Учет кассовых операций

Денежные средства предприятий представляют собой совокупность денег, находящихся в кассе, на банковских расчетных, валютных, специальных и денежных счетах, в выставленных аккредитивах и особых счетах, чековых книжках, переводах в пути и денежных документах.

Денежные средства характеризуют начальную и конечную стадии кругооборота хозяйственных средств, скоростью движения которых во многом определяется эффективность всей предпринимательской деятельности. Объемом имеющихся у предприятия денег определяется его платежеспособность.

Денежные средства являются абсолютно ликвидными оборотными средствами. Предприятию необходим такой объем денежных средств, чтобы производить расчеты по имеющимся у него текущим обязательствам. Кроме того надо иметь запасы резервных денежных средств для оплаты возможных непредвиденных обязательств, а также для осуществления неожиданных и выгодных инвестиций. Однако излишние запасы денежных средств приводят к замедлению их оборота, т.е. к снижению эффективности их использования. Поэтому учет денежных средств является важнейшим инструментом управления денежными потоками, контроля сохранности, законности и эффективности использования денежных средств, поддержания повседневной платежеспособности предприятия.

Наличные денежные средства и денежные документы хранятся и учитываются в кассе предприятия. Помещение кассы должно быть специально оборудовано для обеспечения необходимых условий сохранности денежных средств. Руководитель предприятия несет ответственность за создание таких условий.

К кассовым операциям относят процесс приема, хранения, расходования наличных денежных средств и денежных документов.

Порядок хранения и расходования денежных средств в кассе установлен Указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 г. № 3210-У.

Кассовые операции выполняет кассир, который под расписку должен быть ознакомлен с правилами ведения кассовых операций. С ним заключается договор о материальной ответственности. Временная замена кассира производится по письменному приказу руководителя. Договор о материальной ответственности заключается с заменяющим кассира работником.

При небольшом объеме движения наличных денег в кассе обязанности кассира можно возложить на одного из работников предприятия.

В соответствии с правилами все предприятия, независимо от форм собственности, должны хранить свои денежные средства в учреждении банка. Наличные деньги, полученные в кассу, расходуются только на те цели, на которые они получены (выдача зарплаты, операционные или хозяйственные расходы, командировочные расходы). Организация должна соблюдать предельную сумму налично-денежных расчетов.

Согласно данному Указанию, для ведения кассовых операций юридическое лицо распорядительным документом устанавливает лимит остатка наличных денег – это максимально допустимая сумма наличных денег, которая может храниться в кассе, после выведения в кассовой книге формы № 0310004 суммы остатка наличных денег на конец рабочего дня. Юридическое лицо должно самостоятельно определять лимит остатка наличных денег в соответствии с приложением к Указанию, исходя из характера деятельности с учетом объемов поступлений или объемов выдач наличных денег. Накопление юридическим лицом наличных денег в кассе сверх установленного лимита остатка наличных денег допускается в дни выплат заработной платы, стипендий, выплат, включенных в соответствии с методологией, принятой для заполнения форм федерального государственного статистического наблюдения, в фонд заработной платы и выплаты социального характера (далее - другие выплаты), включая день получения наличных денег с банковского счета на указанные выплаты, а также в выходные, нерабочие праздничные дни в случае ведения юридическим лицом в эти дни кассовых операций.

Индивидуальные предприниматели, субъекты малого предпринимательства лимит остатка наличных денег могут не устанавливать.

При расчетах с покупателями и поставщиками организации должны соблюдать установленный предельный размер расчетов наличными деньгами между юридическими лицами в размере 100 000 рублей в рамках одной сделки (установлен Указанием Банка России от 07.10.2013 № 3073-У). Одной сделкой считаются все наличные расчеты в рамках одного договора.

Наличные расчеты в валюте Российской Федерации и иностранной валюте между участниками наличных расчетов и физическими лицами осуществляются без ограничения суммы.

Участники наличных расчетов не вправе расходовать поступившие в их кассы наличные деньги в валюте РФ за проданные ими товары, выполненные ими работы и (или) оказанные ими услуги, а также полученные в качестве страховых премий.

Исключения составляют цели расходования наличных денег, представленные в Таблице 3:

Таблица 3 – Предельный размер расходования наличных денежных средств

Кассовые операции оформляются приходными кассовыми ордерами, расходными кассовыми ордерами (далее - кассовые документы).

Кассовые документы оформляются:

- главным бухгалтером;

- бухгалтером или иным должностным лицом (в том числе кассиром), определенным в распорядительном документе, или должностным лицом юридического лица, физическим лицом, с которыми заключены договоры об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета (далее - бухгалтер);

- руководителем (при отсутствии главного бухгалтера и бухгалтера).

Первичным учетным документом по оприходованию денежных средств в кассу организации является приходный кассовый ордер формы № 0310001 (далее – ПКО), в котором указывается, когда, сколько, от кого и на какие цели поступили денежные средства. ПКО выписывается в бухгалтерии, подписывается главным бухгалтером, а затем передается кассиру. Кассир в свою очередь проверяет правильность оформления ПКО, принимает наличные деньги, подписывает ПКО, заполняет квитанцию к ПКО, которая выдается лицу, внесшему деньги.

Выдача наличных денег из кассы оформляется расходным кассовым ордером формы №0310002 (далее - РКО). В нем указывается, кому выданы деньги, на какие цели, на какую сумму, дата, основание и подписи руководителя организации и главного бухгалтера.

Кассир должен проверить правильность заполнения, наличие всех реквизитов и подписей главного бухгалтера и руководителя. Деньги выдаются по предъявлении документа, удостоверяющего личность.

Поступающие в кассу наличные деньги, за исключением наличных денег, принятых при осуществлении деятельности платежного агента, банковского платежного агента (субагента), и выдаваемые из кассы наличные деньги юридическое лицо учитывает в кассовой книге, форма №0310004.

Записи в кассовой книге осуществляются кассиром по каждому приходному кассовому ордеру и расходному кассовому ордеру.

В конце рабочего дня кассир сверяет данные, содержащиеся в кассовой книге, с данными кассовых документов, выводит в кассовой книге сумму остатка наличных денег и проставляет подпись.

Записи в кассовой книге сверяются с данными кассовых документов главным бухгалтером или бухгалтером (при их отсутствии - руководителем) и подписываются лицом, проводившим указанную сверку.

Для синтетического учета кассовых операций предназначен основной денежный активный счет 50 «Касса». Наличие денежных средств на начало и конец отчетного периода отражается на начальном и конечном сальдо данного счета. Обороты по дебету счета показывают поступление, а обороты по кредиту - расходование денежных средств. К счету 50 «Касса» могут быть открыты следующие субсчета:

50-1 «Касса организации»;

50-2 «Операционная касса»;

50-3 «Денежные документы».

На субсчете 1 учитываются денежные средства в кассе.

На субсчете 2 учитываются наличие и движение денежных средств в кассах товарных контор (пристаней), эксплуатационных участков, остановочных пунктов, речных переправ, билетных и багажных кассах портов и вокзалов. Этот субсчет открывается организациями при необходимости. Прием денежных средств в операционную кассу осуществляется путем регистрации через ККМ, по квитанциям и другим бланкам строгой отчетности, которые учитываются в особом порядке. Операционная касса сдает наличные в банк через инкассаторов или доверенных лиц, вносит их в общую кассу организации, проводит выдачи наличными по другим операциям.

На субсчете 3 учитывают находящиеся в кассе организации почтовые и вексельные марки, оплаченные авиабилеты, марки государственной пошлины и другие денежные документы.

Таблица 4 – Журнал хозяйственных операций по поступлению и расходованию наличных денежных средств

Учет, хранение и расходование денежных средств требует особого контроля. Для этого помимо повседневного контроля отчетов кассира по окончании месяца сальдо по счету 50, выведенное в бухгалтерии, сверяется с остатком наличных денег по кассовой книге.

Периодически в сроки, установленные руководителем предприятия, производятся внезапные инвентаризации денежных средств и других хранящихся в кассе ценностей. Для этого приказом руководителя организации создается специальная инвентаризационная комиссия. Результаты инвентаризации оформляются актом. Инвентаризация проводится также при смене кассиров. Выявление при инвентаризации излишки денег и других ценностей приходуются зачислением их в доход организации бухгалтерской записью Дт 50 Кт 91. Обнаруженные недостатки взыскиваются с кассиров. В учете при этом делаются записи на списание недостающих денег в кассе - Дт 94 Кт 50; на предъявление иска кассиру - Дт 73 Кт 94. По мере взносов кассира в возмещение недостач делаются записи Дт 50, 51, 70 Кт 73.

Порядок ведения кассовых операций контролируется также банками. За несоблюдение порядка ведения кассовых операций и работы с денежной наличностью предусмотрены специальные меры финансовой ответственности, применяемые налоговыми органами по результатам проверок банками.

К нарушениям порядка работы с денежной наличностью относится:

- осуществлении расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных размеров;

- неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;

- накопление в кассе денежных средств сверх установленного лимита.

Это влечет за собой наложение денежного штрафа в размере от 4000 до 5000 на должностных лиц и от 40000 до 50000 на юридических лиц.