Учет денежных документов

Денежные документы – это целевые свидетельства, за которые уплачены денежные средства.

Для обобщения информации о наличии и движении денежных документов в организации предназначен субсчет 3 «Денежные документы» счета 50 «Касса». На субсчете 50-3 «Денежные документы», в соответствии с Инструкцией по применению Плана счетов, учитываются находящиеся в кассе организации почтовые марки, марки государственной пошлины, вексельные марки, оплаченные авиабилеты, путевки на лечение и отдых и другие денежные документы.

Для их учета открывается отдельная кассовая книга с выделением для каждого вида документов отдельной страницы. Учет поступления денежных документов осуществляется на основании накладной, выписываемой кассиром в двух экземплярах в момент приема документов. Один экземпляр вручается лицу, доставившему ценные бумаги, второй служит основанием кассиру для записи прихода в кассовую книгу. Аналитический учет денежных документов ведется по номинальной стоимости. Выдача из кассы производится на основании требования, выписываемого бухгалтером. Все приходно-расходные операции с денежными документами оформляются специальными бухгалтерскими проводками.

Кассовый отчет по денежным документам с приложениями передается под расписку бухгалтеру. После визуальной и счетной проверки данные отчета заносятся в оборотную ведомость счета 50-3 с выведением оборотов по Дту, Кту и выходного сальдо по отдельному субсчету. Применяемый вариант зависит от количества первичных документов и операций по счету.

По дебету субсчета 50-3 «Денежные документы» отражается поступление денежных документов в кассу организации, по кредиту – их выдача.

Приобретение денежных документов отражается по дебету счета 50-3 «Денежные документы» и кредиту счетов расчетов: 71 «Расчеты с подотчетными лицами» (в случае приобретения проездных билетов подотчетным лицом) или 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» (в случае приобретения проездных билетов по безналичному расчету).

Выдача проездных билетов из кассы предприятия работникам под отчет отражается в бухгалтерском учете по дебету счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» и кредиту счета 50-3 «Денежные документы».

В конце месяца стоимость проездных билетов списывается с кредита счета 71 «Расчеты с подотчетными лицами» в дебет счетов:

73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» – в случае, если работник возмещает расходы по приобретению выданного ему проездного билета;

учета затрат (20, 23, 25, 26, 29) и расходов на продажу (44) – в случае, если расходы, связанные с приобретением проездных билетов, выданных работникам за счет средств организации, признаны расходами, связанными с обычными видами деятельности;

91 «Прочие доходы и расходы» – в случае, если расходы, связанные с приобретением проездных билетов, выданных работникам за счет средств организации, не признаны расходами, связанными с обычными видами деятельности.

Путевки на лечение и отдых также являются денежными документами и подлежат хранению и учету в бухгалтерии (кассе) организации наравне с другими денежными документами и наличными денежными средствами.

Путевки, находящиеся в собственности организации, учитываются на субсчете 50.3 «Денежные документы» в сумме фактических затрат на их приобретение.

Оприходование путевок, приобретенных организацией, отражается по дебету счета 50-3 «Денежные документы» и кредиту счета 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами».

По мере выдачи организацией путевок, приобретенных в собственность, их стоимость списывается с кредита счета 50-3 «Денежные документы» в зависимости от источника покрытия в дебет счетов:

73 «Расчеты с персоналом по прочим операциям» – на сумму возмещения работником стоимости путевки;

91 «Прочие доходы и расходы» – на сумму расходов, связанных с компенсацией (полной или частичной) стоимости путевок за счет средств организации.

Аналитический учет денежных документов ведется по их видам.