Кадровый учет - оперативный учет численности работников предприятия и их рабочего времени

На каждого работника предприятия ведется личное дело, содержание которого обычно таково:

• внутренняя опись документов;

• личный листок по учету кадров (анкета);

• дополнения к нему (к анкете);

• автобиография;

• копии документов об образовании;

• копии документов (или выписок из них) об утверждении в должностях;

• характеристики или рекомендательные письма;

• копии приказов о назначении на должность.

В необходимых случаях, например, предусмотренных законодательством, в личное дело включается: список научных трудов и изобретений, выписки из протоколов собраний учредителей или трудовых коллективов (для руководителей, которые избирались на должность) и др.

В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие изменение анкетных и биографических данных работника (например, копия свидетельства о браке) и характеризующие его профессиональные, деловые и личные качества, например, аттестационные листы, отзывы, представления на назначение на должность, копии актов ревизий, различные справки (биографические, содержащие анкетные данные работника и краткое описание его трудовой деятельности на предприятии). Правомерно включение в состав личного дела результатов тестирования профессиональных и личностных качеств работника. В личных делах работников зарубежных фирм накапливается от 400 до 4000 единиц информации, позволяющей достаточно точно определить перспективы, потенциал работника и его пригодность к работе на том или ином рабочем месте. Согласно «Положению об Архивном фонде РФ», личные дела работников должны находиться на временном хранении в данном предприятии в течении 75 лет, после чего направляться на хранение в органы Росархива. Личные дела работников частных предприятий хранятся на этих предприятиях вечно.

Оперативный учет численности занятых на предприя­тии ведется в отделе кадров как в целом по предприятию, так и по цехам и отделам, используя унифицированные формы первичных учетных документов.

Прием, перемещение, предоставление отпуска, уволь­нение работников оформляется приказом (распоряжением) руководителя предприятия (типовые формы № Т-1, Т-5, Т-6, Т-8), на основании которого производятся соответству­ющие записи в трудовых книжках и личных карточках.

Работнику, поступившему на предприятие впервые, выдается тру­довая книжка, хранящаяся до его увольнения в отделе кад­ров.

На всех работников предприятия заполняется личная карточка (форма № Т-2). В ней содержатся общие сведения о работнике (фамилия, имя, отчество, дата и место рож­дения, образование и др.), сведения о воинском учете, на­значении и перемещении, повышении квалификации, пе­реподготовке, отпуске, аттестации и т. д. Кроме того, на каждого работника заполняется листок по учету кадров.

Каждому работнику присваивается табельный номер, который в дальнейшем проставляется на всех документах по учету личного состава, труда и заработной платы.

На каждом предприятии установлен определенный тру­довой режим. Контроль за его соблюдением ведется при помощи табельного учета. Табельный учет осуществляется в табеле учета использования рабочего времени (форма № Т-12 или Т-13). Для упрощения табельного учета можно ограничиться лишь регистрацией в нем отклонений от нормативной продолжительности рабочего дня.

Отметку о неявках или опозданиях делают в табеле на основании соответствующих документов - справок о вызо­ве в военкомат, суд, листков о временной нетрудоспособ­ности и т.д.

Форма № Т-12 предназначена для учета использования рабочего времени и расчета заработной платы для работ­ников с повременной или повременно-премиальной оплатой труда. На оборотной стороне табеля производится расчет заработной платы. При примене­нии же формы № Т-13 учитывается только использован­ное рабочее время. В этом случае оплату труда начисляют в лицевом счете (форма № Т-51) или расчетно-платежной ведомости (форма № Т-49).