. Стоимость этих пакетов небольшая — ~300 $.

Комплексные системы предназначены для создания среды управления многочисленными сложными проектами. Они включают в себя не только высокопрофессиональные инструменты для планирования, анализа и контроля за выполнением проектов, но и все необходимые средства для организации эффективных коммуникаций между участниками проектных команд и интеграции с комплексными автоматизированных систем управления предприятием. Такое программное обеспечение выпускают компании Artemis Management Systems, Primavera Systems, Welcom Software Technologies. Стоимость этих пакетов — ~10000 $.

В остальных системах, не входящих в выше перечисленные группы, упор сделан на легкость применения и расширенную функциональностью. Большинство из них содержат средства для интеграции с другими приложениями и организации эффективных коммуникаций в проектной команде: обмен информацией по электронной почте, удаленный доступ через Web с возможностью обновления данных, мастера для создания Web-отчетов и т. д. В качестве примера таких систем можно назвать CA-Super Project, MS Project, Project Scheduler, SureTrak Project Manager, Turbo Project. Cтоимость этих пакетов — ~1000 $.

Средства для решения частных задач выпускаются как в виде самостоятельных продуктов, так и в виде дополнительных модулей к комплексным системам планирования (www.allpm.com).

В последнее время на рынке появились самостоятельные системы, которые предназначены для организации упрощенного доступа к проектной информации и эффективных коммуникаций между членами проектной команды. Они не содержат собственных инструментов для календарно-сетевого планирования, а интегрируются с большинством комплексных систем планирования. Одни делают упор на анализ проектных данных и предлагают инструменты для OLAP-обработки (пакет PMOffice). Другие, наоборот, сконцентрированы на коммуникациях и предлагают развитые Internet-средства, такие, как организация дискуссионных групп и чат-каналов, удаленное хранение файлов и т.п. (пакет WecomHome).

Рынок систем управления проектами постоянно меняется. Функции, которые ранее были доступны только в профессиональных системах, появляются в недорогих пакетах. Профессиональное программное обеспечение, в свою очередь, становится "дружелюбнее" к пользователю.

Все системы различаются как по функциональности, так и по коммуникационным и интеграционным возможностям, поэтому выбор пакета превращается в довольно сложный проект, требующий системного подхода, аналогичного выбору любой корпоративной системы